Con Beamery, tiene la opción de personalizar los permisos de visualización para campos personalizados individuales. Esto le permite usar los distintos niveles de permiso de Beamery para impedir que determinados usuarios vean campos personalizados específicos.
Solo los usuarios Super Admin pueden crear, editar y eliminar campos personalizados.
Creación de campos personalizados privados
Los campos privados son simplemente campos personalizados cuyos permisos de visualización están limitados a determinados tipos de roles. La creación de todos los campos personalizados se puede realizar desde Settings, en Customize Beamery, dentro de la sección Custom Fields.
Desde esta ventana, puede crear nuevos campos personalizados, añadir campos personalizados a carpetas, establecer sus niveles de permisos de visualización y decidir si las respuestas deben ser de lista desplegable, texto libre, selección múltiple o basadas en fechas.
De forma predeterminada, todos los campos personalizados son visibles para todos los roles de usuario en Beamery. Para cambiar esto al crear un campo personalizado nuevo, haga clic en el menú desplegable User Permissions y anule la selección de los roles a los que quiera impedir ver y usar ese campo.
Por ejemplo, si va a añadir campos personalizados que solo utilizará su equipo de marketing de talento, es recomendable eliminar a todos los usuarios Sourcing Admin, Sourcing Standard y Sourcing Limited de la lista de usuarios que pueden ver esos campos. Esto reduce el desorden visual y garantiza la privacidad de los datos cuando sea necesario.
Edición y eliminación de campos personalizados
Desde la misma sección Custom Fields, en Customize Beamery, también puede editar sus campos personalizados para cambiar su nombre, carpeta y nivel de permisos. Para ello, haga clic en el botón de puntos suspensivos verticales situado a la derecha de los campos personalizados y seleccione «edit».
También puede eliminar un campo personalizado seleccionando «delete» en la misma ubicación.
Si elimina un campo personalizado, perderá todos los datos registrados en ese campo personalizado.
Áreas afectadas por los permisos de los campos personalizados
Puede ver los campos personalizados en el perfil de un contacto, en Beamery Extension, en People Grid y en el panel de filtros.
Cuadrícula de contactos y panel de filtros: para los usuarios con permisos restringidos y sin acceso al campo personalizado, el campo no será visible en la cuadrícula de contactos ni en el panel de filtros. No será visible ni se podrá seleccionar como columna, y no podrán filtrar por ese campo personalizado.
Perfil completo y mini perfil: para los usuarios sin acceso al campo personalizado, el campo no será visible en el mini perfil ni en el perfil completo, dentro de la pestaña Custom Fields. Si un contacto ha enviado una respuesta a un campo personalizado mediante un Form o Flow, un usuario restringido verá el campo personalizado en el perfil del contacto. En este caso, la información contenida en el campo personalizado aparecerá como This answer is confidential.
Form Builder y Recipes: si un usuario no tiene acceso a un campo personalizado, podrá seguir usando el campo en Form Builder y en Recipes; sin embargo, no podrá ver las respuestas de los candidatos en otras áreas de Beamery, tal como se explica en las secciones anteriores.
- Importación de CSV: al cargar un archivo CSV, los usuarios tienen la opción de asignar «campos adicionales» (campos no estándar) a un campo personalizado existente. En la vista de importación, los usuarios podrán ver todos los campos personalizados como opciones para asignar un campo adicional, independientemente de las restricciones de visualización de dichos campos. Sin embargo, una vez importados los datos del contacto, no podrán ver ningún campo personalizado para el que no tengan permisos de visualización (en el perfil y la cuadrícula de contactos).
- Data Explorer: aunque los informes del Data Explorer pueden utilizar los datos almacenados en campos personalizados, los usuarios que no tengan los permisos correctos para ver un campo personalizado específico no podrán ver ningún informe sobre este campo, aunque el informe lo comparta un usuario que sí pueda ver dicho campo personalizado.
- API pública: una llamada a la API puede devolver campos privados independientemente de los permisos. Sin embargo, los usuarios no podrán ver las respuestas de los campos privados.