Il existe différentes façons de gérer les contacts et les données dans votre CRM ; cet article se concentre uniquement sur les Vacancy Stages et les Vacancy Groups. 

Sommaire

Vacancy Stages
Pourquoi les Vacancy Stages sont-elles utiles ?
Comment utiliser le filtre Étape historique sur le poste
Comment les Vacancy Stages peuvent-elles être appliquées ?
Exemples de Vacancy Stages
Vacancy Groups
Conseils utiles sur les Vacancy Groups

Qu’est-ce qu’une Vacancy Stage ?

Une Vacancy Stage permet aux utilisateurs de suivre où en sont les candidats dans le processus de recrutement actif lorsqu’ils sont ajoutés à une offre dans Beamery ou l’ATS. Alors que les statuts peuvent concerner les talents passifs et les candidats qui ne sont pas pris en compte pour un poste actif, les Vacancy Stages sont conçues pour indiquer où se situe le candidat dans le processus d’une offre active. Les candidats peuvent également avoir plusieurs Vacancy Stages s’ils sont pris en compte pour plusieurs postes. Par exemple, un candidat peut avoir le statut « en entretien », tout en se trouvant dans les étapes « test de code » ou « centre d’évaluation final » d’une offre.             

Vacancy Stages avec une intégration ATS
En règle générale, avec une intégration ATS, les Vacancy Stages que vous configurez dans votre ATS sont automatiquement synchronisées avec Beamery. Toute mise à jour de la Vacancy Stage d’un candidat est répercutée dans les deux systèmes.

Vacancy Stages sans intégration ATS
Si Beamery est utilisé indépendamment d’un ATS, les utilisateurs Admin ou Super Admin peuvent personnaliser les Vacancy Stages dans les paramètres de Beamery. Ces étapes s’affichent ensuite lors de la création de nouvelles offres.

Pourquoi les Vacancy Stages sont-elles utiles ?      

Automatisation des workflows            
 

• Un changement d’Vacancy Stage peut être utilisé comme déclencheur dans une Recipe. Par exemple, le changement de l’étape d’un candidat en « Rejeté - Médaillé d’argent » peut déclencher la Recipe afin d’ajouter une Global Tag de médaillé d’argent et d’envoyer une campagne de réengagement de suivi. (Notez que toutes les intégrations ATS ne prennent pas cette fonctionnalité en charge.)
• L’appartenance à une offre donnée peut être utilisée comme filtre dans une Recipe. De plus, l’ajout à une offre peut être une action dans une Recipe, bien que l’attribution d’une étape spécifique ne soit pas possible.

Rapports 

• Vous pouvez créer des rapports sur le nombre de candidats dans une Vacancy Stage spécifique. Les rapports peuvent être utilisés pour analyser le nombre total de candidats à chaque Vacancy Stage pour l’ensemble des postes.

Comment utiliser le filtre Étape historique sur le poste

Le filtre Étape historique sur le poste permet de mesurer et de filtrer le nombre de candidats se trouvant dans une Vacancy Stage donnée au cours d’une période spécifique. Utilisez ce filtre dans vos rapports pour répondre à des questions telles que « combien de candidats se trouvaient dans la Vacancy Stage offer le mois dernier ? »

Il est important de faire la distinction suivante concernant le filtre Étape historique sur le poste : ce filtre affiche les candidats qui se trouvaient dans la Vacancy Stage pendant une période donnée. Il ne sera PAS limité aux candidats qui sont entrés dans une Vacancy Stage pendant une période spécifique. Par exemple, un filtre indiquant que le filtre Étape historique sur le poste est Offer, avec une plage de dates du 1er au 30 septembre, affichera tous les candidats dont la Vacancy Stage était offer pendant ces dates, quelle que soit la date à laquelle ils sont passés à cette Vacancy Stage.  

Si vous souhaitez trouver uniquement les candidats qui sont entrés dans la Vacancy Stage offer au cours du mois de septembre, vous devez ajouter un deuxième filtre. Utilisez ET Étape historique sur le poste n’est pas Offer avant le 1er septembre. Les résultats obtenus contiendront uniquement les candidats entrés dans la Vacancy Stage offer au cours du mois de septembre. 

Comment les Vacancy Stages peuvent-elles être appliquées ?

Les Vacancy Stages peuvent être appliquées avec :

• Extension
• Mini Profile
• Full Profile
• Intégration ATS
• Actions groupées

Les Vacancy Stages ne peuvent pas être appliquées avec :

• Recipe
• Flow
• CSV import

Exemples de Vacancy Stages

• Présélection téléphonique/VC
• Entretien 1
• Entretien 2
• Centre d’évaluation
• Test technique
• Offre
• Offre acceptée
• Références
• Candidat rejeté
• Entreprise rejetée

Création de Vacancy Stages

Les Admins et les Super Admins peuvent créer des Vacancy Stages en cliquant sur leur nom dans le coin supérieur droit de leur écran et en sélectionnant Paramètres, puis en recherchant Étapes de la vacance d’emploi sous Personnaliser Beamery.

Que sont les Vacancy Groups ?

Les Vacancy Groups permettent de regrouper des types d’offres similaires. Le plus souvent, ils sont organisés par département, équipe de recrutement ou région. Les offres peuvent ensuite être filtrées afin d’afficher uniquement celles enregistrées sous un groupe donné. Les Vacancy Groups peuvent également être utilisés avec les rapports sur le pipeline des offres afin d’afficher les données relatives à toutes les offres, réparties par groupe.      

Les Vacancy Groups peuvent être créés et modifiés par les Admins et les Super Admins en cliquant sur leur nom dans le coin supérieur droit de leur écran et en sélectionnant Paramètres, puis en recherchant Groupes de postes vacants sous Personnaliser Beamery.              

Conseils utiles sur les Vacancy Groups                          

• Pour les clients ayant une intégration ATS et qui créent des offres dans leur ATS, les Vacancy Groups, ou leur équivalent, sont généralement configurés et gérés dans votre ATS, puis les informations sont automatiquement synchronisées avec Beamery lorsque cela est possible.
• Certains recruteurs préfèrent utiliser des Global Tags plutôt que des Vacancy Groups pour catégoriser et regrouper les offres. Elles permettent d’afficher uniquement les offres pertinentes, tout en utilisant la structure de balises existante et en appliquant plusieurs balises à une même offre.
• Si vous publiez des offres sur une Beamery Page, les postes sont regroupés sous des intitulés de Vacancy Groups. Gardez cela à l’esprit lorsque vous configurez et gérez vos Vacancy Groups.