Avec Beamery, vous pouvez personnaliser les autorisations d’affichage pour chaque champ personnalisé. Cela vous permet d’utiliser les différents niveaux d’autorisation de Beamery afin d’empêcher certains utilisateurs de voir des champs personnalisés spécifiques.  

Seuls les utilisateurs Super Admin peuvent créer, modifier et supprimer des champs personnalisés.

Création de champs personnalisés privés

Les champs privés sont simplement des champs personnalisés dont les autorisations d’affichage sont limitées à certains types de rôles. La création de tous les champs personnalisés peut être effectuée dans Paramètres, sous Personnaliser Beamery, dans la section Champs personnalisés.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez créer de nouveaux champs personnalisés, ajouter des champs personnalisés à des dossiers, définir leurs niveaux d’autorisation d’affichage et choisir s’ils doivent proposer des réponses sous forme de liste déroulante, de texte libre, de sélection multiple ou de date. 

Par défaut, tous les champs personnalisés sont visibles par tous les rôles utilisateur dans Beamery. Pour modifier ce paramètre lors de la création d’un nouveau champ personnalisé, cliquez sur le menu déroulant User permissions, puis désélectionnez les rôles auxquels vous souhaitez empêcher l’accès à ce champ. 

Par exemple, si vous ajoutez des champs personnalisés qui seront uniquement utilisés par votre équipe de marketing des talents, il est recommandé de supprimer tous les utilisateurs Sourcing Admin, Sourcing Standard et Sourcing Limited afin qu’ils ne puissent pas voir ces champs. Cela réduit l’encombrement visuel et garantit la confidentialité des données lorsque cela est nécessaire.

Modification et suppression de champs personnalisés 

Depuis la même section Champs personnalisés, dans Personnaliser Beamery, vous pouvez également modifier vos champs personnalisés pour changer leur nom, leur dossier et leur niveau d’autorisation en cliquant sur le bouton représentant des points de suspension verticaux à droite des champs personnalisés, puis en sélectionnant « Edit ».  

Vous pouvez également supprimer un champ personnalisé en sélectionnant « Delete » au même endroit.

Si vous supprimez un champ personnalisé, vous perdrez toutes les données qui y ont été enregistrées. 

Zones concernées par les autorisations des champs personnalisés

Vous pouvez afficher les champs personnalisés sur le profil d’un contact, dans la Beamery Extension, dans la page Personnes et dans le panneau des filtres.  

1. Grille des contacts et panneau des filtres : pour les utilisateurs dont les autorisations sont limitées et qui n’ont pas accès au champ personnalisé, le champ ne sera pas visible dans la grille des contacts ni dans le panneau des filtres.  Il ne sera pas visible ou sélectionnable en tant que colonne, et ces utilisateurs ne pourront pas filtrer à l’aide de ce champ personnalisé.

2. Profil complet et mini-profil : pour les utilisateurs qui n’ont pas accès au champ personnalisé, celui-ci ne sera pas visible dans le mini-profil ni dans le profil complet, sous l’onglet Champs personnalisés.  Si un contact a envoyé une réponse à un champ personnalisé via un Form ou un Flow, un utilisateur restreint verra le champ personnalisé sur le profil du contact. Dans ce cas, les informations contenues dans le champ personnalisé apparaîtront sous la forme This answer is confidential.

3. Form Builder et Recipes : si un utilisateur n’a pas accès à un champ personnalisé, il pourra tout de même utiliser ce champ dans Form Builder et Recipes. Cependant, il ne pourra pas voir les réponses des candidats dans les autres zones de Beamery, comme expliqué dans les sections ci-dessus.

4.  Importation CSV : lors du téléchargement d’un fichier CSV, les utilisateurs peuvent mapper des « champs supplémentaires » (champs non standard) à un champ personnalisé existant. Dans la vue d’importation, les utilisateurs pourront voir tous les champs personnalisés comme options auxquelles mapper un champ supplémentaire, malgré les éventuelles restrictions d’affichage associées à ces champs. Cependant, une fois les données du contact importées, ils ne pourront pas voir les champs personnalisés pour lesquels ils ne disposent pas des autorisations d’affichage (dans le profil et la grille des contacts).
5. Explorateur de données : bien que les rapports de l’Explorateur de données puissent exploiter les données contenues dans les champs personnalisés, les utilisateurs qui ne disposent pas des autorisations appropriées pour afficher un champ personnalisé spécifique ne pourront voir aucun rapport concernant ce champ, même si le rapport est partagé par un utilisateur qui peut voir ce champ personnalisé. 
6. API publique : un appel à l’API peut renvoyer des champs privés, quelles que soient les autorisations. Cependant, les utilisateurs ne pourront pas voir les réponses associées aux champs privés.