Objectif

Ce document présente les informations techniques et liées à la mise en œuvre concernant la conception de l’intégration Beamery | Workday.

Objectif de l’intégration Beamery | Workday

L’intégration certifiée Workday vous permet de combiner de manière fluide les processus de sourcing et de recrutement entre Beamery et Workday. Les postes créés dans Workday sont visibles dans Beamery, et les contacts identifiés dans Beamery sont visibles dans Workday.

En résumé : fonctionnement de l’intégration

Conception et diagrammes des flux d’intégration

Conception du flux de données - bidirectionnel

De Workday vers Beamery

Les entités ci-dessous sont intégrées périodiquement dans Beamery.

• Candidats - voir la section ci-dessous intitulée Candidats : importation des candidats Workday dans Beamery
• Postes - toutes les 15 minutes
• Pièces jointes des candidats - voir la section ci-dessous intitulée Candidats : importation des candidats Workday dans Beamery
• Candidatures - voir la section ci-dessous intitulée Candidats : importation des candidats Workday dans Beamery

De Beamery vers Workday

Dans Beamery, les utilisateurs peuvent déclencher l’envoi de nouveaux prospects vers Workday. Lorsque les utilisateurs mettent à jour des contacts possédant un identifiant Workday, ces mises à jour sont également synchronisées avec Workday quasiment en temps réel.

Détails de la conception de l’intégration

• Demandes de recrutement - de Workday vers Beamery

Workday est considéré comme la source de référence pour les demandes de recrutement et les candidatures. Ainsi, les mises à jour des demandes de recrutement et des candidatures sont synchronisées de Workday vers Beamery, et non de Beamery vers Workday.

• Contacts - de Beamery vers Workday

Workday Recruiting est utilisé comme système de suivi des candidatures, tandis que Beamery est utilisé comme système de gestion des talents. L’objectif principal est de pouvoir identifier des candidats qualifiés dans Beamery, que vous pouvez ensuite envoyer vers Workday Recruiting, ainsi que d’envoyer de nouvelles candidatures vers Workday.

• Déduplication des contacts

Workday et Beamery disposent tous deux de fonctionnalités permettant d’identifier les doublons, par exemple à l’aide de l’adresse e-mail. Il peut être pertinent de fusionner les candidats en double dans Workday avant leur intégration dans Beamery.

Dictionnaire et mappage

Détails du mappage des données des postes, des contacts et des candidatures

• Mappage des données des postes / demandes de recrutement
  • Cette page fournit des détails sur les étapes des postes, le statut des postes et le type de poste (type de temps)
• Mappage des données des contacts et des candidatures (en cours, veuillez vous adresser à votre consultant en intégration)

Filtres

Intégration et filtrage des candidats de Workday vers Beamery

Selon les bonnes pratiques Beamery, tous les candidats sont synchronisés par défaut depuis votre instance Workday vers votre instance Beamery (jusqu’à un maximum de 2 ans sur la base de la date de création du candidat dans Workday). La fonctionnalité d’enrichissement de Beamery vous offre une vue actualisée d’un candidat et augmente le vivier de candidats qualifiés dont vous disposez pour les postes difficiles à pourvoir.

Filtrage des contacts Les contacts à synchroniser de Workday vers Beamery peuvent être exclus en fonction des trois filtres ci-dessous, tels qu’ils apparaissent dans la réponse de l’API Web Service Workday. Les clients peuvent sélectionner le ou les filtres à appliquer ci-dessous. Aucun autre filtre n’est inclus. Do Not Hire (bool) Exclut les candidats marqués comme « Do Not Hire » dans Workday. Worker_Reference Exclut les candidats internes, définis par l’existence d’une valeur dans le champ Worker_Reference de Workday. Confidential (bool) Exclut les candidats marqués comme « Confidential » dans Workday. Votre équipe chargée de la mise en œuvre Customer Success abordera ce sujet avec vous pendant la phase de découverte.

Déduplication et fusion

Lorsque nous appelons l’API Get_Candidates et obtenons une liste de candidats, nous recherchons :

• De nouveaux candidats
• Des mises à jour de candidats existant dans Beamery

Il existe deux cas dans lesquels les candidats sont fusionnés :

Scénario 1

Si, lors de cet appel à Get_Candidates, nous constatons que deux candidats ou plus partagent les mêmes :

• Adresse e-mail
• Workday Candidate_ID

l’un de ces candidats (A) est intégré dans Beamery, et le second « doublon » (B) est fusionné avec le premier (A).

Remarque : le Scénario 1 ne parvient parfois pas à effectuer la déduplication, en raison de la conception de l’intégration des candidats.

• Nous détectons des doublons lorsqu’il y a A) un contact Beamery existant et B) un nouveau candidat WD correspondant qui arrive
• Pour synchroniser les candidats WD aussi rapidement que possible, nous en synchronisons jusqu’à 40 simultanément
• Si les candidats WD correspondants se trouvent dans ces 40 candidats arrivant simultanément, aucun des deux n’est encore un contact Beamery et les deux sont ajoutés

Scénario 2

Si, lors de l’appel à Get_Candidates, la réponse contient un candidat (A) qui partage un :

• Adresse e-mail
• Workday Candidate_ID

avec un contact existant dans Beamery (B), (A) est fusionné avec (B)

Scénario 3

Si, pour quelque raison que ce soit, la déduplication décrite dans les scénarios 1 et 2 ci-dessus échoue, l’utilisateur de Beamery est informé sur la page Contact Beamery du candidat (A) ou (B) que l’un de ces candidats est probablement un doublon de l’autre. L’utilisateur peut alors choisir de les fusionner manuellement.

Beamery peut exclure complètement de l’intégration tous les candidats détectés lors de l’appel à Get_Candidates qui partagent la même adresse e-mail et/ou le même Candidate_ID.

Suppression des contacts

Workday et Beamery disposent tous deux de fonctionnalités permettant de supprimer les données des contacts, les contacts ou les candidatures. La suppression est généralement réservée aux utilisateurs disposant de permissions élevées et peut être effectuée individuellement dans chaque outil. La prise en charge de la suppression individuelle pourra être étudiée lors de futures itérations.

RGPD relatif aux contacts

Workday et Beamery disposent chacun de leurs propres fonctionnalités pour se conformer aux réglementations du RGPD. Les demandes de suppression de données formulées par les candidats ne surviennent généralement pas régulièrement à grande échelle. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités RGPD de Workday et de Beamery comme outils indépendants au cours des premières itérations de l’intégration.

Conditions préalables et configuration

Du point de vue du client, la mise en place de l’intégration Workday est simple. Vous trouverez tous les détails sur la page Conditions préalables et détails de configuration de l’intégration Workday

Déclencheurs et fréquence

Candidats : importation des candidats Workday dans Beamery

L’intégration Workday d’une entreprise ne peut utiliser qu’une des deux stratégies suivantes : une stratégie basée sur le temps ou une stratégie basée sur RaaS :

• Dans le cadre d’une stratégie basée sur le temps

Les candidats sont intégrés dans Beamery au moyen de plusieurs fenêtres glissantes, en fonction de la date de création des candidats ou de leur dernière candidature à une demande de recrutement dans Workday. Le principe utilisé est que les candidats « actifs » (définis comme ayant été créés ou ayant postulé à une demande de recrutement récemment), ainsi que les mises à jour de ces candidats, doivent être intégrés fréquemment dans Beamery. Les candidats moins « actifs » (créés par exemple il y a 18 mois et n’ayant pas récemment postulé à une demande de recrutement) sont intégrés dans Beamery moins fréquemment. Vous trouverez ci-dessous une illustration de ce principe ainsi que des différentes fenêtres temporelles utilisées (remarque : les fenêtres décrites ci-dessous sont les fenêtres par défaut et peuvent être configurées).

Nous indiquons ces fenêtres temporelles dans nos requêtes adressées à Workday en utilisant l’élément Request_Criteria de l’API Web Service Workday, et plus précisément les champs Created_From et Applied_From.

• Dans le cadre d’une stratégie basée sur RaaS

Les candidats sont intégrés dans Beamery en appelant le point de terminaison de l’API RaaS, puis en récupérant leurs données depuis l’API Web Service Workday. Chaque point de terminaison de l’API RaaS correspond à un rapport conçu pour nous fournir une période spécifique de recherche des mises à jour (par exemple : candidats mis à jour au cours de la dernière heure, candidat mis à jour au cours des 3 derniers jours).

Fenêtres d’importation par défaut des candidats

Fenêtres d’importation par défaut des pièces jointes

Postes et contacts - flux des données

Fonctionnalité	De Workday vers Beamery	Règles	De Beamery vers Workday	Règles
Poste
Créer un poste
Mettre à jour un poste
Poste confidentiel		Nous importons les postes confidentiels et les mappons comme « Private » dans Beamery. Les postes privés dans Beamery ne sont visibles que par les super administrateurs et les responsables du poste
Contact
Créer un contact sans poste		Toutes les heures, nous importons les candidats de Workday dans Beamery		En cliquant sur le bouton « Add to Workday » ou en utilisant un déclencheur de Recipe
Créer un contact avec un poste		Toutes les heures, nous importons les candidats et les candidatures de Workday dans Beamery		En cliquant sur le bouton « Add to Workday » ou en utilisant un déclencheur de Recipe
Mettre à jour un contact		Toutes les heures, nous importons les candidats de Workday dans Beamery		En utilisant une Recipe, ou en configurant la mise à jour automatique lorsqu’une modification est apportée à un contact dans Beamery
Candidats confidentiels		Nous importons de Workday les candidats confidentiels [avec un profil prospect] et les marquons comme confidentiels dans Beamery. Seuls les super administrateurs et les utilisateurs avec lesquels le candidat a été partagé sont autorisés à consulter un candidat confidentiel.
Pièce jointe du contact (taille maximale de 5 Mo)
Fusionner un contact		Si un profil candidat est fusionné dans Workday avec un autre profil, nous fusionnons également les deux mêmes profils dans Beamery