En plus des champs standard d’un profil Beamery, les Super Admins peuvent créer des champs supplémentaires pour recueillir les données personnalisées de votre organisation. Une fois créés, ces champs apparaissent sur le profil d’un contact, dans la Beamery Extension, et peuvent être affichés sous forme de colonnes dans la page Personnes et utilisés comme critères dans le panneau de filtrage.

Il est possible de masquer les champs personnalisés pour certains utilisateurs en fonction de leurs autorisations d’accès ; cette option est utile si les champs personnalisés contiennent des informations sensibles, telles que des données relatives à la diversité.

Nous allons examiner ci-dessous certains cas d’utilisation des champs personnalisés et la manière dont vous pouvez les exploiter dans différents workflows Beamery. Pour savoir comment créer et gérer les champs personnalisés, cliquez ici. Pour suivre la formation en ligne sur ce sujet, cliquez ici.

Table des matières

Que sont les champs personnalisés ?
Pourquoi les champs personnalisés sont-ils utiles ?
Comment les champs personnalisés peuvent-ils être renseignés ?
Conseils pratiques

Que sont les champs personnalisés ?

Les champs personnalisés sont tous les champs qui ont été créés par un utilisateur Admin. Ils n’incluent pas les champs standard tels que le nom, le numéro de téléphone, le poste actuel, etc.

Dans la plupart des cas, les champs personnalisés sont très spécifiques aux workflows et aux besoins de votre organisation. Par exemple, une entreprise nord-américaine qui a des contrats avec le gouvernement américain aura besoin de champs personnalisés différents de ceux d’une entreprise technologique basée en Europe qui concentre ses recrutements sur les jeunes diplômés.

Les champs personnalisés sont visibles sous l’onglet Champs personnalisés de tous les profils de candidats dans Beamery. Ils peuvent être organisés dans des dossiers distincts et facilement recherchés par nom. Sur la page du profil, vous pouvez également afficher ou masquer tous les champs vides, afin de vous concentrer uniquement sur les données disponibles. Réduisez chaque dossier individuellement à l’aide des flèches situées à l’extrême droite, ou réduisez-les tous à l’aide des doubles flèches en haut.

Il existe quatre types de champs personnalisés :

• Single select - Champ dont les options sont un ensemble de valeurs prédéfinies, parmi lesquelles une seule peut être sélectionnée à la fois. Par exemple, le champ peut être « Nationalité de l’UE ? » avec les valeurs « Oui », « Non » ou « Double nationalité ».
• Multi select - Champ dont les options sont également un ensemble de valeurs prédéfinies, mais parmi lesquelles plusieurs peuvent être sélectionnées. Par exemple, vous pouvez avoir un champ intitulé « Lieu souhaité » avec les valeurs « Royaume-Uni », « États-Unis », « France », « Allemagne », « Italie », « Canada ».
• Short text - Champ dont la valeur peut être saisie sous forme de texte libre ; il est essentiellement ouvert. Par exemple, un champ de texte libre tel que « Nom préféré » permet de saisir le nom que le contact préfère utiliser.
• Date - Champ dont la valeur doit être une date précise sélectionnée dans un calendrier. Par exemple, un champ « Date prévue d’obtention du diplôme » serait utile pour le recrutement universitaire.

Pourquoi les champs personnalisés sont-ils utiles ?

Recherche et filtrage

Les champs personnalisés permettent aux utilisateurs de recueillir les données de manière plus structurée, afin de pouvoir ensuite les utiliser dans le panneau de filtrage pour identifier les candidats pertinents. Tout champ personnalisé créé par un Admin Beamery crée également un filtre dans le panneau de filtres. Cela signifie que ces champs peuvent aussi être affichés sous forme de colonnes dans la vue en grille du module CRM.

En tant que filtres, les champs personnalisés de type liste déroulante et sélection multiple affichent les options correspondant aux valeurs disponibles pour ce champ. Les champs de texte libre vous permettent de rechercher des valeurs textuelles correspondant exactement au texte saisi dans le filtre. Les champs de date permettent de sélectionner des dates précises ou des plages de dates, ainsi que des dates relatives. Comme tous les filtres, les filtres de champs personnalisés incluent également les options « n’est pas », « est rempli » et « est vide » (ou « jamais » pour les dates).

Exemple : un recruteur qui cherche à pourvoir des postes débutants à Chicago filtre un groupe de contacts issus d’événements de recrutement universitaire en fonction d’un champ personnalisé de date « Date prévue d’obtention du diplôme » et d’un champ personnalisé de type liste déroulante « Bureau préféré », qui comprend Chicago parmi ses options.

Automatisation des workflows

Les champs personnalisés peuvent être utilisés comme filtres dans Recipes afin de contrôler les contacts auxquels la recette est appliquée. Cela signifie que des actions peuvent être automatiquement effectuées sur les contacts en fonction des données contenues (ou non contenues) dans un champ personnalisé spécifique de leur profil.

Exemple : votre organisation organise un événement de type déjeuner-conférence et vous souhaitez envoyer une campagne déclenchée uniquement aux personnes qui ont répondu « Oui » à la question concernant leurs restrictions alimentaires lors de l’inscription à l’événement, mais dont le champ de texte libre « Allergie alimentaire » n’est pas encore renseigné.

Campagnes

Tous les champs personnalisés de texte court créés dans votre instance Beamery seront également disponibles en tant que variables personnalisées lors de la création d’une campagne. Cela vous permet d’utiliser les données des champs personnalisés pour rédiger des messages personnalisés destinés à vos campagnes de communication. Il est important de veiller à ce que toute valeur possible d’un champ personnalisé soit cohérente avec le contexte de votre message. Pour les variables personnalisées, vous devez toujours choisir votre propre texte de remplacement, car aucun texte de remplacement par défaut ne sera généré pour vous.

Exemple : votre entreprise utilise un champ personnalisé « Recommandé par » et vous créez une campagne qui sera envoyée uniquement aux contacts pour lesquels ce champ a été créé. Vous utilisez « Recommandé par » comme variable personnalisée dans une phrase pour indiquer qui les a recommandés comme candidats potentiels pour l’organisation, ce qui rend votre message encore plus personnalisé.

Rapports

Les champs personnalisés peuvent être utilisés avec les rapports de l’Explorateur de données pour affiner les données affichées dans les graphiques. Tout comme les champs personnalisés peuvent être utilisés comme filtres dans le module CRM, vous les verrez également disponibles lorsque vous ouvrez les options de filtrage (icône en forme d’entonnoir) de ces rapports (cliquez sur « Show filters » pour développer l’onglet des filtres).

Exemple : vous consultez un rapport de contacts dont le statut est « Candidat actuel » et vous souhaitez voir combien d’entre eux ont manifesté un intérêt pour chacun des services associés au champ personnalisé à sélection multiple « Service d’intérêt », afin de déterminer quel service est le plus attrayant pour les candidats.

Convert Flows

Les questions des Convert Flows doivent être associées à des champs personnalisés dans Beamery. Cela vous permet de recueillir des données exploitables et pouvant faire l’objet de rapports auprès des candidats. En savoir plus sur les Convert Flows ici.

Comment les champs personnalisés peuvent-ils être renseignés ?

Utilisez cette liste pour comprendre comment les valeurs des champs personnalisés peuvent être renseignées.

Les champs personnalisés peuvent être renseignés par :

• Beamery Extension
• Profil
• Convert Flow
• Recipe (à l’exclusion des champs de date et de sélection multiple)

Les champs personnalisés ne peuvent pas être renseignés par :

• Actions groupées

Conseils pratiques

• Réfléchissez aux informations spécifiques concernant un candidat que votre organisation souhaiterait recueillir. Il s’agit souvent d’informations qu’il peut être utile de saisir dans un champ personnalisé, par exemple si une personne a déjà été employée par votre entreprise ou si elle aurait besoin d’un parrainage pour travailler, etc.
• Les champs personnalisés de type liste déroulante ne peuvent recueillir qu’une seule réponse par champ.

Ressources supplémentaires

Comment créer et gérer les champs personnalisés

Comment utiliser des Recipes qui intègrent des champs personnalisés