La fonctionnalité Booking Meetings de Beamery simplifie votre processus de planification des réunions en vous permettant d’inclure un lien de réservation de réunion dans les messages de campagne que vous envoyez aux candidats.
Comment les candidats peuvent-ils réserver des réunions dans votre calendrier directement depuis Beamery ? Vous partagerez les créneaux disponibles via une Availability Page partagée dans un message de campagne, puis les candidats choisiront le créneau qui leur convient, ce qui rend le processus simple et efficace. Vous trouverez ici un aperçu de la fonctionnalité Booking Meetings dans Beamery.
La modification d’une Availability Page vous permet de changer les créneaux que vous avez initialement créés pour cette page. Les options de personnalisation vous permettent de modifier l’identité visuelle d’une Availability Page et d’apporter des changements à l’expérience de réservation d’une réunion proposée aux candidats.
*Veuillez noter que la fonctionnalité Booking Meetings est uniquement disponible dans Campaign Editor V1. Si votre organisation utilise exclusivement Campaign Editor V2, consultez cette page pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
Sommaire
Comment modifier une Availability Page
Mettre à jour les détails de la réunion
Modifier le calendrier et les horaires de réunion disponibles
Réservations instantanées et pages de remerciement
E-mails de confirmation et rappels
Ajouter les informations requises pour la réservation
Personnaliser les éléments visuels de votre Availability Page
Enregistrer les modifications, prévisualiser les mises à jour et supprimer des Availability Pages
Comment modifier une Availability Page
- Ouvrez le Campaign Builder. Pour ce faire, vous pouvez créer une nouvelle campagne ou modifier une campagne existante.
- Dans le Campaign Builder, cliquez sur « Insert », puis sélectionnez « Calendar Availability » dans le menu qui s’affiche.
- Utilisez ensuite le menu déroulant pour sélectionner un calendrier, puis recherchez l’Availability Page que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez ensuite sur le bouton représentant des points de suspension verticaux de l’Availability Page que vous souhaitez mettre à jour, puis sélectionnez « Edit » dans le menu qui s’affiche.
Mettre à jour les détails de la réunion
La mise à jour des détails de votre réunion vous permet de renommer la réunion, d’ajouter un lieu ou un lien vers une réunion virtuelle, de mettre à jour les horaires des réunions pouvant être réservées et d’inclure une politique d’annulation. Suivez les étapes ci-dessous pour mettre à jour les détails de la réunion.
- Cliquez sur l’un des champs ci-dessous pour mettre à jour les informations.
| Field | Description |
| Meeting Title (a) | Le nom de la réunion, tel qu’il apparaîtra dans votre calendrier et dans celui du candidat une fois la réunion réservée. |
| Location (b) | Adresse indiquée pour une réunion en personne ou lien vers une salle de réunion en ligne pour les réunions virtuelles. |
| Duration (c) | La durée de la réunion qu’un candidat peut réserver. |
| Minimum Booking Notice (d) | Le délai minimal à respecter avant que la réunion puisse avoir lieu. |
| Minimum Cancel Notice (e) | Le délai minimal avant le début de la réunion pendant lequel le candidat peut annuler la réunion. |
| Future Limit (f) | La date jusqu’à laquelle le candidat peut réserver une réunion. |
| Buffer Time (g) | Le délai minimal entre deux réunions. |
| Cancellation Policy (h) | Un message qui s’affichera pour le candidat s’il essaie d’annuler la réunion. |
Modifier le calendrier et les horaires de réunion disponibles
Si vous devez modifier le calendrier dans lequel les réunions sont réservées ou mettre à jour les horaires de réunion disponibles pour tenir compte de changements dans votre emploi du temps, vous pouvez le faire en modifiant votre Availability Page existante.
- Cliquez sur l’onglet « Calendars » dans le menu de gauche, puis utilisez le menu déroulant pour mettre à jour le calendrier dans lequel les candidats seront invités à réserver une réunion.
- Mettez à jour les horaires disponibles pour les réunions en cliquant sur « Opening Hours » dans le menu de gauche, puis mettez à jour le fuseau horaire, les jours et les horaires auxquels vous souhaitez que les candidats puissent réserver une réunion.
Réservations instantanées et pages de remerciement
La fonctionnalité Booking Meetings de Beamery vous permet de choisir de modérer les réservations effectuées dans votre calendrier ou d’autoriser la réservation instantanée sans confirmation supplémentaire. Vous pouvez également mettre à jour le texte de remerciement qu’un candidat voit après avoir effectué une réservation. Cela peut être particulièrement utile si vous modérez vos réservations, car vous pouvez utiliser le message de remerciement pour informer le candidat du moment où il peut s’attendre à voir sa réunion confirmée.
- Sélectionnez « Booking Flow » dans le menu de gauche, puis choisissez d’abord si les nouvelles réunions doivent être réservées instantanément ou si elles nécessiteront une confirmation manuelle de votre part avant d’être confirmées.
- Choisissez ensuite si les candidats doivent voir la page de remerciement par défaut après avoir réservé une réunion ou si vous souhaitez les rediriger vers une page personnalisée. Cela peut être une bonne occasion de les diriger vers votre formulaire d’inscription à la communauté de talents ou vers une page de destination présentant votre proposition de valeur employeur.
E-mails de confirmation et rappels
La configuration d’e-mails de confirmation automatiques évite les inquiétudes et le travail manuel liés à la confirmation des réunions réservées. Les e-mails de rappel automatiques peuvent également contribuer à garantir un taux de présence élevé. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les e-mails de confirmation et de rappel.
- Sélectionnez « Reminders » dans le menu de gauche, puis cochez les cases pour choisir la manière dont les nouvelles réservations et les annulations doivent être confirmées.
- Utilisez le bouton « Add Reminder » pour créer des rappels avant la réunion.
Ajouter les informations requises pour la réservation
Pour réserver une réunion, un candidat doit fournir son nom et son adresse e-mail. Vous pouvez également configurer des champs supplémentaires afin de demander à vos candidats d’autres informations pertinentes nécessaires à la réservation d’une réunion. Vous pouvez, par exemple, demander le numéro de téléphone d’un candidat s’il réserve un appel téléphonique.
- Sélectionnez « Custom Fields » dans le menu de gauche, puis ajoutez les informations supplémentaires que vous souhaitez recueillir auprès des candidats au moment de la réservation en cliquant sur le bouton « Add Field ». Veuillez noter que les informations recueillies ici ne seront pas transférées dans les champs du profil du candidat. Nous vous recommandons d’utiliser un Beamery Form pour recueillir des informations exploitables sur vos candidats.
Personnaliser les éléments visuels de votre Availability Page
La mise à jour des éléments visuels de votre Availability Page vous permet de maintenir l’identité visuelle de votre entreprise tout au long du parcours du candidat et de créer une expérience mémorable et cohérente pour les candidats. Suivez les étapes ci-dessous pour personnaliser les éléments visuels de votre Availability Page.
- Sélectionnez l’option « Page Styles » dans le menu de gauche, puis cliquez sur l’un des champs pour mettre à jour les informations.
| Field | Description |
| Company Name (a) | Ajoutez ici le nom de votre entreprise afin de maintenir la cohérence de votre identité visuelle tout au long du processus de réservation de la réunion. |
| Custom Page Slug (b) | Créez un segment d’URL personnalisé pour l’URL de votre Availability Page. Remarque : nous vous recommandons de ne pas créer d’URL personnalisée, car celle-ci sera insérée sous forme de bouton dans votre message de campagne et les candidats ne verront pas l’URL. |
| Submit Button Label (c) | Mettez à jour le texte du bouton « Submit ». |
| Company Logo (d) | Importez le logo de votre entreprise pour l’afficher sur la page de réservation de la réunion. |
| Theme Color (e) | Choisissez une couleur correspondant à l’identité visuelle de votre entreprise. |
| Thank You Message (f) | Créez un message de remerciement personnalisé que les candidats verront après avoir réservé une réunion. |
Enregistrer les modifications, prévisualiser les mises à jour et supprimer des Availability Pages
- Au bas de la fenêtre modale de modification de l’Availability Page, vous verrez toujours les options « View Page » et « Save & Exit ».
- Utilisez « View Page » pour prévisualiser votre page et voir à quoi ressembleront vos modifications du point de vue du candidat.
- Utilisez « Save & Exit » pour enregistrer vos modifications et quitter la fenêtre modale de modification de l’Availability Page.
En résumé…
Les Availability Pages vous permettent d’utiliser la fonctionnalité Booking Meetings pour améliorer l’expérience des candidats et rationaliser votre flux de travail.
Vous avez une question sur la fonctionnalité Booking Meetings ? Contactez support@beamery.com.
Ressources supplémentaires
Présentation de la fonctionnalité Booking Meetings dans Beamery
Comment créer une campagne
Comment créer un formulaire