Le CRM de Beamery et son intégration à votre ATS Workday constituent une combinaison puissante qui aide votre équipe à maintenir une source unique de vérité dans l’ensemble de vos systèmes de recrutement. Vous avez ainsi la certitude que Beamery dispose des dernières coordonnées provenant de Workday que les recruteurs peuvent utiliser pour contacter les candidats. Cet article contient les questions fréquemment posées sur les flux de données, la déduplication, le statut des postes vacants et bien plus encore. 

Pourquoi le CRM Beamery est-il l’intégration Workday certifiée n° 1 ?

Le CRM Beamery optimise votre ATS Workday en s’y intégrant de manière sécurisée afin de maintenir vos données exactes, à jour et synchronisées dans les deux systèmes. Beamery est le seul partenaire de Workday certifié pour le CRM et notre intégration repose entièrement sur des API afin de fournir des mises à jour bidirectionnelles entre les deux systèmes, en quasi-temps réel. Grâce à ces informations précises et actualisées à la minute, vous ne risquez pas de contacter une personne déjà engagée dans un processus de candidature. L’intégration de Beamery avec l’ATS Workday est rapide à mettre en œuvre, fiable et sécurisée. 

Beamery travaille constamment sur son partenariat avec Workday afin de vous offrir davantage d’accès, d’améliorer l’API, de créer un flux de travail plus fluide pour les recruteurs et de vous permettre de trouver les bons talents plus rapidement.

Puis-je fusionner 2 candidats même s’ils disposent chacun d’un identifiant Workday distinct ?

Si plusieurs contacts du CRM Beamery proviennent de l’ATS Workday et que chacun possède son propre identifiant ATS unique, Beamery ne fusionnera pas ces contacts. En effet, ils sont identifiés comme deux candidats distincts, ce qui permet de garantir qu’en cas d’erreur, aucune donnée importante ne soit perdue. Toutefois, si 2 contacts possèdent le même identifiant Workday, ou si leurs adresses e-mail ou liens sociaux correspondent, ces candidats seront fusionnés dans Beamery.

Grâce à l’intégration de Beamery avec l’ATS Workday, nous pouvons détecter si un candidat a été fusionné dans l’ATS et synchroniser cette modification en conséquence, afin que Beamery reste une source unique de vérité même après la fusion d’un contact dans Workday. Les mêmes informations candidat sont ainsi conservées, quel que soit le système utilisé, et les doublons sont supprimés dans le CRM Beamery.

* Remarque : cette fonctionnalité est limitée et uniquement disponible pour les clients utilisant une synchronisation unidirectionnelle. Elle peut nécessiter une configuration supplémentaire. Veuillez contacter l’assistance en envoyant un ticket. 

Qu’advient-il des fiches de contact dans Beamery lorsque 2 contacts sont fusionnés dans Workday ?

Beamery est capable de synchroniser dans Beamery les fusions effectuées dans Workday en récupérant directement les données de fusion pertinentes depuis Workday.

Lorsqu’une fusion de deux contacts a lieu dans Workday, Beamery récupère ces données et, si les deux contacts possèdent le même identifiant Workday, la même adresse e-mail ou les mêmes liens sociaux, ces deux contacts sont fusionnés dans Beamery.

Beamery affiche l’historique des fusions dans la chronologie du contact afin que vous puissiez voir quel contact (source) a été fusionné avec quel autre (cible).

Scénarios de fusion Workday utiles

Actuellement disponible uniquement pour les intégrations unidirectionnelles.

Scénario : plusieurs candidatures :
Lors d’une fusion, si le candidat source et le candidat cible ont postulé au même poste et que les étapes (statuts) sont différentes pour chacun d’eux (par exemple « Rejected » et « Review »), Workday conservera deux candidatures avec les deux étapes différentes pour le candidat fusionné.

Toutefois, lors de l’importation dans Beamery, nous ne conservons qu’une seule candidature : la candidature et donc l’étape (le statut) du candidat cible. Dans Beamery, un même candidat ne peut avoir qu’une seule candidature pour un même poste.

Scénario : conservation des données source après la fusion avec la cible
Lorsqu’une fusion est effectuée dans Workday, les champs « skill », « attachment », « language », « education », « source field » et « experience » du candidat source sont perdues ou supprimées. Toutefois, Beamery conserve ces données après avoir récupéré et traité la fusion.

Cette opération vise à garantir que Beamery conserve les mêmes candidats survivants après une fusion effectuée dans Workday et synchronisée avec Beamery.

Scénario : lorsque le candidat cible est créé avant le candidat source
Lorsqu’une fusion est effectuée, Beamery présentera les champs « Full Name » du candidat cible issus de la synchronisation Workday. Workday présentera les champs « Full Name » du candidat qui a été mis à jour en dernier ou, s’il n’a pas été mis à jour, du candidat créé en dernier.

Par conséquent, dans un scénario où le candidat source a été créé après le candidat cible, Workday présentera le « Full Name » du candidat source et non celui du candidat cible. Beamery, en revanche, présentera le « Full Name » du candidat cible, quelle que soit la date de sa dernière mise à jour ou de sa création. Cela s’explique par le fait que la logique de fusion de Beamery diffère de celle de Workday.

La logique de fusion de Beamery consiste à toujours afficher les informations du candidat cible. La logique de Workday consiste à afficher les informations du candidat mis à jour en dernier ou, s’il n’a pas été mis à jour, du candidat créé en dernier.

Dans ce scénario, la différence de nom sera résolue lors de la prochaine synchronisation Workday.

En savoir plus sur la fusion des candidats en double dans Beamery.

Qu’advient-il dans Beamery lorsqu’un poste Workday est pourvu ?

Lorsqu’un poste dans Workday est « filled », son statut dans Beamery est défini sur « closed ».  Cette opération est effectuée à l’aide d’une logique de mappage personnalisée et garantit que Beamery et Workday ne soient jamais désynchronisés. Cette fonctionnalité a été activée le 30 mars 2023 et permet la synchronisation des statuts à l’avenir. Cela signifie que les postes marqués comme « filled » dans Workday avant le 30 mars 2023 ne refléteront pas cette modification.

Remarque : vous pouvez demander de l’aide pour mettre à jour les postes historiques en envoyant un ticket.

Les pièces jointes, comme les CV, sont-elles synchronisées vers et depuis Workday ? 

Oui ! Grâce à la possibilité de synchroniser les pièces jointes, vous pouvez conserver une source unique de vérité pour les CV et les portfolios dans Beamery et Workday. Quel que soit le système utilisé, vos données — provenant des postes, des candidatures et des pièces jointes des profils — seront toujours à jour. Remarque : les pièces jointes doivent être dans un format accepté par Workday et leur taille doit être inférieure à 10 Mo. 

Types de fichiers acceptés 

*Remarque

• La fusion de contacts dans Beamery ne déclenche pas d’envoi vers Workday.
• Les nouvelles pièces jointes Beamery seront synchronisées avec Workday lors de nouvelles candidatures ou de toute mise à jour d’un champ dans Beamery. 
• Pour envoyer des pièces jointes (CV) de Beamery vers Workday, vous devez d’abord activer les autorisations dans Workday.

Les CV ajoutés depuis Workday sont-ils analysés dans Beamery ?

Les CV importés depuis Workday ne sont pas analysés dans Beamery. L’intégration Workday est bidirectionnelle et l’analyse des CV provenant de l’intégration pourrait potentiellement remplacer les champs d’expérience dans Workday. Afin de conserver les informations les plus à jour dans votre ATS, l’analyse des données ne fait pas partie de l’intégration avec Workday.

*Remarque : cette fonctionnalité est limitée et peut nécessiter une configuration supplémentaire. Veuillez contacter l’assistance en envoyant un ticket.