Bien que les utilisateurs ne puissent pas importer de pièces jointes de profil en masse, l’équipe chargée des données de Beamery peut faciliter l’importation en masse de pièces jointes de profil. Ce service est facturé, et vous devrez contacter votre Customer Success Manager (CSM) ou votre Solutions Delivery Consultant (SDC) Beamery pour en faire la demande. Votre CSM/SDC pourra vous fournir davantage d’informations ainsi qu’un tarif, en fonction des spécificités de votre demande d’importation de pièces jointes.  

Table des matières

Comment cela fonctionne-t-il ?
Types et tailles de fichiers pris en charge
Fichiers de mappage
Nombre de pièces jointes par contact
Analyse des pièces jointes
Stockage des fichiers après l’importation

Comment cela fonctionne-t-il ?

Pour faciliter l’importation en masse de pièces jointes de profil, Beamery héberge un serveur SFTP AWS pour le transfert de fichiers. L’utilisateur qui effectuera le transfert doit générer une clé SSH et partager la partie publique de cette clé avec Beamery. Beamery vous fournira ensuite les informations indiquant où transférer vos fichiers. Cela garantit que l’accès ne peut s’effectuer qu’avec la partie privée de la clé SSH générée.

Les fichiers que vous souhaitez partager doivent être placés dans un seul dossier appelé « attachments ». Une fois les fichiers chargés sur notre serveur SFTP, notre équipe commencera à importer en masse vos pièces jointes de profil. Si aucun délai d’exécution n’a encore été convenu, votre CSM ou SDC pourra vous renseigner à ce sujet.

Types et tailles de fichiers pris en charge

Beamery impose une limite stricte de 25 Mo pour la taille des pièces jointes. Tout fichier dépassant cette taille ne peut pas être ajouté à un profil. Les types de fichiers pris en charge sont les suivants : 

• .txt
• .doc/.docx
• .pdf
• .jpg/.jpeg/.tif/.png

Fichiers de mappage

En plus des pièces jointes que vous souhaitez importer dans Beamery, vous devrez fournir deux fichiers de mappage. Cela garantit que les fichiers sont joints au bon contact dans Beamery. Les fichiers de mappage doivent être structurés comme suit :

•  Un fichier contacts.csv contenant le prénom, le nom et les adresses e-mail des contacts, ainsi qu’une colonne d’identifiant unique au début (la colonne d’identifiant unique peut également contenir l’adresse e-mail)
• Un fichier attachments.csv contenant une colonne d’identifiant unique (qui sera mappée à celle du fichier contacts.csv), ainsi qu’une colonne contenant le chemin du fichier (y compris le nom et l’extension du fichier)

Fichier contacts.csv

Lors de l’importation, notre équipe utilisera l’adresse e-mail fournie dans le fichier de mappage pour vérifier si un contact correspondant à ces informations existe dans votre base de données. Si le contact existe, la pièce jointe sera ajoutée au contact existant. Si le contact n’existe pas, il sera créé à partir du nom du contact (et de l’adresse e-mail, si elle est fournie) indiqué dans le fichier de mappage, puis la pièce jointe sera ajoutée au contact nouvellement créé.

Si plusieurs pièces jointes sont ajoutées à un même contact ou si plusieurs contacts reçoivent la même pièce jointe, le fichier de mappage doit tout de même contenir une seule instance de chaque identifiant unique mappée à une pièce jointe unique, comme suit :

Fichier attachments.csv

Les fichiers et l’arborescence doivent être organisés comme suit :

Exemple du contenu de chaque dossier :

Liste détaillée des fichiers et dossiers de l’exemple partagé :

Si vous avez des questions sur la création de votre fichier de mappage, veuillez contacter votre CSM/SDC.

Nombre de pièces jointes par contact

Bien qu’il n’y ait aucune limite au nombre de pièces jointes que vous pouvez ajouter à un contact individuel, nous vous recommandons vivement de ne fournir que les fichiers les plus pertinents pour le contact et de profiter de cette occasion pour garantir la qualité des données. Au fil du temps, les candidats ont peut-être fourni de nombreux CV à votre équipe, dont certains peuvent être obsolètes. Nous vous recommandons de fournir uniquement la version la plus récente du CV d’un candidat. 

Les pièces jointes seront-elles analysées dans le profil Beamery ?

Toutes les pièces jointes ajoutées aux profils seront indexées pour la recherche, ce qui signifie que les informations qu’elles contiennent pourront être recherchées dans Beamery. L’analyse des pièces jointes, qui consiste à ajouter les informations qu’elles contiennent au champ correspondant du profil Beamery, est facultative lors de l’ajout de pièces jointes de profil en masse. L’analyse des pièces jointes importées en masse est un service facturé. Veuillez en parler à votre CSM/SDC lorsque vous demandez une importation de pièces jointes en masse. 

Stockage des fichiers après l’importation

Une fois les fichiers importés, ils seront supprimés conformément au délai défini dans l’énoncé des travaux (SOW). 

Vous avez d’autres questions sur l’importation de pièces jointes en masse ? Veuillez contacter votre CSM ou votre SDC.