Cette page vise à servir de document de référence général pour le flux d’intégration bidirectionnelle Workday, afin de vous aider à comprendre les options disponibles dans le cadre de l’intégration bidirectionnelle Workday certifiée par Beamery
Deux composants doivent être activés dans l’intégration bidirectionnelle Workday :
Composant 1 : mises à jour des contacts uniquement
Permet uniquement les mises à jour bidirectionnelles des profils, sans possibilité de créer des candidatures au nom d’un contact dans Workday.
Avec cette méthode, les contacts ayant déjà postulé à un poste dans Workday sont transférés vers Beamery, puis toute mise à jour supplémentaire de leur profil dans Beamery est renvoyée vers Workday, afin de mettre à jour leur profil Workday. Les profils dans Beamery doivent disposer d’un identifiant ATS pour que la mise à jour puisse être envoyée.
Avec cette méthode, nous supprimons tout bouton « Add to Vacancy » dans Beamery, ce qui empêche les utilisateurs de Beamery d’ajouter des contacts à des postes à pourvoir et donc de créer une candidature au nom d’un contact. Workday reste la source de référence pour les nouvelles candidatures.
Les recruteurs peuvent envoyer depuis la plateforme Beamery un message invitant à postuler, incluant un lien vers un poste ouvert, afin d’inviter un candidat à postuler dans Workday.
Composant 2 : créer une nouvelle candidature et un nouveau contact
Permet les mises à jour bidirectionnelles des profils et offre la possibilité de commencer des candidatures au nom d’un contact dans Workday.
Ce composant inclut les mises à jour des contacts : les contacts ayant déjà postulé dans Workday et existant dans Beamery voient toute mise à jour supplémentaire de leur profil dans Beamery être renvoyée vers Workday, afin de mettre à jour leur profil Workday.
Ce composant permet d’envoyer un nouveau contact de Beamery vers Workday et de créer une candidature « brouillon » dans Workday. Cette candidature ne renseigne automatiquement aucune donnée de questionnaire, mais préremplit une partie du profil du candidat avec les données présentes dans Beamery.
Méthode 1 : Cette opération peut être effectuée en créant une étape pré-ATS, qui est une étape préliminaire existant dans Beamery, mais pas dans Workday. Lorsqu’un recruteur ajoute un contact au poste à pourvoir dans Beamery, celui-ci passe à l’étape pré-ATS, puis est transféré vers Workday, où le contact et la candidature sont créés. Cette opération s’effectue selon une planification définie et est déclenchée par une recette dans Beamery.
Méthode 2 : Cette opération peut également être effectuée en activant un bouton Add to Workday sur le profil dans Beamery. La sélection de ce bouton crée le nouveau contact dans Workday et démarre les candidatures pour tous les postes à pourvoir auxquels il est associé dans Beamery. Cette action s’effectue en temps réel lorsque le bouton est sélectionné.
Il est important de noter que l’envoi des données inclut toutes les données et les postes à pourvoir associés au profil du contact dans Beamery. Si un contact se trouve à une étape pré-ATS pour plusieurs postes à pourvoir, ou si le bouton Add to Workday est utilisé, une candidature sera démarrée pour chacun des postes à pourvoir associés à ce contact.
Une notification personnalisée devra être créée dans Workday afin que toute candidature d’un contact créée par l’intégration Beamery fasse l’objet d’un texte spécifique, différent de celui de l’e-mail de confirmation habituel de votre candidature. Cette notification sera nécessaire pour inviter le candidat à terminer sa candidature dans Workday.
Effort et ressources nécessaires
L’effort est similaire pour les deux méthodes
- Les autorisations appropriées du domaine de sécurité PUT doivent être attribuées au groupe de sécurité Beamery par votre équipe d’administration Workday. Consultez les détails ici.
- Votre processus de recrutement doit tenir compte du fait que des données sont envoyées de Beamery vers Workday.
- Si vous utilisez la méthode 1 : une notification e-mail Workday personnalisée devra être créée par votre équipe Workday afin d’être envoyée à tout contact créé par l’intégration Beamery.
Calendrier
Nous vous recommandons de configurer l’intégration dans un tenant d’implémentation Workday disposant des autorisations PUT requises comme indiqué ci-dessus. Nous pourrons ensuite connecter votre environnement sandbox Beamery à ce tenant Workday.
Vous pourrez alors prendre tout le temps nécessaire pour tester le fonctionnement de l’intégration bidirectionnelle dans votre propre sandbox et votre tenant d’implémentation Workday.
Une fois satisfait du fonctionnement dans votre sandbox, nous pourrons l’activer dans votre environnement de production. Nous avons généralement besoin de quelques semaines de préavis pour planifier le travail et nous en discuterons avec vous une fois les tests dans la sandbox terminés.
Comment commencer
Si vous souhaitez étudier une option bidirectionnelle, informez-en notre équipe d’assistance à l’adresse support@beamery.com. Un consultant en intégration vous sera attribué pour vous accompagner.