Las Recipes de Beamery son flujos de trabajo automatizados que puede usar para ahorrar tiempo, fomentar las relaciones con candidatos, identificar candidatos relevantes y gestionar candidatos sin problemas a lo largo del proceso de selección. Para cada Recipe, seleccione un activador y una acción automatizada, y aplica filtros para que su Recipe funcione solo con candidatos que cumplan criterios específicos.
Nota: Solo los usuarios con permisos de rol de administrador (Super Admin, Marketing Admin o Sourcing Admin) pueden crear y editar Recipes.
Índice
Cómo crear una Recipe
Cómo pausar una Recipe
Recetas con errores
Recetas fallidas
Recetas en curso
Errores de Recipes
Cómo gestionar Recipes
Propietarios de las Recipes
Cómo crear una Recipe
- Para crear una Recipe, diríjase al módulo de Automatización haciendo clic en el icono del rayo en el panel de navegación de la izquierda. Esto le llevará a la lista de Recipes.
- Familiarízate con la página Lista de Recipes.
a. Añada una nueva Recipe aquí.
b. Busque y filtre la lista de Recipes. Puede buscar por nombre de Recipe o filtrar la lista por estado o etiquetas globales.
c. La vista de cuadrícula le permite ver fácilmente los detalles más importantes de una Recipe de un vistazo. Esto incluye el estado, el propietario, la última vez que se actualizó la Recipe y el número de veces que se ha utilizado.
d. Edite una Recipe haciendo clic en su nombre.
e. Las opciones adicionales disponibles aquí le permiten duplicar, pausar o eliminar una Recipe.
- Para crear una nueva Recipe, haga clic en el botón Agregar Recipe; esto le llevará al Recipe builder.
- Primero, asigne un título a su Recipe. También puede elegir adjuntar una etiqueta global (o varias etiquetas globales) a su Recipe. Esto puede ayudarle a encontrar y categorizar sus Recipes más adelante.
- A continuación, elija la acción que quiere que actúe como activador de la acción posterior en la plataforma Beamery. Puede aplicar uno o varios de los siguientes activadores:
- Estado - Debe especificar a qué estado se cambió
- Se crea - Puede especificar una fuente de creación o seleccionar Cualquier fuente de creación
- Ha enviado el formulario - Solo disponible para clientes con Beamery Forms; opcionalmente, puede especificar qué formulario, qué pregunta se respondió y cuál fue la respuesta (solo para menús desplegables)
- Se agrega a Vacante - Puede especificar una vacante o seleccionar «any vacancy»
- Etapa de vacantes - Debe especificar a qué etapa se cambió
- Se añade al Pool - Puede especificar un Pool concreto o seleccionar «any pool»
- Se ha dado de baja - Es decir, ha hecho clic en el enlace «unsubscribe» dentro de una campaña
- Ha presentado su consentimiento - Esta opción está disponible para clientes que utilizan las funciones avanzadas de cumplimiento de Beamery
- Está marcado - Disponible solo para algunos clientes; este activador busca en su base de datos contactos que coincidan con los filtros aplicados en el paso siguiente (al elegir esta opción, los filtros serán obligatorios). Obtenga más información aquí.
-
Ha presentado flujo - Disponible solo
para organizaciones que incluyen Convert como parte de su paquete de Beamery; este activador le permite actuar sobre contactos que han enviado un flujo.
También puede seleccionar varios activadores si corresponde. Tenga en cuenta que esto significa que la Recipe se activará si se produce cualquiera de los activadores, en lugar de exigir que se produzcan simultáneamente.
- Los filtros son opcionales, pero pueden ayudarle a garantizar que su Recipe se aplique solo a un conjunto muy específico de candidatos. Las opciones de filtro de las Recipes son exactamente las mismas que las disponibles en la vista de cuadrícula del CRM.
Si utiliza el activador «contact checked every X hour(s)», debe añadir un filtro.
Nota sobre la lógica de los filtros
Es importante tener cuidado al aplicar filtros para asegurarte de que los operadores lógicos (AND o OR, ALL y ANY) se apliquen de forma que obtengas el resultado esperado. Esto se ilustra mejor con algunos ejemplos.
Primero, veremos la lógica entre filtros. Esta es la lógica Coincide con todos y Coincide con alguno que puede alternar en la parte superior izquierda del panel de filtros y que afecta a la lógica utilizada entre filtros de distintos tipos. A menos que la cambies, la lógica predeterminada es Coincide con todos, lo que significa que todas las condiciones indicadas por los filtros deben cumplirse para que la Recipe actúe sobre los contactos.
Por ejemplo, en la configuración de filtros que aparece a continuación, la lista resultante de contactos incluye los que están en el Pool «Operaciones» AND no tienen la etiqueta global «DEPT - RR. HH.» en su perfil.
Si hacemos clic en el botón Coincide con todos para cambiarlo a Coincide con alguno, la lista de contactos cambia. Esto se debe a que ahora la lista incluye todos los contactos del Pool «Operaciones», además de todos los contactos que no tienen la etiqueta global «DEPT - RR. HH.» en su perfil. Esto significa que la Recipe actuará sobre los contactos que cumplan ambas condiciones, pero también sobre los contactos que cumplan solo una de ellas.
También se debe tener cuidado al considerar la lógica dentro de varias instancias del mismo filtro. De forma predeterminada, cuando haces clic en «+ Agregar» para añadir otra instancia del mismo tipo de filtro, la lógica es Coincide con alguno. Esto se muestra visualmente como un OR entre cada filtro adicional y mediante Coincide con alguno en la parte inferior izquierda, debajo de la última iteración del filtro.
En el ejemplo siguiente, la lista de contactos sobre los que se actuará incluye a cualquier persona que sea miembro de cualquiera de los tres Pools indicados. Esto significa que se actuará sobre cada miembro del Pool «Operaciones», cada miembro del Pool «Mujeres en tecnología - Verano de 2021» y cada miembro del Pool «Reclutadores y adquisición de talento».
Sin embargo, si cambiamos Coincide con alguno en la parte inferior del filtro a Coincide con todos, la lista de contactos cambia (y la palabra entre los filtros cambia a AND).
- Seleccione las acciones que se llevarán a cabo para los candidatos que cumplan los criterios especificados en los pasos de activadores y filtros:
- Añadir a la campaña - Debe especificar la campaña
- Eliminar de la campaña - Debe especificar la campaña
- Añadir al Pool - Debe especificar el Pool
- Quitar del Pool - Debe especificar el Pool
- Asignar a vacante - Debe especificar la vacante
- Eliminar de la vacante - Debe especificar la vacante
- Actualizar estado a - Debe especificar el estado
- Asignar a usuario - Debe especificar un usuario al que asignar la propiedad del contacto
- Agregar etiqueta global - Seleccione una de las etiquetas globales existentes
- Eliminar etiqueta global - Seleccione una etiqueta global específica para eliminarla del perfil de un contacto
- Actualizar campo personalizado - Establezca una respuesta para un campo personalizado del perfil del contacto
- Eliminar valor de campo personalizado - Borre una respuesta de un campo personalizado del perfil del contacto
- Add to ATS - Para clientes que utilizan una integración con ATS
- Asignar a la fuente - Debe especificar la fuente
- Agregar etiqueta de perfil - Puede elegir entre etiquetas de perfil utilizadas anteriormente o crear una nueva
-
Actualizar el estado de compromiso:
- Do not contact - Impide que el contacto se añada a campañas o reciba mensajes directos
- OK to contact - Los contactos marcados anteriormente como «Do Not Contact» pueden volver a recibir mensajes
-
Actualizar el estado de la campaña:
- Do Not Campaign - Impide que los contactos se añadan a campañas, pero aún pueden recibir mensajes directos
- Ok to Campaign - Los contactos marcados anteriormente como «Do Not Campaign» pueden volver a recibir campañas
- Anonimizar - Elimina el perfil para que el mismo contacto no pueda volver a añadirse. Anonimizar solo está disponible como opción en las Recipes para clientes que utilizan las funciones avanzadas de cumplimiento de Beamery.
- Archivo - Archiva el perfil del contacto; es reversible
- Borrar - Elimina el perfil; eliminar un perfil mediante una Recipe no es reversible
- Actualizar la confidencialidad - Marca los perfiles como confidenciales o los comparte solo con usuarios específicos (disponible únicamente para clientes con funciones de búsqueda ejecutiva).
- Actualizar tipo de contacto - No está disponible para todos los clientes; utilice esta función para asignar un tipo de contacto (antiguo empleado, contacto externo o empleado) a un perfil.
-
Agregar etiqueta de perfil - Añada una etiqueta de perfil al perfil de un contacto.
También puede seleccionar varias acciones si corresponde. Tenga en cuenta que esto significa que la Recipe ejecutará todas las acciones especificadas.
- La opción Repetir Recipe permite que la Recipe se ejecute repetidamente en contactos individuales. Sin seleccionar esta opción, una Recipe solo puede actuar una vez sobre un contacto. Si su Recipe debe poder ejecutarse repetidamente en un perfil de contacto, marque la casilla Repetir Recipe.
- Una vez que haya decidido las acciones, haga clic en Continue para pasar al paso de revisión.
- Aquí verá una sección donde puede revisar su Recipe. Si quiere hacer cambios en ella, puede volver a cualquier paso haciendo clic en él. Cuando esté satisfecho con su Recipe, haga clic en el botón Activar Recipe y confirma que quiere activarla.
- Su Recipe se ha creado y está activa. La verá en la lista de Recipes.
Cómo pausar una Recipe
Puede pausar una Recipe si solo quiere que esté activa temporalmente o si desea desactivarla de forma temporal.
En la versión nueva de la lista de Recipes, siga estos pasos:
- Haga clic en los puntos suspensivos verticales junto a la Recipe que quiere pausar y seleccione Pausa.
- Confirme la acción haciendo clic en «Pause Recipe».
- Para reanudarla, utilice los puntos suspensivos y haga clic en «Resume Recipe»
Recetas con errores
Cuando una Recipe aparece marcada como Failing, significa que algo ha fallado, normalmente debido a una dependencia que falta (como un Pool o campo eliminado). Los eventos activados durante este tiempo no se pierden. En su lugar, se almacenan en una cola de errores y se pueden reproducir una vez solucionado el problema.
Para evitar la pérdida de datos, no pausamos inmediatamente las Recipes con errores. Les damos 7 días para recuperarse. Si el problema continúa después de ese periodo, la Recipe se pausa automáticamente para evitar más errores y su estado cambia a «Fallido».
Para identificar las Recipes con errores, filtre por Recipe Status - Failing. Las Recipes con errores tendrán una advertencia ámbar junto al nombre, además de indicar cuánto tiempo ha pasado desde que comenzaron los errores y el motivo del error.
Recetas fallidas
Las Recipes fallan por uno de dos motivos. Puede faltar un objeto asociado a la Recipe o haberse eliminado el usuario que la creó. Cuando una Recipe falla, el propietario de la Recipe o los Super Admins, si no existe propietario, recibirán un correo electrónico con los detalles del fallo de la Recipe y los pasos que se pueden seguir para solucionarlo.
Para identificar las Recipes fallidas, filtre por Estado: Fallido. Las Recipes fallidas tendrán una advertencia roja junto al nombre, además de indicar cuánto tiempo ha pasado desde que fallaron y el motivo del fallo.
Recetas en curso
En las Recipes basadas en intervalos de tiempo (Recipes que se ejecutan según una programación), aparecerá un indicador de carga junto al nombre de la Recipe mientras se está ejecutando. Esto proporciona visibilidad en tiempo real de su progreso.
Qué muestra el indicador de carga:
Al pasar el cursor sobre el indicador, verá:
- El número estimado de contactos que se están actualizando (según cuántos coincidían con el filtro al inicio de la ejecución)
- El progreso actual
- La hora de inicio de la ejecución
No es necesario actualizar la página: esta información se actualiza automáticamente mientras se ejecuta la Recipe.
Esto le permite supervisar el rendimiento de la Recipe sin salir de la página ni comprobar manualmente las actualizaciones de estado.
Errores de Recipes
Una Recipe se desactivará cuando tenga errores que deban corregirse manualmente. En ese caso, la Recipe intentará ejecutarse 3 veces y, si sigue sin éxito, se desactivará automáticamente.
Si una Recipe basada en eventos tiene errores, no se desactivará, pero verá una notificación de error. Estas Recipes permanecerán en la cola para que puedan reproducirse una vez que la Recipe vuelva a estar en buen estado.
Cómo gestionar sus Recipes
En la lista de Recipes, tiene 3 formas principales de ordenar su lista de Recipes:
Buscar por nombre de Recipe: Puede ordenar fácilmente buscando el nombre de su Recipe
Estado: Busque entre todas las Recipes configuradas con los estados «Todo», «Activo», «En pausa», «RGPD» o «Fallido»
Etiquetas globales: busque o seleccione en una lista de etiquetas globales asociadas a su Recipe
Propietarios de las Recipes
Es importante tener en cuenta que, si necesita eliminar usuarios, primero debe auditar todas las Recipes que posean. Hay 2 escenarios para esto: eliminación temporal de un usuario y eliminación permanente de un usuario.
La eliminación temporal de un usuario es el método preferido y se puede realizar en Configuración, únicamente por parte de los administradores.
En las Recipes de intervalo de tiempo, cuando se elimina temporalmente un usuario, la Recipe se desactivará.
En el caso de una Recipe basada en eventos, los Super Admins de su organización recibirán un aviso por correo electrónico sobre las Recipes afectadas por la eliminación de ese usuario.
La eliminación permanente de un usuario es una función que se realiza en el backend y debe solicitarse mediante el envío de un ticket. Tenga en cuenta que, si se realiza esta acción, todas las Recipes creadas por usuarios eliminados permanentemente fallarán. Si desea eliminar permanentemente uno o varios usuarios, audite su lista de Recipes antes de solicitarlo. Todas las Recipes creadas por un usuario que vaya a eliminarse permanentemente deben volver a crearse o reasignarse antes de que pueda realizarse la eliminación. Su Customer Success Manager o el equipo de soporte de producto puede ayudarle a decidir cómo proceder.
Para obtener más información sobre la gestión de usuarios, haga clic aquí.