Enterprise Email Connector vous permet d’envoyer les e-mails sortants de Beamery (campagnes, messages groupés et messages individuels) via votre propre serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), au lieu du fournisseur de messagerie par défaut de Beamery. Cet article s’adresse à deux types de lecteurs : toute personne qui doit déterminer si le connecteur convient à son organisation, et l’administrateur qui devra le configurer.
 

Cette fonctionnalité est destinée à des cas spécifiques dans lesquels les clients ont des exigences de prévention des pertes de données (DLP) ou de gouvernance similaires, qui nécessitent que les e-mails sortants soient envoyés depuis leur propre infrastructure. Elle ne diffère pas fonctionnellement de l’approche actuelle de Beamery en matière d’envoi d’e-mails. Veuillez noter que ce produit entraîne des coûts. Si vous pensez que cela s’applique à votre entreprise, contactez votre responsable de la réussite client (CSM) afin de confirmer que le connecteur vous convient.

Pourquoi est-ce important ?

Lorsque vous acheminez les e-mails via votre propre relais, chaque message transite par votre environnement avant d’être distribué. Vos règles existantes de prévention des pertes de données, d’archivage, de surveillance et de conservation légale s’appliquent automatiquement, sans modifier la manière dont votre équipe travaille dans Beamery.

• Contrôle total des e-mails sortants. Chaque message transite par votre propre relais, de sorte que vos règles existantes de prévention des pertes de données, d’archivage, de surveillance et de conservation légale s’appliquent automatiquement.
• Conformité sans compromis. Conservez les communications avec les candidats dans votre périmètre réglementaire tout en continuant à utiliser Beamery pour la recherche de candidats, l’entretien de la relation et l’automatisation
  des campagnes.
• Approbation plus rapide par l’équipe de sécurité informatique. Élimine une source potentielle d’objections lors des déploiements en entreprise.
• Conservation de l’ensemble des analyses de campagne. Les ouvertures, les clics et les désabonnements sont tous enregistrés, exactement comme ils le sont sur l’infrastructure de messagerie par défaut de Beamery. 
   

À qui s’adresse cette solution ?

Enterprise Email Connector est conçu pour les organisations ayant des exigences strictes en matière de gouvernance des e-mails, notamment :

• Les secteurs réglementés (services financiers, santé, secteur public) qui doivent conserver le trafic des e-mails dans leur propre périmètre.
• Les équipes chargées de la sécurité et de la conformité qui exigent une analyse de prévention des pertes de données (DLP), une conservation légale ou un archivage complet des communications sortantes.
• Les clients soumis à des obligations de résidence des données qui empêchent l’acheminement des e-mails via des services de distribution tiers.
• Les clients dont les politiques de sécurité informatique n’autorisent pas le fournisseur de messagerie par défaut de Beamery.

Si votre équipe est actuellement satisfaite de l’infrastructure de messagerie gérée de Beamery, aucune action n’est nécessaire et rien ne change pour vous.

Pour configurer le connecteur, vous devez disposer d’un accès administrateur à Beamery ainsi que des informations de connexion de votre serveur SMTP. Des frais s’appliquent ; confirmez donc les modalités avec votre CSM avant de commencer.

Fonctionnement

Par défaut, Beamery distribue vos e-mails sortants via sa propre infrastructure. Lorsque Enterprise Email Connector est activé, Beamery transmet chaque message à votre serveur SMTP, qui le distribue au destinataire.

Beamery → Votre serveur SMTP → Destinataire

Votre domaine, votre réputation. Les e-mails sont distribués depuis le serveur et le domaine d’envoi de votre organisation ; ils bénéficient donc de votre réputation d’expéditeur et transitent par votre propre infrastructure de messagerie. Les messages envoyés apparaissent dans les journaux de votre serveur, ce qui permet de conserver les communications sortantes dans votre piste d’audit et au sein de votre périmètre réglementaire.

• Les workflows des recruteurs restent inchangés. Votre équipe continue d’envoyer des messages et d’exécuter des campagnes depuis Beamery exactement comme auparavant. Le changement concerne uniquement la manière dont les e-mails sont distribués en arrière-plan.
• Les réponses sont toujours capturées. Les e-mails sortants sont envoyés via votre serveur, mais l’adresse de réponse reste une boîte aux lettres gérée par Beamery. Les réponses des candidats continuent d’être reçues dans Beamery et sont associées au bon contact et à la bonne conversation, sans configuration supplémentaire de votre côté.
• Les rapports continuent de fonctionner. Beamery continue d’enregistrer les distributions, les retours d’e-mails et les échecs, ainsi que les signaux d’engagement tels que les ouvertures et les clics. Vos analyses de campagne et vos rapports d’engagement fonctionnent comme aujourd’hui.
• Les échecs d’envoi sont gérés de manière transparente. Si votre serveur est temporairement indisponible ou rejette un message pour une raison temporaire, Beamery réessaie automatiquement avant d’abandonner, afin qu’une brève interruption de votre côté n’entraîne pas la perte silencieuse d’e-mails.

Configurer le connecteur

Cette section s’adresse à l’administrateur qui configure le connecteur. La configuration prend quelques minutes. Vous aurez besoin d’un accès administrateur à Beamery et des informations de connexion de votre serveur SMTP.

Avant de commencer

Assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• L’adresse du serveur (hôte) et le port de votre serveur SMTP, par exemple smtp.acmecorp.com. Le port 587 (STARTTLS) et le port 465 (TLS/SSL) sont les plus courants
• Un nom d’utilisateur et un mot de passe pour un compte dédié autorisé à envoyer des e-mails via votre serveur. Nous recommandons un compte de service créé spécifiquement pour Beamery plutôt que la boîte aux lettres d’un utilisateur.
• Un domaine d’envoi qui vous appartient. Les e-mails sortants doivent provenir d’un domaine contrôlé par votre organisation.
• Un accès réseau. La plupart des relais limitent les systèmes qui peuvent se connecter. Demandez à votre équipe informatique d’ajouter la plage d’adresses IP de Beamery, 52.16.0.0/14, à la liste verte afin que votre serveur accepte les connexions de Beamery.

Étapes

1. Dans Beamery, ouvrez Paramètres, puis accédez à Connecteur de Messagerie d'Entreprise (page Enterprise Email Connector).
2. Activez l’option Envoyer via votre propre serveur SMTP.
3. Dans la section Identifiants SMTP, saisissez l’Hote et le Port.
4. Saisissez ensuite le Nom d utilisateur SMTP et le Mot de passe SMTP du compte d’envoi.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Lorsque vous enregistrez, Beamery établit une connexion de test avec votre serveur à l’aide des informations fournies, afin de confirmer que l’adresse est accessible et que les identifiants sont acceptés. En cas de problème, par exemple un mot de passe incorrect ou un port non ouvert à Beamery, un message d’erreur s’affiche et les paramètres ne sont pas enregistrés. Un enregistrement réussi confirme que votre serveur est correctement configuré.

Une fois l’enregistrement effectué, tous les e-mails sortants éligibles sont immédiatement acheminés via votre serveur.

Si la connexion de test échoue

Les causes les plus courantes sont les suivantes :

• Les identifiants ont été rejetés. Vérifiez le nom d’utilisateur et le mot de passe, ainsi que l’autorisation du compte à envoyer des e-mails.
• Beamery ne peut pas atteindre votre serveur. Vérifiez que l’hôte et le port sont corrects et que la plage d’adresses IP de Beamery (52.16.0.0/14) a été ajoutée à la liste verte de votre pare-feu ou de votre relais.
• Le port ou le chiffrement ne sont pas corrects. Si la connexion via le port 587 échoue, essayez le port 465 ou demandez à votre équipe informatique quel port votre serveur attend.

Si le problème persiste, votre CSM peut vous aider. Vous pouvez également transmettre les informations de configuration ci-dessus à votre équipe informatique.

Stockage et sécurisation de vos identifiants

Beamery traite vos identifiants SMTP comme des secrets sensibles et les gère en conséquence. 

Chiffrés au repos. Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe SMTP sont chiffrés à l’aide d’une clé de chiffrement gérée (Google Cloud KMS) avant leur stockage. Ils ne sont jamais écrits sur disque en texte brut.

Jamais exposés. Une fois enregistré, votre mot de passe n’est jamais renvoyé via l’interface ou l’API (interface de programmation d’application) de Beamery et n’est jamais écrit dans les journaux de l’application ou d’audit. Lorsque vous consultez à nouveau la page des paramètres, votre serveur et votre port sont affichés, mais le champ du mot de passe reste masqué. Il est impossible de récupérer le mot de passe stocké.

Chiffrés en transit. La connexion entre Beamery et votre serveur SMTP est sécurisée par TLS (Transport Layer Security), afin que vos identifiants et le contenu de vos e-mails soient protégés lors de leur transmission sur le réseau.

Vous gardez le contrôle. Comme les e-mails partent de votre propre serveur, vos contrôles existants (journalisation, analyse DLP et conservation légale) s’appliquent tous aux e-mails Beamery sortants. Vous pouvez mettre à jour ou renouveler les identifiants à tout moment depuis la même page des paramètres.

Étapes suivantes

Si le connecteur répond à vos besoins de gouvernance, contactez votre CSM pour confirmer les tarifs et obtenir de l’aide pour la configuration. Pour la plupart des relais, la principale condition préalable consiste à ajouter la plage d’adresses IP de Beamery, 52.16.0.0/14, à la liste verte. Partagez la liste « Avant de commencer » ci-dessus avec votre équipe informatique pour accélérer le processus.