Les Recipes Beamery sont des workflows automatisés que vous pouvez utiliser pour gagner du temps, entretenir les relations avec les candidats, identifier les candidats pertinents et gérer facilement les candidats tout au long du processus de recrutement. Pour chaque Recipe, sélectionnez un déclencheur et une action automatisée, puis appliquez des filtres afin que votre Recipe ne fonctionne que pour les candidats répondant à des critères spécifiques.

Remarque : seuls les utilisateurs disposant d’autorisations de rôle Admin (Super Admin, Marketing Admin ou Sourcing Admin) peuvent créer et modifier des Recipes.

Table des matières

Comment créer une Recipe
Comment mettre une Recipe en pause
Recettes en échec
Recettes ayant échoué
Recettes en cours
Erreurs de Recipe
Comment gérer les Recipes
Propriétaires des Recipes

Comment créer une Recipe

1. Pour créer une Recipe, accédez au module Automatisation en cliquant sur l’icône en forme d’éclair dans le panneau de navigation de gauche. Cela vous dirigera vers votre liste de Recipes.
2. Familiarisez-vous avec la page Liste des Recipes.
   
   

   a. Exportez la liste des Recipes à l’aide du bouton Exporter.

   b. Ajoutez une nouvelle Recipe ici.

   c. Recherchez et filtrez la liste des Recipes. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de Recipe ou filtrer la liste par statut ou par balises globales.

   d. La vue en grille vous permet d’afficher facilement les informations les plus importantes concernant une Recipe en un coup d’œil. Cela inclut le statut, le propriétaire, la date de la dernière mise à jour de la Recipe et le nombre de fois où elle a été utilisée.

   e. Modifiez une Recipe en cliquant sur son nom.

   f. Les options supplémentaires disponibles ici vous permettent de dupliquer, de mettre en pause ou de supprimer une Recipe.

3. Pour créer une nouvelle Recipe, cliquez sur le bouton Ajouter une Recipe ; vous serez redirigé vers la page Créer Recipe.
   
4. Commencez par donner un titre à votre Recipe. Vous pouvez également choisir d’associer une balise globale (ou plusieurs balises globales) à votre Recipe. Cela peut vous aider à retrouver et à catégoriser vos Recipes ultérieurement.
   
5. Ensuite, choisissez l’action qui servira de déclencheur à l’action suivante dans la plateforme Beamery. Vous pouvez appliquer un ou plusieurs des déclencheurs suivants :
   • Statut - Vous devez préciser le statut qui lui a été attribué
   • Est créé - Vous pouvez préciser une source de création ou sélectionner Toute source de création
   • A soumis le formulaire - Disponible uniquement pour les clients utilisant Beamery Forms ; vous pouvez éventuellement préciser le formulaire, la question à laquelle il a été répondu et la réponse donnée (uniquement pour les listes déroulantes)
   • Est ajouté au poste vacant - Vous pouvez préciser une offre ou sélectionner « Tout poste vacant »
   • Phase de vacance - Vous devez préciser l’étape qui lui a été attribuée
   • Est ajouté au Pool - Vous pouvez préciser le Pool concerné ou sélectionner « N'importe quelle Pool »
   • S'est désabonné - Cela signifie qu’il a cliqué sur le lien « unsubscribe » dans une campagne
   • A soumis son consentement - Cette option est disponible pour les clients utilisant les fonctionnalités avancées de conformité de Beamery
   • Est vérifié - Disponible uniquement pour certains clients, ce déclencheur recherche dans votre base de données les contacts correspondant aux filtres appliqués à l’étape suivante (si vous choisissez cette option, les filtres seront obligatoires). En savoir plus.
   • A soumis le flux - Disponible uniquement pour les organisations dont le forfait Beamery inclut Convert, ce déclencheur vous permet d’effectuer une action sur les contacts ayant envoyé un flux. Vous pouvez également sélectionner plusieurs déclencheurs si nécessaire. Notez que cela signifie que la Recipe s’exécutera si l’un ou l’autre des déclencheurs se produit, plutôt que d’exiger qu’ils se produisent simultanément.
6. Les filtres sont facultatifs, mais ils peuvent vous aider à garantir que votre Recipe s’applique uniquement à un ensemble très précis de candidats. Les options de filtrage des Recipes sont exactement les mêmes que celles disponibles dans la vue en grille du CRM.
   

   Si vous utilisez le déclencheur « Est vérifié » (« every » X heure(s)), vous devez ajouter un filtre.

   Remarque sur la logique des filtres

   Il est important d’être vigilant lors de l’application des filtres afin de s’assurer que les opérateurs logiques (ET ou OU) sont appliqués de manière à produire le résultat attendu. Quelques exemples permettent de mieux l’illustrer.
   
   Commençons par examiner la logique entre les filtres. Il s’agit de la logique ET ou OU, que vous pouvez faire basculer avec le bouton Correspondre à n'importe lequel en haut à gauche du panneau des filtres (la logique active s’affiche devant le nom de chaque filtre supplémentaire) ; elle influe sur la logique utilisée entre les filtres de types différents. Sauf modification de votre part, la logique par défaut est ET, ce qui signifie que toutes les conditions indiquées par les filtres doivent être vraies pour que les contacts soient traités par la Recipe.
   
   Par exemple, dans la configuration de filtres ci-dessous, la liste de contacts correspondants se trouve dans le Pool « Operations » ET ne possède pas la balise globale « Dept - HR » sur son profil.
   
   
   
   Si nous cliquons sur le bouton Correspondre à n'importe lequel pour passer de ET à OU, la liste des contacts change. Cela s’explique par le fait que la liste inclut désormais tous les contacts du Pool « Operations » ainsi que tous les contacts qui ne possèdent pas la balise globale « Dept - HR » sur leur profil. Cela signifie que la Recipe traitera les contacts pour lesquels les deux conditions sont vraies, mais aussi ceux pour lesquels une seule des conditions est vraie.
   
   
   Il convient d’être tout aussi attentif lors de l’examen de la logique au sein de plusieurs instances du même filtre. Par défaut, lorsque vous cliquez sur « + Ajouter supplémentaire » pour ajouter une autre instance du même type de filtre, la logique est OU. Cela est indiqué visuellement par un badge OU entre chaque filtre supplémentaire et par le badge OU affiché en bas à gauche, à côté de Correspondre à n'importe lequel, sous la dernière occurrence du filtre.
   
   
   Dans l’exemple ci-dessous, la liste des contacts à traiter inclut toute personne membre de l’un des trois Pools indiqués. Cela signifie que tous les membres du Pool « Operations », tous les membres du Pool « IT Operations » et tous les membres du Pool « Maintenance Operations » seront traités.
   
   
   Cependant, si nous cliquons sur Correspondre à n'importe lequel en bas du filtre pour passer de OU à ET, la liste des contacts change (et le badge entre les filtres devient ET).
   
7. Sélectionnez la ou les actions à effectuer pour les candidats qui répondent aux critères que vous avez spécifiés dans les étapes de déclenchement et de filtrage :
   • Ajouter à la campagne - Vous devez préciser la campagne
   • Retirer de la campagne - Vous devez préciser la campagne
   • Ajouter au Pool - Vous devez préciser le Pool
   • Retirer de la Pool - Vous devez préciser le Pool
   • Affecter au poste vacant - Vous devez préciser l’offre
   • Supprimer du poste vacant - Vous devez préciser l’offre
   • Mettre à jour le statut à - Vous devez préciser le statut
   • Attribuer à l'utilisateur - Vous devez préciser un utilisateur auquel attribuer la propriété du contact
   • Ajouter une balise globale - Sélectionnez-la dans votre liste de balises globales existantes
   • Supprimer la balise globale - Sélectionnez une balise globale précise à supprimer du profil d’un contact
   • Mettre à jour le champ personnalisé - Définissez une réponse pour un champ personnalisé du profil du contact
   • Supprimer la valeur du champ personnalisé - Effacez une réponse pour un champ personnalisé du profil du contact
   • Ajouter à [nom de votre ATS] - Pour les clients utilisant une intégration ATS
   • Affecter à la source - Vous devez préciser la source
   • Ajouter une balise de profil - Vous pouvez choisir parmi les balises de profil déjà utilisées ou en créer une nouvelle
   • Mettre à jour le statut d'engagement :
     1. Do not contact - Empêche l’ajout du contact aux campagnes ou l’envoi de messages directs
     2. OK to contact - Les contacts précédemment marqués « Do not contact » peuvent à nouveau recevoir des messages
   • Mettre à jour le statut de la campagne :
     1. Do not campaign - Empêche l’ajout des contacts aux campagnes, mais ils peuvent toujours recevoir des messages directs
     2. OK to campaign - Les contacts précédemment marqués « Do not campaign » peuvent à nouveau recevoir des campagnes
   • Anonymiser - Supprime le profil afin que le même contact ne puisse pas être ajouté à nouveau. L’anonymisation est uniquement disponible dans les Recipes pour les clients utilisant les fonctionnalités avancées de conformité de Beamery.
   • Archive - Archive le profil du contact ; cette action peut être annulée
   • Supprimer - Supprime le profil ; la suppression d’un profil via une Recipe est irréversible
   • Mettre à jour la confidentialité - Marque les profils comme confidentiels et/ou les partage uniquement avec certains utilisateurs (disponible uniquement pour les clients disposant des fonctionnalités de recherche de cadres).
   • Mettre à jour le type de contact - Non disponible pour tous les clients, cette fonctionnalité permet d’attribuer un type de contact (ancien élève, contact externe ou employé) à un profil.
   • Ajouter une balise de profil - Ajoute une balise de profil au profil d’un contact. Vous pouvez également sélectionner plusieurs actions si nécessaire. Notez que cela signifie que la Recipe exécutera toutes les actions indiquées.
8. L’option Répéter la Recipe permet à la Recipe de s’exécuter plusieurs fois sur des contacts individuels. Si cette option n’est pas cochée, une Recipe ne peut agir qu’une seule fois sur un contact. Si votre Recipe doit pouvoir s’exécuter plusieurs fois sur un profil de contact, cochez la case Répéter la Recipe. 
9. Une fois que vous avez défini vos actions, vérifiez votre Recipe : le déclenchement, les filtres et les actions se trouvent tous sur la même page. 
10. Si vous souhaitez modifier votre Recipe, il vous suffit de modifier la section concernée. Une fois que votre Recipe vous convient, cliquez sur le bouton Activer Recipe, puis confirmez que vous souhaitez activer votre Recipe.
11. Votre Recipe a maintenant été créée et est active. Vous la verrez dans la liste des Recipes.

Comment mettre une Recipe en pause

Vous pouvez mettre une Recipe en pause si vous souhaitez qu’elle ne soit active que momentanément ou si vous voulez la désactiver temporairement.

Dans la nouvelle version de la liste des Recipes, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur les points de suspension verticaux à côté de la Recipe que vous souhaitez mettre en pause, puis sélectionnez Pause.
2. Confirmez l’action en cliquant sur « Pause Recipe ».
3. Pour la reprendre, utilisez les points de suspension et cliquez sur « CV »

Recettes en échec

Lorsqu’une Recipe est marquée comme étant Failing, cela signifie qu’un problème est survenu — généralement en raison d’une dépendance manquante (comme un Pool ou un champ supprimé). Les événements déclenchés pendant cette période ne sont pas perdus. Ils sont stockés dans une file d’attente des échecs et peuvent être rejoués une fois le problème résolu.

Pour éviter toute perte de données, nous ne mettons pas immédiatement les Recipes en échec en pause. Nous leur accordons 7 jours pour récupérer. Si le problème persiste au-delà de cette période, la Recipe est automatiquement mise en pause afin d’éviter d’autres erreurs et son statut devient « Échoué ».

Pour identifier les Recipes en échec, filtrez par statut de Recipe - En échec. Les Recipes en échec affichent un avertissement orange à côté de leur nom, ainsi que la durée écoulée depuis le début de l’échec et le motif de celui-ci.

Recettes ayant échoué

Les Recipes échoueront pour l’une des deux raisons suivantes. Soit un objet associé à cette Recipe est manquant, soit l’utilisateur qui l’a créée a été supprimé. Lorsqu’une Recipe échoue, le propriétaire de la Recipe ou les Super Admins, si aucun propriétaire n’existe, reçoivent un e-mail contenant les détails de l’échec de la Recipe et les étapes à suivre pour le résoudre.

Pour identifier les Recipes ayant échoué, filtrez par statut de Recipe - Échoué. Les Recipes ayant échoué affichent un avertissement rouge à côté de leur nom, ainsi que la durée écoulée depuis leur échec et le motif de celui-ci.

Recettes en cours

Pour les Recipes à intervalles réguliers (Recipes exécutées selon une planification), un indicateur de chargement apparaît à côté du nom de la Recipe pendant son exécution. Cela offre une visibilité en temps réel sur sa progression.

Informations affichées par l’indicateur de chargement :

Lorsque vous survolez l’indicateur, vous verrez :

• Le nombre estimé de contacts mis à jour (selon le nombre de contacts correspondant au filtre au début de l’exécution)
• La progression actuelle
• L’heure de début de l’exécution

Il n’est pas nécessaire d’actualiser la page : ces informations se mettent automatiquement à jour pendant l’exécution de la Recipe.
Cela vous permet de suivre les performances de la Recipe sans quitter la page ni vérifier manuellement les mises à jour de statut.

Erreurs de Recipe

Une Recipe est désactivée lorsqu’elle comporte des erreurs qui doivent être corrigées manuellement. Dans ce cas, la Recipe tentera de s’exécuter 3 fois, puis, si elle échoue toujours, elle sera automatiquement désactivée.

Si une Recipe basée sur un événement comporte des erreurs, elle ne sera pas désactivée, mais vous verrez une notification d’erreur. Ces Recipes resteront dans la file d’attente afin de pouvoir être rejouées une fois que la Recipe sera à nouveau opérationnelle.

Comment gérer vos Recipes

Dans la liste des Recipes, vous disposez de 3 moyens principaux pour parcourir votre liste de Recipes :

Rechercher par nom de Recipe : Vous pouvez facilement trier les Recipes en recherchant leur nom

Statut : Recherchez parmi toutes les Recipes définies sur les statuts « Tous », « Actif », « En pause », « RGPD » ou « Échoué »

Balises mondiales : recherchez/sélectionnez une balise globale dans une liste de balises associées à votre Recipe

Propriétaires des Recipes

Il est important de noter que si vous devez supprimer un utilisateur, vous devez d’abord vérifier toutes les Recipes dont cet utilisateur est propriétaire. Deux scénarios sont possibles : la suppression réversible d’un utilisateur et la suppression définitive d’un utilisateur.

La suppression réversible d’un utilisateur est la méthode privilégiée. Elle peut être effectuée dans les paramètres et uniquement par les administrateurs.

Pour les Recipes à intervalles réguliers, lorsqu’un utilisateur est supprimé de manière réversible, la Recipe est désactivée.

Pour une Recipe basée sur un événement, les Super Admins de votre organisation seront informés par e-mail des Recipes concernées par la suppression de cet utilisateur.

La suppression définitive d’un utilisateur est une opération effectuée sur le serveur principal et doit être demandée en envoyant un ticket. Sachez que si cette action est effectuée, toutes les Recipes créées par les utilisateurs définitivement supprimés échoueront. Si vous souhaitez effectuer la suppression définitive d’un ou plusieurs utilisateurs, veuillez vérifier votre liste de Recipes avant d’en faire la demande. Toutes les Recipes créées par un utilisateur dont la suppression définitive est prévue doivent être recréées ou réattribuées avant que la suppression puisse avoir lieu. Votre Customer Success Manager ou le support produit peut vous conseiller sur la marche à suivre.

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs, cliquez ici.