Vous pouvez automatiser les workflows dans Beamery afin que des messages soient envoyés aux candidats, qu’ils soient ajoutés à des pools ou à des postes automatiquement.  Cela vous fait gagner du temps en évitant d’effectuer manuellement des modifications sur les profils et permet à votre équipe de travailler à grande échelle. 

Table des matières

Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à une campagne
Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à un pool
Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à un poste

Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à une campagne

Après avoir créé une campagne déclenchée, vous définirez un ensemble de critères dans une Recipe Beamery. La campagne sera ainsi automatiquement envoyée à tout candidat répondant aux critères.

Vous ne pouvez pas ajouter manuellement de candidats à une campagne déclenchée. Ils seront ajoutés à une campagne uniquement s’ils répondent aux critères spécifiés dans la Recipe. Les candidats peuvent également être ajoutés automatiquement à une campagne dynamique via une Recipe.

1. Commencez par configurer une campagne déclenchée. Dans le menu de navigation situé à gauche, accédez à « Campagnes ». Sur la page Campagnes, cliquez sur le bouton « Créer une campagne » pour créer une nouvelle campagne.

2. Donnez un titre à votre campagne, puis sélectionnez l’option « Déclenchée ».

3. Les destinataires étant ajoutés automatiquement aux campagnes déclenchées via une Recipe, vous n’avez pas besoin d’ajouter de contacts. Vous pouvez commencer immédiatement à créer votre campagne, sans avoir à filtrer un groupe de candidats. Veillez également à sélectionner l’adresse e-mail depuis laquelle la campagne déclenchée sera envoyée.

4. Saisissez un objet et commencez à rédiger le premier point de contact à l’aide de texte et de variables, ou en téléchargeant un modèle enregistré. Planifiez l’envoi du premier point de contact immédiatement ou ultérieurement dans la fenêtre de planification située à gauche de la page.

5. Ajoutez d’autres points de contact à votre campagne déclenchée en cliquant sur le bouton « Ajouter un message » dans la section « Ajouter un autre Message? » en bas de la page. Vous pouvez également conserver votre campagne déclenchée avec un seul point de contact.

6. Créez votre campagne de zéro ou utilisez un modèle. 

7. Lorsque vous avez terminé de créer votre campagne déclenchée, cliquez sur le bouton vert « Publier... » en haut à droite de la page.

REMARQUE : vous ne pouvez lancer la campagne que si vous avez saisi un objet pour chaque point de contact par e-mail.

8. Après avoir cliqué sur « Publier... », vous pouvez confirmer avec « Publier les modifications » ou annuler.

REMARQUE : vous pouvez également configurer une campagne dynamique et ajouter automatiquement des candidats via une Recipe. Cependant, les campagnes dynamiques apparaissent aussi dans les menus déroulants des campagnes, ce qui permet aux utilisateurs d’ajouter manuellement et en masse des contacts à la campagne.

9. Maintenant que vous avez créé une campagne déclenchée, l’étape suivante consiste à créer une Recipe. Cette Recipe ajoutera automatiquement des candidats à la campagne. Remarque : seuls les utilisateurs disposant d’un rôle Admin (Super Admin, Sourcing Admin ou Marketing Admin) peuvent créer et modifier des Recipes.

10. Pour créer une Recipe, cliquez sur Automatisation dans le menu de navigation situé à gauche. Sur la page des Recipes, cliquez sur le bouton « Ajouter une Recipe » en haut à droite de la page pour lancer le créateur de Recipes.

11. Donnez à votre Recipe un nom intuitif qui indique l’action de la Recipe. Les Recipes sont composées de déclencheurs, d’actions et de filtres (facultatifs). Voici à quoi ressemble le créateur de Recipes :

12. Commencez par sélectionner un déclencheur pour votre Recipe.

Exemples de déclencheurs

• le statut d’un contact est modifié (précisez le statut)
• un contact est ajouté à Beamery (précisez par quelle méthode)
• est ajouté à un poste (précisez le poste concerné)
• est ajouté à un pool (précisez le pool concerné)
• s’est désabonné

13. Sélectionnez ensuite les filtres que vous souhaitez appliquer à votre Recipe

Exemples de filtres (facultatifs)

• un contact est attribué à un utilisateur (précisez l’utilisateur)
• un contact appartient à un poste (précisez le poste)
• appartient à un pool (précisez le pool)
• a le statut (précisez le statut)
• a pour source (précisez la source)

14. Enfin, sélectionnez une action pour votre Recipe. Dans cet exemple, utilisez l’action d’ajout à une campagne pour votre Recipe, puis sélectionnez une campagne spécifique.

15. Lorsque vous avez terminé de créer votre Recipe, cliquez sur le bouton Activer Recipe en haut à droite de la page. Vous pourrez vérifier la Recipe et l’activer.

16. Vous pouvez empêcher une Recipe d’ajouter automatiquement des candidats aux campagnes en retournant simplement dans Recipes, en cliquant sur les points de suspension verticaux, puis en sélectionnant « Pause ».

Exemples de Recipes :

• Ajouter des candidats à une campagne lorsqu’ils rejoignent un poste

• Ajouter des candidats à une campagne lorsqu’ils rejoignent un pool ET ont un statut donné

Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à un pool

Automatisez l’ajout de candidats aux postes et aux pools. Gérez vos candidats de manière fluide tout au long du pipeline et laissez Beamery s’occuper du travail manuel.

Remarque : seuls les utilisateurs disposant d’un rôle Admin (Super Admin, Sourcing Admin ou Marketing Admin) peuvent créer et modifier des Recipes.

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une Recipe » depuis l’écran Automatisation

2. Pour le nom, appelez la Recipe « Formulaire d’inscription » ou donnez-lui un autre nom de votre choix.

3. Pour le déclencheur, sélectionnez : « A soumis le formulaire »

4. Vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires si nécessaire. Dans cet exemple, si le candidat a répondu négativement à la question du formulaire « Auriez-vous besoin d’un parrainage ? ». Si vous ne souhaitez pas ajouter de filtre, cliquez simplement sur l’icône de corbeille du filtre.

5. Pour votre action, sélectionnez : « Alors Ajouter au Pool », puis sélectionnez le pool dans la liste.

6. Cliquez sur le bouton « Activer Recipe » en haut à droite pour vérifier et activer la Recipe.

7. Cette Recipe est maintenant créée et vous pouvez l’activer ou la mettre en pause à l’aide du bouton associé à la Recipe. Désormais, tous les contacts qui s’inscrivent via le formulaire Beamery concerné et envoient ces réponses seront automatiquement ajoutés à Beamery, puis à un pool. Un membre de l’équipe pourra ensuite examiner les prospects afin de les qualifier pour des pools de talents plus spécifiques, voire pour des postes.

Utiliser une Recipe pour ajouter des candidats à un poste

Vous pouvez ajouter automatiquement des candidats à des postes. Par exemple, dans le cas ci-dessous, si un candidat appartient au pool de talents « Professionnels de l’acquisition de talents » et que son statut passe à « Prêt pour le prochain poste ouvert », vous pouvez déclencher son ajout automatique au poste « Recruteur technique » dans Beamery.

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une Recipe » depuis l’écran Automatisation

2. Appelez la Recipe « Poste de recruteur technique » ou donnez-lui un autre nom de votre choix.

3. Pour le déclencheur, sélectionnez : « Lors du contact Statut », puis sélectionnez le statut X.

4. Pour les filtres, sélectionnez le filtre Pools EST X.

5. Pour votre action, sélectionnez : « Alors Affecter au poste vacant », puis sélectionnez le poste X.

6. Cliquez sur le bouton « Activer Recipe » en haut à droite pour vérifier et activer la Recipe.

La Recipe est maintenant active !