L’intégration certifiée Workday vous permet de combiner de manière fluide les processus de sourcing et de recrutement de votre équipe entre Beamery et Workday. Dans Beamery, vous pouvez consulter les postes vacants Workday, et les contacts sourcés dans Beamery sont visibles dans Workday.

Comprendre le flux de données avec la synchronisation bidirectionnelle

Dans Beamery, les utilisateurs peuvent déclencher l’envoi de nouveaux prospects vers Workday. Lorsque les utilisateurs mettent à jour des contacts avec un identifiant Workday, les mises à jour sont également synchronisées avec Workday en quasi-temps réel.

Pour mieux comprendre quels fichiers sont extraits et envoyés pour tous les objets, veuillez consulter cet article. 

ENVOI bidirectionnel vers Workday

• Envoi de candidats de Beamery vers Workday via l’API Put Candidate
• Envoi de pièces jointes de Beamery vers Workday dans le cadre de l’envoi du candidat.
  • Les pièces jointes sont envoyées dans le cadre du candidat ; actuellement, elles ne constituent pas une entité distincte.
  • Il s’agit d’une fonctionnalité qui peut être activée : elle n’est donc pas activée pour tous les clients bénéficiant de l’intégration bidirectionnelle.
• Cet article d’assistance présente les prérequis de notre intégration WD. Toutes les autorisations PUT sont requises pour l’intégration bidirectionnelle.

Désactivation de l’envoi des candidatures historiques

Pour empêcher la réouverture d’anciennes candidatures lors de l’envoi de candidatures de Beamery vers Workday, Beamery utilise un « Application Index ». Cet index vérifie si une candidature doit être envoyée afin de garantir que seules les candidatures pertinentes et actuelles sont prises en compte.

L’index vérifie si la candidature est :

• absente de Workday (c’est-à-dire supprimée par le client)
• et absente de l’index des candidatures (c’est-à-dire précédemment supprimée)
• mais qu’elle EST présente dans le CRM Beamery.

Si toutes ces conditions sont remplies, Beamery envoie la candidature vers Workday, à condition qu’elle ait été créée dans Beamery au cours des deux dernières semaines. Toute candidature créée il y a plus de deux semaines ne sera pas envoyée vers Workday. Cette période de deux semaines est configurable selon les besoins de votre organisation. Si votre configuration est définie sur deux semaines et que vous souhaitez modifier cette période, veuillez contacter votre Customer Success Manager (CSM). 

Il est important de noter que cette vérification s’applique uniquement aux candidats qui existent déjà dans Workday. Elle ne s’applique pas aux candidats créés dans Beamery qui n’existent pas encore dans Workday. Par conséquent, si Beamery ne possède pas d’identifiant ATS pour un candidat, l’index des candidatures considérera que ce candidat n’existe pas dans Workday et n’empêchera donc pas l’envoi. 

Pour les candidats sans identifiant ATS, il est possible que des candidatures antérieures soient rouvertes lors du renvoi vers Workday. Une solution à cette possibilité est actuellement en cours de développement.

Déclencheurs d’envoi des candidats

Quelle que soit l’origine d’un contact (Beamery ou Workday), une connexion est établie entre les enregistrements des deux systèmes. Beamery stocke l’identifiant ATS de Workday sur le contact Beamery. Par conséquent :

• SI un contact Beamery possède un identifiant ATS (et est donc déjà associé à un candidat ou à un prospect dans Workday), les mises à jour effectuées dans Beamery sur l’un des champs suivants du profil du contact déclencheront une synchronisation au cours de laquelle toutes les données disponibles à ENVOYER pour le contact seront envoyées, et pas uniquement le champ mis à jour.
  • ajouter une balise de profil
  • ajouter une compétence
  • ajouter une balise globale
  • ajouter une expérience
  • mettre à jour le numéro de téléphone
  • ajouter une formation
  • mettre à jour l’adresse e-mail
  • mettre à jour le lieu
  • mettre à jour le nom
  • ajouter une langue
• SI un contact Beamery ne possède pas d’identifiant ATS (c’est-à-dire que le contact est originaire de Beamery), une mise à jour du profil du contact ne déclenchera pas de synchronisation. Si vous souhaitez déclencher l’envoi d’un candidat pour un contact sans identifiant ATS, l’ENVOI doit être déclenché :
  • Via le bouton « Add to Workday » du profil du contact
  • Via une Recipe Automation
    • Déclencheur : lorsque le contact est ajouté à un poste vacant — n’importe quel poste vacant
    • Filtre : uniquement les contacts dont l’étape du poste vacant est « Send to WD »
    • Action : « Add to Workday »

Les contacts sont-ils ENVOYÉS comme prospects ou comme candidats ?

• SI le contact ne possède PAS d’identifiant ATS, c’est-à-dire s’il n’était pas auparavant candidat, et qu’il n’est PAS associé à un poste vacant Workday dans Beamery, Beamery envoie le contact comme prospect dans Workday. Cela peut être effectué, par exemple, via le bouton « Add to Workday ».
  
• SI le contact ne possède PAS d’identifiant ATS, c’est-à-dire s’il n’était pas auparavant candidat, qu’il EST associé à un poste vacant Workday dans Beamery et qu’il n’est PAS actuellement associé à la demande de recrutement dans Workday, Beamery envoie le contact comme candidat à la première étape « Review » du poste vacant associé.
  
• SI un contact possède un identifiant ATS, c’est-à-dire s’il était auparavant candidat ou prospect, qu’il EST associé à un poste vacant Workday dans Beamery et qu’il n’est PAS déjà associé à la demande de recrutement dans Workday, Beamery envoie le contact comme candidat sur le poste vacant associé. 
  
• SI un contact possède un identifiant ATS, c’est-à-dire s’il était auparavant candidat ou prospect, qu’il EST associé au poste vacant Workday dans Beamery, et qu’il EST déjà associé à la demande de recrutement dans Workday, l’envoi met uniquement à jour le profil du candidat dans Workday.
  

Comportements du système à connaître

• La conversion d’un prospect en candidat dans Workday entraîne généralement la synchronisation d’un contact en double dans Beamery. Cela se produit parce que les deux types de contacts Workday (prospect et candidat) possèdent des identifiants ATS différents. Leur fusion dans Workday n’entraînera pas la fusion des doublons dans Beamery.
• Dans ce cas, les utilisateurs devront utiliser la fonctionnalité Merge Candidate pour synchroniser les fusions de profils candidats effectuées côté Workday, en fusionnant les mêmes contacts dans Beamery. Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible pour les clients utilisant notre intégration bidirectionnelle.

Points à prendre en compte lors de la purge ou de la suppression de prospects ou de candidats dans Workday

Comme nous ne synchronisons actuellement aucune mise à jour de suppression depuis Workday, il est possible que des contacts restent dans Beamery après avoir été supprimés dans Workday. Dans ce cas, l’identifiant ATS est associé à un candidat WD supprimé. L’ENVOI vers Workday échouerait alors, car l’identifiant ATS associé au contact dans Beamery n’existe plus dans Workday. Beamery dispose de mécanismes permettant de supprimer les identifiants ATS des contacts Beamery afin de garantir que l’ENVOI puisse aboutir. Cette étape supplémentaire nécessite une intervention coordonnée avec un membre de l’équipe d’ingénierie Beamery. Veuillez contacter votre Customer Success Manager (CSM) ou le support produit Beamery pour organiser cette étape.