Ce document fournit une vue d’ensemble de la gestion des pièces jointes des candidats lors du processus de synchronisation entre Workday (WD) et Beamery, en se concentrant sur les flux Attachment Push et Attachment Pull.
Catégories de pièces jointes des candidats
Dans Workday, les pièces jointes des candidats appartiennent à trois grandes catégories :
- Sur le profil du prospect : pièces jointes « Resume » visibles dans la section « Resume / Cover Letter » du profil du prospect.
- Sur la candidature : pièces jointes « Resume » visibles dans la section « Resume / Cover Letter » du profil de la candidature.
- Pièces jointes du candidat : section « Other Documents » sur les profils du prospect et de la candidature.
Dans Beamery, les pièces jointes des candidats sont classées comme suit :
- Pièces jointes liées à des candidatures.
- Pièces jointes non liées à des candidatures.
Comparaison des flux Attachment Pull et Push
Le tableau suivant récapitule les différentes versions des processus Attachment Pull et Attachment Push :
| Version | Attachment Pull | Attachment Push |
|---|---|---|
| Ancienne (avant fin 2023) | - Toutes les pièces jointes de la section « Resume/Cover Letter » de la candidature et du prospect.- Remarque : nous ne récupérons pas les pièces jointes de la section « Other Documents » du profil du candidat dans WD. | - Ignorer l’envoi si le document existe déjà dans WD, soit dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature, soit dans celle du prospect.- Pièce jointe envoyée à chaque section « Resume/Cover Letter » de candidature associée au profil du candidat.- Si aucune candidature n’existe, envoyer la pièce jointe dans la section « Resume/Cover Letter » du profil du prospect. |
| Actuelle | - Toutes les pièces jointes de la section « Resume/Cover Letter » de la candidature et du prospect.- Remarque : nous ne récupérons pas les pièces jointes de la section « Other Documents » du profil du candidat dans WD. | - Ignorer l’envoi si le document existe déjà dans WD, soit dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature, soit dans celle du prospect.- Envoyer la pièce jointe dans la section « Other Documents » du prospect et non dans une candidature ou un profil de prospect spécifique. |
|
Future (activée uniquement sur demande) |
- Toutes les pièces jointes de la section « Resume/Cover Letter » de la candidature et du prospect.- Remarque : nous ne récupérons pas les pièces jointes de la section « Other Documents » du profil du candidat dans WD. | - Envoyer la pièce jointe dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature dans WD si la pièce jointe est liée à la candidature dans Beamery et si aucune pièce jointe existante (avec le même nom de fichier) ne se trouve dans cette candidature spécifique dans WD. |
Ignorer les pièces jointes existantes
Lors du flux CandidatePush, nous empêchons le renvoi d’une pièce jointe vers Workday si elle existe déjà. Cette vérification compare les pièces jointes existantes dans Workday avec la pièce jointe provenant de Beamery en comparant :
- Le nom du fichier
- Le contenu du fichier
- La présence ou non de l’identifiant de la pièce jointe WD dans le nom du fichier.
Si l’un de ces trois critères est rempli, l’envoi de cette pièce jointe est ignoré.
Processus de mise en œuvre future
Beamery recommande le processus suivant pour mettre en place des stratégies Attachment Push précises :
- Un contact est ajouté à une offre (ce qui crée une candidature) dans Beamery.
- Dans l’espace de travail de l’offre de Smart Profile, les utilisateurs peuvent charger une nouvelle pièce jointe dans cette candidature.
- L’interaction Push to Workday envoie ensuite ce document dans Workday (les déclencheurs habituels d’envoi vers Workday restent applicables pour lancer une synchronisation vers Workday).
- La pièce jointe apparaît dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature associée dans Workday.
- Remarque : les utilisateurs devront charger les documents dans les candidatures nécessaires ; il n’existe actuellement aucun mécanisme permettant de « migrer » les pièces jointes préexistantes vers des candidatures.
Foire aux questions
Validation des pièces jointes
Puisque le terme « pièce jointe » désigne tout type de document, existe-t-il une règle de validation s’il s’agit d’un CV ? Par exemple, pour empêcher que des documents non officiels soient utilisés à la place des CV.
Le nouvel Attachment Push fonctionnera comme aujourd’hui. Dans le profil, il n’existe actuellement aucune validation limitant les types de documents que les utilisateurs peuvent charger comme pièces jointes. Notre nouvel envoi de pièces jointes vers Workday ne changera rien à cette fonctionnalité. Nous ne pouvons pas valider le contenu du document, uniquement le format du fichier. Ainsi, si un document est téléchargé et enregistré au format PDF, ce fichier peut être chargé dans Beamery et passer notre validation du type de fichier.
Actions des recruteurs et des chargés de sourcing
Un recruteur ou un chargé de sourcing doit-il ajouter une pièce jointe ou un CV dans Beamery chaque fois qu’il souhaite ajouter quelqu’un à une offre dans WD ?
Non, un contact peut être ajouté à une offre sans qu’une pièce jointe soit ajoutée. Le processus recommandé est le suivant :
- Le candidat est ajouté à une offre (et une candidature est donc créée).
- Dans l’espace de travail du poste vacant, les utilisateurs peuvent charger une nouvelle pièce jointe dans cette candidature.
- L’interaction Push to Workday envoie ensuite ce document dans Workday (les déclencheurs habituels d’envoi vers Workday restent applicables pour lancer une synchronisation vers Workday).
- La pièce jointe apparaît dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature associée dans Workday.
- Remarque : les utilisateurs devront charger les documents dans les candidatures nécessaires ; il n’existe actuellement aucun mécanisme permettant de « migrer » les pièces jointes existantes vers des candidatures.
CV obsolètes
Que se passe-t-il si un CV obsolète existe dans Beamery, mais qu’un contact est ajouté à une nouvelle offre dans WD ? L’ancien CV sera-t-il envoyé ?
Les anciens CV ne seront pas automatiquement joints à une nouvelle offre à laquelle le candidat postule. Cette action doit être effectuée manuellement, en joignant un document à la candidature. Cela garantit qu’une nouvelle pièce jointe puisse être chargée sans risquer qu’un ancien CV soit envoyé dans Workday avec la nouvelle candidature.
Candidats directs
Les candidats directs transférés de Workday vers Beamery n’auront pas leurs pièces jointes transférées vers BM, c’est bien cela ?
Nous récupérons les pièces jointes de Workday vers Beamery si la pièce jointe est stockée dans la section « Resume/Cover Letter » de la candidature que nous récupérons.
Lors de l’envoi, nous vérifierons si une pièce jointe existe déjà dans la candidature correspondante dans Workday avant de l’envoyer vers Workday.
- Si la pièce jointe existe dans la candidature dans Workday, nous n’enverrons pas cette pièce jointe vers Workday.
- Si elle n’existe pas dans Workday, nous enverrons la pièce jointe.