Le profil de contact Beamery recueille un élément de données très important appelé Type de contact. Ce champ aide les organisations à gérer les contacts en double et peut être géré par une intégration et/ou une Recipe. Il permet aux utilisateurs finaux de distinguer les 4 types de contacts qu’ils rencontreront dans le CRM Beamery. Il est visible sur le profil de contact, dans les résultats de la barre Rechercher des contacts, et peut être utilisé dans les recherches et les filtres. Ces 4 types de contacts sont les suivants :
- Candidats externes
- Candidats internes
- Employés
- Anciens employés
Candidats internes et externes
Les candidats externes sont des contacts qui ne sont pas associés à l’organisation et qui sont synchronisés dans Beamery via l’intégration ATS.
Les candidats internes, en revanche, sont des contacts qui sont déjà employés par votre organisation, mais qui ont postulé en utilisant leurs informations de candidat (c’est-à-dire leur adresse e-mail personnelle, leur adresse postale, etc.) et qui sont synchronisés dans Beamery via l’intégration ATS. Ces profils Workday disposent d’un WorkerID qui sera utilisé pour déclencher le libellé Candidat interne sur un profil de candidat dans Beamery.
Candidats internes et employés
Les candidats internes sont envoyés à Beamery via l’intégration ATS. Les employés (ou travailleurs) sont synchronisés avec Beamery depuis le HCM.
Un enregistrement d’employé contient les informations du travailleur (c’est-à-dire son adresse e-mail professionnelle, son historique professionnel tel qu’il apparaît dans son profil de travailleur dans le HCM, etc.). En revanche, le candidat interne dispose de ses informations personnelles, qui ne sont pas celles du travailleur, synchronisées depuis l’intégration ATS.
Utiliser les types de contact
| Type de contact | Libellé dans l’interface | Mode de gestion | Comment l’activer |
|---|---|---|---|
| Internal Applicant | Intégration ATS (idéale) Si un WorkerID est présent sur le candidat Importateur de contacts ou Recipe Ajouté aux contacts via une importation CSV et/ou géré via une Recipe | Envoyer un ticket au support pour faire activer la fonctionnalité | |
| External Applicant | ATS Intégration (idéale) Si aucun WorkerID n’est présent sur le candidat Importateur de contacts ou Recipe Ajouté aux contacts via une importation CSV et/ou géré via une Recipe | Envoyer un ticket au support pour faire activer la fonctionnalité | |
| Employee | Intégration HCM (idéale) Si une extraction des employés est configurée avec le HCM et qu’un Worker ID est présent Importateur de contacts ou Recipe Ajouté aux contacts via une importation CSV et/ou géré via une Recipe | Contactez votre CSM pour plus de détails | |
| Alumni | Importateur de contacts ou Recipe Ajouté aux contacts via une importation CSV et/ou géré via une Recipe | Disponible automatiquement |
Mettre à jour les types de contact sans intégration ATS ou HCM
Bien qu’il soit recommandé par Beamery d’intégrer votre HCM et votre ATS, le champ Type de contact peut être géré manuellement via une Recipe. Lors de la création d’une Recipe, les administrateurs doivent utiliser l’action Update Contact Type pour contrôler le type de contact sans intégration.
Conclusion
Suivez les bonnes pratiques de Beamery lors de l’utilisation du Type de contact et utilisez une synchronisation automatique entre votre HCM et votre ATS pour gérer en toute confiance les candidats internes et externes ainsi que les employés et les anciens employés. Utilisez ces outils pour gérer les doublons potentiels provenant de votre ATS et utilisez l’identifiant Type de contact sur le profil afin de vous assurer de sélectionner le bon profil de contact dans la barre Rechercher des contacts.