Beamery simplifie la personnalisation. Créez de nouveaux champs personnalisés et modifiez-les afin de vous assurer d’accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin et de les gérer. Vous pouvez créer de nouveaux champs, modifier les champs personnalisés existants et choisir les autorisations utilisateur qui doivent avoir accès à chaque champ personnalisé. 

Seuls les utilisateurs Admin peuvent créer et gérer des champs personnalisés.

Comment créer un champ personnalisé

Tout d’abord, accédez aux paramètres en cliquant sur votre nom en haut à droite de votre écran, puis en sélectionnant Paramètres. Sélectionnez ensuite Champs personnalisés dans le menu de gauche.

La page Custom Fields comprend une liste de tous les champs personnalisés existants, organisés dans des dossiers de champs personnalisés, ainsi que la possibilité de créer un champ personnalisé ou un dossier. Elle est également divisée en deux types : CRM et Events (pour les clients disposant du module Events). 

Pour créer un champ personnalisé, cliquez sur le bouton Create Custom Field. Dans la fenêtre modale qui s’affiche, donnez un nom à votre nouveau champ personnalisé et attribuez-le à un dossier, si vous le souhaitez. 

Ensuite, dans la section User permissions , sélectionnez les types d’utilisateurs qui doivent pouvoir voir le champ personnalisé et ses valeurs. Par défaut, les nouveaux champs personnalisés sont visibles par tous les types d’utilisateurs. La suppression d’un type d’autorisation de cette section empêchera tout utilisateur disposant de cette autorisation de voir ce champ personnalisé ou ses valeurs, où que ce soit dans Beamery.

Champs personnalisés à sélection unique

Sélectionnez ensuite un type pour votre champ personnalisé. En cliquant sur Single select, vous créez un champ dont les valeurs constituent un ensemble d’options prédéfinies et qui peut contenir au maximum 1 valeur à la fois. Une fois ce type de champ sélectionné, vous verrez l’option permettant de saisir les valeurs en bas de la fenêtre modale. Un exemple de ce type de champ pourrait être « Nationalité de l’UE ? » avec les valeurs « Oui », « Non », « Double nationalité ». Saisissez les valeurs dans les cases situées sous « Dropdown options ». Le nombre maximal d’options de liste déroulante pour un champ à sélection unique est de 2 000.

Champs personnalisés à sélection multiple

En cliquant sur Multi select, vous créez un champ dont les valeurs constituent un ensemble d’options prédéfinies et qui peut contenir plusieurs valeurs. Une fois ce type de champ sélectionné, vous verrez l’option permettant de saisir les valeurs en bas de la fenêtre modale. Un exemple de ce type de champ pourrait être Lieu souhaité avec les valeurs « Royaume-Uni », « États-Unis », « France », « Allemagne », « Italie », « Canada ». Le nombre maximal d’options de liste déroulante pour un champ à sélection multiple est de 2 000.

Champs personnalisés de texte court

La sélection de Short text crée un champ dont la valeur peut être saisie librement sous forme de texte.

Champs personnalisés de date

La sélection de Date crée un champ dont la valeur sera une date. La saisie d’une valeur consiste à saisir une date précise ou à la sélectionner dans un sélecteur de date.

Une fois les paramètres de votre nouveau champ personnalisé définis, cliquez sur Save.

Gestion des champs personnalisés

Dossiers de champs personnalisés

Les dossiers de champs personnalisés vous permettent d’organiser logiquement les champs personnalisés. Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Create folder , donnez-lui un nom, puis cliquez sur Save. Tous les champs personnalisés qui ne sont pas attribués à un dossier se trouvent dans un dossier par défaut appelé Uncategorized.

Pour afficher les champs personnalisés d’un dossier, cliquez sur Show à droite d’un dossier. Pour modifier le dossier auquel appartient un champ personnalisé, cliquez sur les trois points à droite de ce champ et sélectionnez Edit. La fenêtre modale Edit Custom Field s’ouvrira et vous pourrez y modifier le dossier.

Modification des champs personnalisés

Pour rechercher et modifier un champ personnalisé, recherchez-le dans la barre de recherche située en haut de la page Custom Fields. Cliquez ensuite sur les trois points à droite du champ. La fenêtre modale Edit Custom Field s’ouvrira et vous pourrez y modifier ses propriétés, telles que son nom, son type et sa visibilité.

La suppression d’un champ personnalisé peut entraîner une perte de données si le champ est déjà utilisé. Veuillez envisager avec attention la suppression des champs personnalisés et, si vous n’êtes pas certain de la meilleure marche à suivre, contactez support@beamery.com.

Suppression d’un champ personnalisé

Pour supprimer un champ personnalisé, cliquez sur les trois points à droite du champ. La suppression d’un champ personnalisé peut entraîner une perte de données si le champ est déjà utilisé. Il vous sera donc demandé de confirmer que vous souhaitez procéder à la suppression. Une fois cette opération effectuée, le champ sera supprimé ainsi que toutes les données qu’il pouvait contenir sur les profils des contacts.

Masquer et déplacer des champs dans la page Personnes

Tous les champs personnalisés que vous créez seront également disponibles en tant que colonnes dans la vue en grille du module CRM.

Pour masquer une colonne de champ personnalisé dans la page Personnes, cliquez sur le bouton Afficher colonnes  en haut à droite, puis décochez la case située à côté du champ que vous souhaitez masquer. Les informations ne seront pas perdues, mais le champ sera masqué dans votre vue.

Comme pour toute colonne, vous pouvez cliquer sur l’en-tête de colonne du champ, maintenir le bouton enfoncé et le faire glisser vers la gauche ou la droite pour modifier sa position dans la vue en grille.

Pour épingler une colonne, cliquez sur le bouton comportant les trois lignes à droite du nom de la colonne et sélectionnez Pin Column > Pin Left ou Pin Right. Pour désépingler une colonne, cliquez sur le même bouton et sélectionnez Pin Column > No Pin.

Modification de l’ordre et de la visibilité des champs
L’ordre d’affichage des champs personnalisés dans un profil de candidat peut être contrôlé dans Paramètres. Dans la section Custom Fields des Paramètres, cliquez sur les trois points à droite du champ personnalisé que vous souhaitez déplacer. Des options vous permettront de déplacer le champ vers le haut ou vers le bas (Move up ou Move down). L’ordre d’affichage des champs personnalisés dans Paramètres sera le même sur un profil de contact et dans la Beamery Extension.

La visibilité des champs personnalisés peut être contrôlée en définissant des autorisations au niveau du champ. Pour modifier la visibilité d’un champ personnalisé, cliquez sur les trois points pour le modifier, puis cliquez sur le « x » à côté de tout type d’autorisation utilisateur auquel vous ne souhaitez pas donner accès à ce champ.

Ressources supplémentaires

Champs personnalisés et leurs cas d’utilisation

Personnalisation des niveaux d’autorisation pour les champs personnalisés dans Beamery