Les profils de candidats en double répartissent l'historique d'une même personne entre deux fiches, font perdre du temps à votre équipe et peuvent entraîner l'envoi deux fois du même message. Cet article vous explique comment empêcher la création de doublons, comment Beamery les fusionne automatiquement et comment les fusionner manuellement lorsque Beamery les signale. Il s'adresse à toute personne qui gère des contacts dans Beamery : équipes d'acquisition de talents, sourcers et administrateurs.

Pourquoi est-ce important ?

La fiabilité de votre base de données de talents repose sur la qualité de vos données. Lorsque les recruteurs peuvent leur faire confiance, l'adoption augmente dans toute l'équipe. Les profils en double produisent l'effet inverse : ils dispersent l'activité d'un candidat entre plusieurs fiches, créent un doute quant au profil correct et entraînent un travail en double. 

La gestion des doublons permet de conserver un seul profil par candidat, avec une chronologie complète et unique. Effectuez une recherche avant d'ajouter un contact, laissez la déduplication automatique faire le travail lorsque cela est possible et fusionnez les autres profils lorsque Beamery vous y invite.

Qui peut y accéder ?

La déduplication automatique s'applique à tous les contacts ajoutés à Beamery. Aucune configuration n'est nécessaire et rien ne doit être activé. La fusion manuelle est disponible pour les utilisateurs qui peuvent consulter et modifier les profils de contact.

Comment éviter les doublons avant leur création

La meilleure façon de gérer les doublons est d'éviter de les créer. Recherchez un contact dans Beamery avant de l'ajouter. Il existe trois façons de procéder.

Quick Search

Utilisez Quick Search pour trouver des contacts par nom, adresse e-mail ou identifiant ATS (Applicant Tracking System). Effectuez si possible une recherche par adresse e-mail, car c'est le moyen le plus fiable de confirmer que vous avez trouvé la bonne personne. Si une recherche par nom renvoie de nombreux résultats, utilisez plutôt les Data Filters (voir ci-dessous). Le Contact Type apparaît également dans la liste déroulante de Quick Search, ce qui vous permet de distinguer en un coup d'œil un profil d'employé d'un profil de candidat interne.

Effectuer une recherche depuis la Beamery Extension

La recherche dans la Beamery Extension fonctionne de manière similaire à Quick Search sur la plateforme. Cliquez sur l'icône de loupe pour ouvrir la recherche. Effectuez une recherche par adresse e-mail pour vous assurer d'avoir trouvé la bonne personne, ou par nom. Lorsque vous consultez un profil LinkedIn public, l'extension affiche automatiquement le contact s'il a déjà été créé dans Beamery avec son URL LinkedIn publique enregistrée.

Utiliser les Data Filters

Les Data Filters sont le meilleur moyen d'identifier un contact à partir de plusieurs points de données. Par exemple, vous pouvez
filtrer les contacts par adresse e-mail ET prénom ET nom. Une correspondance sur ces trois critères signifie que vous
pouvez être relativement certain que le résultat correspond à la même personne. Enregistrez la configuration du filtre en tant que Saved Filter, puis
réutilisez-la chaque fois que vous souhaitez vérifier l'absence de doublon avant d'ajouter un contact.

Fonctionnement de la déduplication automatique

Pour qu'une déduplication automatique ait lieu, un contact doit disposer d'un identifiant unique : une adresse e-mail ou l'URL d'un profil social, comme l'URL d'un profil LinkedIn public. L'adresse e-mail est l'identifiant unique privilégié, car c'est la seule information garantie comme étant propre à une personne.

Les identifiants uniques utilisés par Beamery comprennent :

• Adresse e-mail
• Lien vers un profil social
• Identifiant ATS
• WorkerID

Si un contact est ajouté avec un identifiant unique qui existe déjà sur un profil, les deux profils sont automatiquement fusionnés. Cela s'applique quelle que soit la manière dont le contact est ajouté : manuellement, via la Beamery Extension, via l'importation d'une feuille de calcul, ou via l'envoi d'un formulaire.

Exemple. Un collègue ajoute un contact depuis la Beamery Extension et indique son adresse e-mail. Six mois plus tard, vous importez le même contact avec la même adresse e-mail. Lors de l'importation, le profil que vous avez ajouté est automatiquement fusionné avec celui créé par votre collègue. Au lieu de voir « contact added » dans vos Notifications, vous verrez « contact updated ». Si le nom du contact correspond dans les deux profils, vous verrez également une alerte dans la section des informations du profil.

L'avantage : la déduplication automatique vous permet d'ajouter de nouvelles données aux profils existants. Lors d'une importation depuis une feuille de calcul, tant que chaque contact possède une adresse e-mail, les contacts qui existent déjà dans Beamery voient simplement leurs nouvelles informations ajoutées à leur profil existant. Certaines organisations utilisent cette fonctionnalité pour mettre à jour des champs en masse, y compris des champs personnalisés. Il en va de même pour les Beamery Forms : par défaut, les Forms exigent une adresse e-mail. Les données du formulaire d'un prospect qui revient sont donc ajoutées à son profil existant au lieu de créer un doublon.

Si des candidats portent le même nom, mais n'ont pas la même adresse e-mail ni la même URL de profil social, ils ne seront pas automatiquement fusionnés. Vous verrez à la place l'indicateur « Profil en double » sur ces profils. Suivez les étapes manuelles ci-dessous pour les examiner et les fusionner.

Comment fusionner manuellement des profils en double

Lorsqu'il existe plusieurs profils pour un même candidat, fusionnez-les en un seul profil afin d'éviter
toute confusion et tout travail en double. Suivez les étapes ci-dessous.

1. Ouvrez les options de fusion. Lorsque Beamery détecte des doublons potentiels, l'indicateur « Profil en double » apparaît en haut du profil. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre « Examiner les doublons potentiels ». Beamery identifie les doublons potentiels à l'aide de l'identifiant d'intégration (le cas échéant), de l'adresse e-mail, du lien vers un profil social et du nom complet. Si vous ne voyez pas l'indicateur de doublon, mais que vous êtes certain d'avoir trouvé des doublons, vérifiez que les noms des contacts correspondent exactement, en respectant la casse, actualisez la page et l'alerte devrait apparaître. Passez d'un doublon à l'autre à l'aide de la liste déroulante située en haut à droite.
   Si deux candidats portent le même nom et ont la même adresse e-mail, mais des identifiants ATS différents, l'alerte n'apparaîtra pas. Cela s'explique par le fait qu'ils sont synchronisés depuis votre intégration, où les profils sont traités séparément.
2. Examinez ce qui sera conservé et ce qui sera supprimé. Une fenêtre modale affiche chaque doublon potentiel identifié par Beamery, y compris le contact que vous consultez actuellement. Une icône de corbeille rouge indique chaque donnée qui sera supprimée du contact fusionné, afin que vous puissiez voir clairement quelles données sont conservées et lesquelles sont définitivement supprimées. Par exemple, si deux adresses e-mail portent chacune le libellé principale, toutes les adresses e-mail sont transférées vers le contact fusionné, mais le libellé principale est supprimé du contact en double, comme l'indique la corbeille rouge.
3. Examinez plus attentivement le profil si nécessaire. Pour consulter le profil complet d'un doublon potentiel avant de prendre votre décision, cliquez sur l'icône représentant une flèche diagonale à côté de son nom.
4. Passez d'un doublon à l'autre. S'il existe plusieurs doublons potentiels, passez de l'un à l'autre à l'aide des icônes en forme de flèche situées en haut à droite de la fenêtre modale. Seuls deux profils peuvent être fusionnés à la fois. Examinez et fusionnez donc chaque doublon l'un après l'autre.
5. Prenez une décision ou reportez-la. Si vous êtes certain que les profils ne sont pas des doublons, cliquez sur « Conserver les deux contacts ». Ils ne vous seront plus suggérés comme doublons à l'avenir, ni à vous ni aux autres membres de votre équipe. Si vous avez un doute, n'effectuez aucune action et fermez la fenêtre modale en cliquant sur le x en haut à droite. C'est peut-être le bon moment pour attribuer à un collègue une tâche visant à confirmer si les profils doivent être fusionnés.
6. Choisissez le profil principal. Une fois que vous avez confirmé que les profils sont des doublons, déterminez lequel sera le profil principal. Le profil fusionné rassemble les informations des deux profils, mais les informations du profil principal sont affichées comme principales. Par exemple, l'adresse e-mail du contact principal devient l'adresse e-mail principale et l'adresse e-mail du doublon apparaît comme adresse e-mail supplémentaire. Pour les champs à valeur unique tels que Statut, la valeur provient du contact principal. Sélectionnez le profil principal en cliquant sur le bouton radio situé en haut de ce contact.
7. Vérifiez et fusionnez. Examinez le résultat après fusion à l'extrême droite de la fenêtre modale, puis cliquez sur « Fusionner les contacts ».
   Une fois les contacts fusionnés, il est impossible d'annuler la fusion.

Après la fusion, le profil obtenu s'affiche. Les chronologies des deux profils d'origine sont combinées dans le nouveau profil fusionné. Notez que certains événements peuvent ainsi apparaître deux fois alors que vous vous attendriez à n'en voir qu'un, par exemple la manière et la date de création du profil.

Fusion automatique lors de l'importation d'un fichier CSV

Lorsque vous effectuez une importation CSV (valeurs séparées par des virgules), il est possible que vous importiez des contacts qui existent déjà dans Beamery. Beamery fusionne automatiquement les enregistrements en double dont les adresses e-mail
et/ou les URL de profils sociaux correspondent. Cela concerne à la fois les doublons présents dans le même fichier CSV et les candidats
déjà présents dans Beamery.

Si des candidats portent le même nom, mais n'ont pas la même adresse e-mail ni la même URL de profil social, ils ne seront pas automatiquement fusionnés, mais l'indicateur « Profil en double » apparaîtra sur ces profils. Suivez les étapes manuelles ci-dessus pour les examiner et les fusionner. Pour savoir comment effectuer une importation CSV, consultez Comment importer des contacts depuis une feuille de calcul dans Beamery.

Employés et candidats internes

Le Contact Type d'un profil est visible dans la liste déroulante de Quick Search. Cela vous permet de distinguer le profil d'un employé du profil de candidat interne de cette même personne, afin de ne pas fusionner deux fiches qui doivent rester distinctes.

Fusionner des contacts via l'API

Vous pouvez également fusionner des contacts en double via l'API (interface de programmation d'applications). Pour que cela fonctionne, aucun des deux contacts ne doit avoir été supprimé ou anonymisé. Notez que ce point de terminaison doit uniquement être utilisé pour maintenir les contacts synchronisés avec votre intégration ATS et qu'il doit être utilisé avec prudence, car il peut entraîner des problèmes d'intégrité des données avec l'ATS. Consultez les notes complètes destinées aux développeurs de l'API pour plus d'informations.

Conclusion et prochaines étapes

Vous pouvez désormais éviter les doublons en effectuant une recherche au préalable, compter sur la déduplication automatique lorsqu'un identifiant unique est présent et fusionner manuellement les profils en double lorsque Beamery les signale. Dans la mesure du possible, conservez les adresses e-mail sur vos contacts, car c'est ce qui permet à la déduplication de fonctionner.

Pour connaître les étapes associées, consultez Présentation du profil Beamery. Si une fusion ne se déroule pas comme prévu, contactez votre CSM (Customer Success Manager) ou Beamery Support.