Une fois que vous avez créé un événement, vous pouvez commencer à inviter des contacts à votre événement et à les gérer tout au long de votre workflow d’événement.
Pour obtenir une vue d’ensemble des événements dans Beamery, consultez cet article.
Remarque : cet article concerne le module Events, une fonctionnalité complémentaire incluse dans certains forfaits Beamery. Contactez votre Admin si vous n’avez pas accès aux événements alors que vous pensez le devoir.
Table des matières
Ajouter des contacts à des événements
Gérer les invités avec les Pool Steps
Ajouter des contacts à des événements
Lorsque vous créez un événement, un Event Pool est automatiquement créé. Les contacts peuvent être ajoutés à ce pool de plusieurs façons.
Ajouter manuellement
Pour ajouter des contacts de votre base de données à un Event Pool, accédez à l’onglet Pool depuis le tableau de bord de présentation de cet événement.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter contacts ».
Vous serez redirigé vers la page Personnes, où vous pourrez utiliser des filtres et une recherche booléenne pour trouver les contacts à ajouter à votre événement. Notez que lorsque vous êtes dans cette vue, une bannière située en haut de la grille indique pour quel événement vous sélectionnez des invités.
Une fois que vous avez constitué une liste d’invités à ajouter, sélectionnez-les en masse et cliquez sur le bouton « Ajouter à l’événement ». Vous pourrez ensuite continuer à rechercher des contacts ou cliquer sur le nom de l’événement dans la bannière supérieure pour revenir à la vue du Event Pool.
Vous pourrez alors effectuer des Actions groupées, comme inviter des contacts à votre événement à l’aide d’une campagne.
Parcours d’inscription
Les contacts qui terminent le parcours d’inscription à votre événement seront automatiquement ajoutés au Event Pool avec une Pool Step « Registered ».
Vous pouvez diriger les contacts vers le parcours d’inscription de votre événement en partageant directement le lien vers la page d’inscription ou en partageant la page de destination de votre événement, par l’intermédiaire d’une campagne e-mail ou sur les réseaux sociaux.
Pour trouver l’URL de la page d’inscription ou modifier le parcours, cliquez sur les trois points dans la carte parcours d’inscription de l’Aperçu de l’événement, puis sélectionnez « Aperçu du flux » ou « Modifier le flux ».
Dans le nouvel onglet qui s’ouvre pour la page de destination de l’inscription, sélectionnez l’URL dans la barre du navigateur et copiez-la. Collez-la ensuite où vous souhaitez la partager, par exemple dans une campagne ou dans une publication sur les réseaux sociaux.
Pour trouver l’URL de la page de destination, vous devez d’abord vous assurer que la page de votre événement a été publiée. Cliquez ensuite sur les trois points dans la carte page de l’événement et sélectionnez « Page de prévisualisation ».
Dans le nouvel onglet qui s’ouvre pour la page de l’événement, sélectionnez l’URL dans la barre du navigateur et copiez-la. Collez-la ensuite où vous souhaitez la partager, par exemple dans une campagne ou dans une publication sur les réseaux sociaux.
Parcours d’enregistrement des arrivées
Pour les clients qui utilisent des parcours d’enregistrement des arrivées, les candidats qui s’enregistrent le jour de l’événement seront automatiquement ajoutés au Event Pool avec une Pool Step « Attended ».
Pour utiliser le parcours d’enregistrement des arrivées le jour de votre événement, cliquez sur les trois points dans la carte du parcours d’enregistrement des arrivées de l’Aperçu de l’événement, puis sélectionnez « Aperçu du flux ».
Dans le nouvel onglet qui s’ouvre pour la page d’enregistrement des arrivées, vous pouvez commencer à permettre aux invités de s’enregistrer. Cette page peut être affichée sur un ordinateur portable ou une tablette, afin de permettre au personnel de l’événement de rester mobile et flexible.
Gérer les invités avec les Pool Steps
Dans un Event Pool, vous pouvez utiliser les Pool Steps pour suivre la progression des invités dans le processus de l’événement. Les Pool Steps peuvent être mises à jour manuellement ou automatiquement par l’intermédiaire des parcours d’événement.
Mettre à jour manuellement la Pool Step
Dans certains cas, il est préférable de mettre à jour manuellement la Pool Step de vos invités. Par exemple, supposons que vous sélectionniez tous les invités de votre Event Pool dont la Pool Step est « Prospect », puis que vous les ajoutiez en masse à une campagne pour les inviter à l’événement. Vous devrez ensuite sélectionner à nouveau ce même groupe en masse et mettre à jour sa Pool Step sur « Invited » afin de refléter précisément sa progression dans le processus de l’événement.
Mettre à jour la Pool Step via le parcours d’inscription
Lorsqu’un invité termine le parcours d’inscription de votre événement, sa Pool Step est automatiquement mise à jour sur « Registered ». S’il ne faisait pas encore partie du Event Pool, il y sera ajouté avec une Pool Step « Registered ». S’il faisait déjà partie du Event Pool avec la Pool Step « Prospect » ou « Invited », son étape sera simplement mise à jour sur « Registered ».
Mettre à jour la Pool Step via le parcours d’enregistrement des arrivées
Lorsqu’un invité termine le parcours d’enregistrement des arrivées de votre événement, sa Pool Step est automatiquement mise à jour sur « Attended ». S’il ne faisait pas encore partie du Event Pool, il y sera ajouté avec une Pool Step « Attended ». S’il faisait déjà partie du Event Pool avec la Pool Step « Prospect », « Invited » ou « Registered », son étape sera simplement mise à jour sur « Attended ».
Ressources supplémentaires
Comment créer un événement Beamery
Comment modifier une page d’événement