Le module Events de Beamery permet de gérer de bout en bout les événements liés aux talents dans Beamery. Events est un module complémentaire. Veillez donc à vérifier auprès de votre équipe d’administration si vous devez y avoir accès.

Pour obtenir une vue d’ensemble des événements dans Beamery, consultez cet article. 

1. Pour créer un événement, accédez au module Evénements en cliquant dessus dans la barre de menu située à gauche. Vous verrez alors la page Evénements :
   
   

2. Cliquez sur le bouton Créer un événement.

   Lors de la création du nom d’un événement, Beamery recommande d’utiliser des traits de soulignement (_) plutôt que des tirets (-), afin de garantir que vos événements sont correctement indexés et qu’ils peuvent être recherchés par titre. 

   L’écran ci-dessous s’affiche et vous permet de choisir le type d’événement. Choisissez le modèle qui correspond le mieux au type d’événement que vous prévoyez d’organiser, ou choisissez « Autre » pour commencer de zéro.
   Vous avez le choix entre neuf options :

   • Salon de l’emploi
   • Campus
   • Conférence
   • Rencontre
   • Réseautage
   • Webinaire
   • Hackathon
   • Journée portes ouvertes
   • Autre
     
     
3. Une fois le type d’événement sélectionné, cliquez sur Suivant dans le coin inférieur droit de l’écran.
4. Sur la page suivante, ajoutez le nom et la description de votre événement. Choisissez soigneusement le nom de l’événement. Ce nom sera affiché sur les éléments de votre événement et vous ne pourrez pas modifier le nom de l’événement sur vos formulaires d’inscription et de pointage.
   Vous pouvez également ajouter une image représentant votre événement en bas de cette page. Cette image sera automatiquement ajoutée comme image principale de la page d’accueil de votre événement, mais vous pourrez la modifier ultérieurement.
5. En dessous, vous verrez les Champs personnalisés utilisés par votre organisation. Si un champ personnalisé comporte un astérisque, il s’agit d’un champ obligatoire que vous devrez remplir pour pouvoir continuer à créer votre événement.
6. Une fois que le nom, la description, l’image et les sélections de champs personnalisés vous conviennent, cliquez sur Suivant en bas à droite de l’écran.
   Remarque : vous pouvez ignorer les deux sections suivantes et continuer à créer l’événement en cliquant sur Passer et créer un événement. Vous pourrez toujours revenir en arrière et le modifier ultérieurement, notamment pour ajouter le lieu et les horaires de l’événement.
7. La page suivante vous demandera d’ajouter le lieu de votre événement. Lorsque vous choisissez le lieu d’un événement dans Beamery, vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un événement virtuel, physique ou virtuel et physique. 
8. Vous pourrez rechercher et sélectionner le lieu d’un événement physique en saisissant une adresse ou le nom d’un lieu. Si vous ne trouvez toujours pas le lieu, vous pouvez également utiliser le nom d’une ville ou d’une rue. Si votre événement comporte un élément virtuel, ajoutez un lien vers le lieu en ligne de l’événement.
9. Une fois un lieu sélectionné, vous verrez un aperçu de la carte. Une fois que le lieu vous convient, sélectionnez Suivant dans le coin inférieur droit de l’écran.
10. Dans la dernière section, vous pouvez renseigner la date, l’heure et le fuseau horaire de l’événement. Une fois toutes les informations requises renseignées, cliquez sur Créer un événement dans le coin inférieur droit de l’écran.

Comment personnaliser votre événement

Une fois l’événement créé, la page de présentation de l’événement s’affiche. Vous pouvez alors modifier tous les aspects de l’événement, notamment modifier sa page d’accueil et personnaliser les flux de l’événement.

En haut de la page de présentation de l’événement, vous verrez un onglet appelé Pool. Il s’agit du Pool associé à l’événement, dans lequel vous pouvez suivre les personnes invitées et les participants à l’aide des Pool Steps répertoriées ci-dessous :

• Prospect
• Invited
• Registered
• Attended

À partir de cette page, vous pouvez ajouter des contacts depuis la People Grid dans le CRM. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter contacts. Vous serez redirigé vers une vue de la People Grid qui vous permet d’ajouter directement des contacts à cet événement. 

Vous pouvez ensuite utiliser des filtres et la Recherche booléenne pour restreindre la liste des contacts. Une fois les contacts que vous souhaitez ajouter à l’événement sélectionnés, cliquez sur le bouton de bulk actions Ajouter à l’événement. Pour revenir à la page de l’événement, cliquez sur le nom de l’événement dans la bannière située en haut de la page.

Dans le Pool de l’événement, vous pouvez rapidement trier les contacts selon chaque Pool Step à l’aide du panneau situé à gauche. Pour en savoir plus sur la gestion des contacts pour les événements, cliquez ici.

De retour sur la page de présentation de l’événement, vous pouvez modifier la page d’accueil de votre événement. Vous trouverez ici plus de détails sur la personnalisation de cette page.

Depuis la présentation de l’événement, vous pouvez également prévisualiser le flux d’inscription ou le flux de pointage de l’événement, afin de voir à quoi ils ressembleront du point de vue d’un prospect.