Beamery propose plusieurs niveaux d’autorisation utilisateur. Le niveau d’accès et de visibilité requis sur la plateforme détermine le niveau d’autorisation le plus approprié pour vous et les membres de votre équipe. 

Des tableaux détaillés indiquant ce que chaque rôle peut voir et faire dans Beamery sont disponibles ici. Vous trouverez ci-dessous un bref résumé de chaque type de rôle.

• Super Admin : le rôle Super Admin est le type de rôle le plus puissant dans Beamery. Il permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de la plateforme incluses dans votre forfait, notamment de consulter les Pools et les Vacancies privés et de personnaliser la plateforme dans Settings. Le nombre d’utilisateurs disposant de ce niveau d’accès doit être limité à une seule personne ou à un très petit groupe au sein de votre organisation.
• Marketing Admin : les Marketing Admins peuvent accéder à toutes les parties du module Marketing, mais ne peuvent pas modifier d’autres paramètres configurables de Beamery, tels que les Global Tags ou les Vacancy Stages. Il est recommandé d’avoir au moins un utilisateur disposant de ce niveau d’autorisation afin de prendre en charge la publication des Pages et des Forms.
• Marketing Standard : les utilisateurs ayant le rôle Marketing Standard peuvent accéder aux modules CRM et Marketing, mais sont limités pour certaines autres actions : ils peuvent créer des Pages et des Forms, mais pas les publier. Il s’agit de la meilleure autorisation pour les utilisateurs dont les activités quotidiennes sont centrées sur le marketing des talents.
• Marketing Limited : les utilisateurs Marketing Limited disposent des fonctionnalités de base du CRM qui permettent de mener des activités simples de marketing des talents, notamment d’ajouter des contacts et d’envoyer des campagnes d’e-mails. Leur accès à d’autres modules marketing, tels que les Pages et les Forms, est limité.
• Sourcing Admin : les Sourcing Admins ont accès à la grande majorité des fonctionnalités du CRM, mais leur accès au module Marketing et à certaines actions dans Settings est limité. Ils peuvent consulter les rapports et ajouter de nouveaux utilisateurs au système, mais ne peuvent pas publier de Pages et de Forms ni accéder aux Events.
• Sourcing Standard : le rôle Sourcing Standard permet aux utilisateurs d’accéder à toutes les fonctionnalités CRM nécessaires pour effectuer les tâches habituelles de sourcing, notamment créer et envoyer des campagnes d’e-mails. Ce rôle convient particulièrement aux utilisateurs dont le travail quotidien est axé sur les activités de sourcing, mais qui ne participent pas au marketing des talents.
• Sourcing Limited : les utilisateurs Sourcing Limited ont accès aux fonctionnalités CRM les plus basiques, notamment la création de contacts, l’envoi d’e-mails directs et la consultation des Pools publics. Ce rôle convient aux utilisateurs qui doivent pouvoir consulter, ajouter et examiner des candidats, mais qui ne doivent pas avoir accès aux campagnes d’e-mails.
• Sourcing Confidential : le rôle Sourcing Confidential est disponible dans le cadre de l’ensemble de fonctionnalités Executive de Beamery. Il permet de garantir la confidentialité des candidats, en permettant à ses utilisateurs d’ajouter et de partager des contacts entre eux tout en les gardant privés pour les autres utilisateurs. Ce rôle est destiné aux utilisateurs dont le travail implique des activités de recherche de cadres ou de profils spécialisés.
• Recruiter Standard : ce rôle est similaire au rôle Sourcing Standard, mais offre en plus la possibilité d’utiliser le module Events. Les utilisateurs disposant de ce rôle ont les mêmes limitations que ceux ayant le rôle Sourcing Standard, avec la limitation supplémentaire de ne pas pouvoir utiliser les CSV Imports.
• Recruiter Confidential : les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent effectuer toutes les actions d’un utilisateur Sourcing Confidential, à l’exception des CSV Imports. Le rôle Recruiter Confidential permet également d’utiliser le module Events et d’établir des relations entre contacts.
• Restricted : les utilisateurs Restricted disposent de l’accès le plus basique au seul module CRM. Ils peuvent uniquement consulter les contacts qui ont été partagés avec eux. Bien qu’ils puissent ajouter des notes aux chronologies des contacts, ils peuvent consulter les champs de profil, mais pas les modifier. Ce niveau d’autorisation convient aux utilisateurs internes qui ne font pas partie de la fonction Talent ou aux parties prenantes externes participant à votre processus de recrutement.
• API : le rôle API peut être attribué à tout utilisateur nouveau ou existant. Il est conçu pour permettre à l’utilisateur d’accéder uniquement aux fonctionnalités nécessaires pour créer ou modifier des intégrations. Les utilisateurs disposant de ce rôle n’auront pas accès à l’interface utilisateur Beamery, mais uniquement à l’API. Ce rôle peut notamment être utilisé pour autoriser de manière sécurisée des fournisseurs externes à créer des intégrations avec votre système.
• Hiring Manager : le rôle Hiring Manager doit être réservé aux responsables qui examineront les candidats dans les Vacancies Beamery et collaboreront avec les recruteurs et les responsables du sourcing afin d’étalonner les postes vacants. Leur accès est donc limité aux sections People, Pools, Vacancies et Tasks. 

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Quel rôle utilisateur convient à un nouvel utilisateur ?

Chaque type d’utilisateur possède son propre ensemble d’autorisations. L’organigramme ci-dessous vous aidera à déterminer le rôle le plus adapté à un utilisateur donné.

Pour tirer le meilleur parti de la plateforme et prendre des décisions de recrutement plus collaboratives, nous vous recommandons vivement d’inviter toute votre équipe Talent à utiliser Beamery. Après tout, Beamery est conçu pour être la source unique de référence de votre organisation en matière de talents.

Remarque : seuls les utilisateurs Super Admin, Marketing Admin et Sourcing Admin peuvent inviter de nouveaux utilisateurs, supprimer des utilisateurs actuels et gérer les niveaux d’autorisation des utilisateurs. Seuls les Super Admins peuvent inviter d’autres Super Admins ou modifier leurs autorisations.

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Désactiver ou supprimer un utilisateur

Si vous devez supprimer un utilisateur, vous disposez de 2 options. 

Désactiver	Supprimer
Utilisez cette option pour les utilisateurs qui n’utiliseront pas Beamery pendant un certain temps, mais dont vous pensez qu’ils auront à nouveau besoin d’y accéder à l’avenir.	Utilisez cette option pour les utilisateurs qui ont quitté l’entreprise et auxquels vous ne souhaitez plus donner accès à Beamery.
Ces utilisateurs ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de sièges autorisés dans Beamery.	Ces utilisateurs ne sont pas comptabilisés dans le nombre total de sièges autorisés dans Beamery.

Remarque : les utilisateurs actifs et désactivés apparaîtront dans votre liste d’utilisateurs. Une fois qu’un utilisateur est supprimé, il n’apparaîtra plus dans votre liste d’utilisateurs. 

 

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Que se passe-t-il si un utilisateur supprimé ou désactivé est propriétaire d’un objet dans Beamery ?

Pools - Lorsqu’un utilisateur est supprimé ou désactivé, les Pools dont il était propriétaire ou gestionnaire afficheront désormais une valeur nulle dans le champ Owner/Manager. La mise à jour du Pool avec un nouveau propriétaire ou gestionnaire ne pose aucun problème.

Convert Flows - Lorsqu’un utilisateur est supprimé ou désactivé, les Convert Flows dont il était propriétaire afficheront désormais unknown user dans le champ du créateur. La mise à jour d’un Convert Flow qui n’a plus de propriétaire actif ne pose aucun problème.

Recipes - Lorsqu’un utilisateur est supprimé, les Recipes dont il était propriétaire n’afficheront plus de champ propriétaire, mais uniquement une date de création. La Recipe ÉCHOUERA si aucun utilisateur ne lui est associé. Pour en savoir plus sur l’échec d’une Recipe, cliquez ici. La désactivation d’un utilisateur n’entraînera pas l’échec d’une Recipe. 

Campaigns - Lorsqu’un utilisateur est supprimé ou désactivé, les Campaigns qu’il a créées ne seront plus envoyées. Les Campaigns devront être dupliquées depuis le profil d’un utilisateur actif. En outre, toutes les Recipes associées à la Campaign d’origine devront être mises à jour. Soyez prudent lorsque vous dupliquez une Campaign en cours. Pour éviter les envois en double, envisagez d’inclure dans votre Recipe mise à jour la logique suivante : 

CAMPAIGN RECEIVED IS NOT <original campaign name>

La suppression d’utilisateurs Beamery modifiera également vos rapports, car les enregistrements associés à ces utilisateurs seront eux aussi supprimés. Il est recommandé de désactiver les utilisateurs plutôt que de les supprimer afin de conserver une piste d’audit appropriée.  

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Rétablir des utilisateurs supprimés

Pour recréer un utilisateur supprimé, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour créer un utilisateur, en utilisant la même adresse e-mail de connexion que celle de l’utilisateur supprimé. Si l’utilisateur est recréé avec succès, une notification de réussite s’affichera.

Vous ne pourrez pas recréer l’utilisateur si l’adresse e-mail de connexion est déjà utilisée.

Si vous rencontrez des problèmes lors de la recréation de l’utilisateur, vous devrez contacter support@beamery.com.