L’article suivant concerne la fonctionnalité Candidate Merge spécifique aux intégrations Workday. Pour plus de précisions sur la logique de fusion dans Beamery, cliquez ici.

Candidate Merge désigne la consolidation des données de fiches de candidats en double. Nous savons que la gestion des doublons constitue un enjeu majeur en matière de qualité des données pour les clients de Beamery. La présence d’un trop grand nombre de candidats en double dans Workday ou Beamery nuit à l’efficacité des opérations de recrutement.

Pour résoudre ce problème, Beamery a développé et déployé une fonctionnalité appelée Candidate Merge. Cette fonctionnalité vise à synchroniser dans Beamery les fusions de profils de candidats effectuées dans Workday.

Candidate Merge garantit que les mêmes candidats conservés existent dans Beamery après l’exécution d’une fusion dans Workday et la récupération des données de Workday vers Beamery.

Beamery conserve deux identifiants par candidat : l’identifiant propre à Beamery et l’identifiant ATS. Ainsi, si vous avez des candidats dans Beamery et que vous synchronisez ensuite une candidature depuis Workday, les candidats ne seront fusionnés que s’ils partagent la même adresse e-mail qu’un seul profil existant dans Beamery, le candidat d’origine étant alors mis à jour avec l’identifiant ATS. 

Si plusieurs profils existants dans Beamery partagent cette adresse e-mail, Beamery procédera de la même manière et créera un profil supplémentaire. Cela permet de garantir que certains profils ne sont pas fusionnés tandis que d’autres le sont. 

Candidate Merge garantit que, lors d’une fusion, nous pouvons afficher correctement les mêmes candidats conservés dans Beamery après l’exécution d’une fusion dans Workday et la récupération des données de Workday vers Beamery.

Important à noter :

La fonction Workday Candidate Merge est uniquement disponible pour les fusions futures, ce qui signifie que cette fonctionnalité ne fusionnera pas les contacts rétroactivement. Si vous prévoyez d’effectuer un audit de vos contacts Workday, veillez à activer cette fonctionnalité à l’avance.

Comportement du système à prendre en compte :

Scénario - Plusieurs candidatures :

Lorsque le candidat source et le candidat cible ont postulé au même poste à pourvoir et que les étapes (statuts) sont différentes pour chacun d’eux (par exemple, « Rejected » et « Review »), Workday conservera deux candidatures avec les deux étapes différentes pour le candidat fusionné.  

Cependant, lors de la récupération des données dans Beamery, nous ne conservons qu’une seule candidature : la candidature et, par conséquent, l’étape (le statut) du candidat cible. Cela est dû à notre modèle de données : il ne peut y avoir qu’une seule candidature pour un même candidat et un même poste à pourvoir. 

Scénario - Conservation des données source après la fusion avec la cible

L’objectif de cette fonctionnalité est de garantir que les mêmes candidats conservés existent dans Beamery après l’exécution d’une fusion dans Workday et la récupération des données de Workday vers Beamery. 

Lorsqu’une fusion est effectuée dans Workday, pour les profils de prospects uniquement (les profils de candidats ne sont donc pas concernés), les éléments « skill », « attachment », « language », « education », « source field » et « experience » du profil source sont perdus/supprimés. Cependant, nous conservons ces données dans Beamery après avoir récupéré et traité la fusion.

Scénario - Lorsqu’un candidat cible est créé avant le candidat source

Beamery affichera les champs « Full Name » du candidat cible lorsqu’une fusion aura été effectuée dans Workday et récupérée dans Beamery. Workday affichera les champs « Full Name » du candidat qui a été mis à jour en dernier ou, s’il n’a pas été mis à jour, de celui qui a été créé en dernier.

Par conséquent, dans un scénario où le candidat source a été créé après le candidat cible, Workday affichera le « Full Name » du candidat source et non celui du candidat cible. Cependant, Beamery affichera le « Full Name » du candidat cible, quelle que soit la fiche mise à jour ou créée en dernier. Cela s’explique par le fait que la logique de fusion de Beamery diffère de celle de Workday.

La logique de fusion de Beamery consiste à toujours présenter les informations du candidat cible. La logique de Workday consiste à présenter les informations du candidat qui a été mis à jour en dernier ou, s’il n’a pas été mis à jour, créé en dernier.

Cette divergence est résolue lors du prochain candidate_pull, car Workday enverra alors un « Full Name » mis à jour.