Collaborer avec vos collègues sur des contacts partagés est une fonction essentielle de Beamery. Il peut également être nécessaire de gérer des contacts privés de manière confidentielle. Beamery vous permet de conserver des contacts publics et privés dans votre CRM. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les différences entre ces types de contacts et sur la meilleure façon de gérer leur accessibilité dans votre système.

Par défaut, les nouveaux contacts sont définis comme privés lors de leur création. Lorsqu’un contact est ajouté à un Pool public ou à une offre publique, il est défini comme public. Tant qu’un contact ne se trouve dans aucun Pool ni aucune offre, ou qu’il se trouve uniquement dans des Pools ou offres privés, il reste privé. 

Certains rôles incluent des autorisations utilisateur permettant de « View Private Contacts ». Pour en savoir plus, consultez Comprendre les rôles utilisateur. Les utilisateurs disposant des rôles Sourcing Limited, Marketing Limited et Restricted ne peuvent pas voir les contacts privés. Les utilisateurs associés à ces rôles peuvent donc ne pas voir tous les contacts dans le CRM. La plupart des rôles utilisateur disposent de l’autorisation de voir les contacts privés, ce qui signifie que la plupart des utilisateurs peuvent ne pas remarquer la différence entre les contacts privés et publics. En revanche, pour les rôles qui ne peuvent pas voir les contacts privés, le nombre de contacts dans la base de données semblera inférieur. 

Vous pouvez également gérer les utilisateurs autorisés à consulter les profils des contacts en ajoutant des contacts à un Pool privé, puis en partageant ce Pool avec les utilisateurs auxquels vous souhaitez permettre de consulter ces contacts. Découvrez comment partager un Pool ici. 

Les autorisations relatives à la visibilité des contacts vont encore plus loin pour les utilisateurs disposant d’un rôle utilisateur Restricted. En plus de ne pas pouvoir consulter les contacts privés, les utilisateurs ayant un rôle Restricted ne peuvent voir que les contacts qui se trouvent dans des Pools partagés avec eux. Dans les autres cas, la visibilité est déterminée par le statut privé/public du contact, conformément aux règles décrites ci-dessus. Certains rôles utilisateur permettent de voir les contacts privés et publics, tandis que d’autres ne permettent de voir que les contacts publics. 

Vous ne pouvez pas définir manuellement un contact comme privé ou public. Il s’agit d’un processus automatisé basé sur les Pools dans lesquels se trouve le contact. Le module Executive Search de Beamery permet toutefois de définir des contacts comme confidentiels, en fonction de la nature de votre activité. Contactez votre CSM si vous souhaitez discuter de l’ajout du module Executive Search à votre abonnement.