Este documento proporciona una descripción general de cómo se gestionan los archivos adjuntos de los candidatos durante el proceso de sincronización entre Workday (WD) y Beamery, centrándose en los flujos Attachment Push y Attachment Pull.
Categorías de archivos adjuntos de candidatos
En Workday, los archivos adjuntos de los candidatos se dividen en tres categorías generales:
- En el perfil del candidato potencial: archivos adjuntos de tipo "Resume" visibles en la sección "Resume / Cover Letter" del perfil del candidato potencial.
- En la solicitud de empleo: archivos adjuntos de tipo "Resume" visibles en la sección "Resume / Cover Letter" del perfil de la solicitud de empleo.
- Archivos adjuntos del candidato: la sección "Other Documents" tanto en los perfiles del candidato potencial como de la solicitud de empleo.
En Beamery, los archivos adjuntos de los candidatos se clasifican de la siguiente manera:
- Archivos adjuntos que están vinculados a solicitudes.
- Archivos adjuntos que no están vinculados a ninguna solicitud.
Comparación de los flujos Attachment Pull/Push
La siguiente tabla resume las diferentes versiones de los procesos Attachment Pull y Attachment Push:
| Versión | Attachment Pull | Attachment Push |
|---|---|---|
| Anterior (antes de finales de 2023) | - Todos los archivos adjuntos de "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo y del candidato potencial.- Nota: no recuperamos archivos adjuntos de la sección "Other Documents" del perfil del candidato en WD. | - Omitir el envío si el documento ya existe en WD, ya sea en "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo o del candidato potencial.- El archivo adjunto se envía a cada sección "Resume/Cover Letter" de las solicitudes de empleo asociadas al perfil del candidato.- Si no existen solicitudes de empleo, el archivo adjunto se envía a la sección "Resume/Cover Letter" del perfil del candidato potencial. |
| Actual | - Todos los archivos adjuntos de "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo y del candidato potencial.- Nota: no recuperamos archivos adjuntos de la sección "Other Documents" del perfil del candidato en WD. | - Omitir el envío si el documento ya existe en WD, ya sea en "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo o del candidato potencial.- Enviar el archivo adjunto a la sección "Other Documents" del candidato potencial y no a una solicitud de empleo o perfil de candidato potencial específicos. |
|
Futura (habilitada solo previa solicitud) |
- Todos los archivos adjuntos de "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo y del candidato potencial.- Nota: no recuperamos archivos adjuntos de la sección "Other Documents" del perfil del candidato en WD. | - Enviar el archivo adjunto a "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo en WD si el archivo adjunto está vinculado a la solicitud de empleo en Beamery y si no existe un archivo adjunto (con el mismo nombre de archivo) en esa solicitud de empleo específica en WD. |
Omisión de archivos adjuntos existentes
Durante el flujo CandidatePush, evitamos volver a enviar un archivo adjunto a Workday si ya existe. Esta comprobación compara los archivos adjuntos existentes en Workday con el archivo adjunto de Beamery mediante la comparación de:
- Nombre del archivo
- Contenido del archivo
- Si el ID del archivo adjunto de WD forma parte del nombre del archivo.
Si se cumple cualquiera de estos tres criterios, se omite el envío de ese archivo adjunto.
Flujo de trabajo de la implementación futura
Beamery sugiere el siguiente flujo de trabajo para aplicar estrategias precisas de Attachment Push:
- Se añade un contacto a una vacante (lo que crea una solicitud) en Beamery.
- En el espacio de trabajo de la vacante de Smart Profile, los usuarios pueden cargar un nuevo archivo adjunto en esa solicitud.
- La interacción Push to Workday enviará entonces ese documento a Workday (los activadores habituales del envío a Workday siguen aplicándose para iniciar una sincronización de vuelta a Workday).
- El archivo adjunto aparecerá en la sección "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo relacionada en Workday.
- Nota: Los usuarios deberán cargar documentos en las solicitudes necesarias; actualmente no existe ningún mecanismo para "migrar" archivos adjuntos preexistentes a las solicitudes.
Preguntas frecuentes
Validación de archivos adjuntos
Dado que "archivo adjunto" hace referencia a cualquier tipo de documento, ¿existe una regla de validación para determinar si es un currículum? Por ejemplo, ¿para evitar que se utilicen documentos no oficiales en lugar de currículums?
El nuevo Attachment Push seguirá funcionando igual que en la actualidad. Dentro del perfil, actualmente no existe ninguna validación para limitar lo que los usuarios cargan como archivos adjuntos. Nuestro nuevo envío de archivos adjuntos a Workday no será diferente en este aspecto. No podemos validar qué contiene el documento, solo el formato del archivo. Por lo tanto, si se descarga un documento y se almacena como un archivo de tipo PDF, ese archivo se puede cargar en Beamery y superar nuestra validación del tipo de archivo.
Acciones de reclutadores y buscadores de talento
¿Un reclutador o buscador de talento debe añadir un archivo adjunto o currículum en Beamery cada vez que quiera añadir a alguien a una vacante en WD?
No, se puede añadir un contacto a una vacante sin añadir un archivo adjunto. El flujo de trabajo sugerido es:
- Se añade el candidato a una vacante (y, por lo tanto, se crea una solicitud).
- En el Vacancy workspace, los usuarios pueden cargar un nuevo archivo adjunto en esa solicitud.
- La interacción Push to Workday enviará entonces ese documento a Workday (los activadores habituales del envío a Workday siguen aplicándose para iniciar una sincronización de vuelta a Workday).
- El archivo adjunto aparecerá en la sección "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo relacionada en Workday.
- Nota: Los usuarios deberán cargar documentos en las solicitudes necesarias; actualmente no existe ningún mecanismo para "migrar" archivos adjuntos existentes a las solicitudes.
Currículums desactualizados
¿Qué ocurre si existe un currículum desactualizado en Beamery, pero se añade un contacto a una nueva vacante en WD? ¿Se enviará el currículum antiguo?
Los currículums antiguos no se adjuntarán automáticamente a ninguna vacante nueva a la que se haya postulado. Esta acción debe realizarse manualmente adjuntando un documento a la solicitud. Esto garantiza que se pueda cargar un archivo adjunto actualizado sin el riesgo de que se envíe un currículum antiguo a Workday en la nueva solicitud.
Candidatos directos
Los candidatos directos que pasan de Workday a Beamery no tendrán sus archivos adjuntos enviados a BM, ¿correcto?
Sí recuperamos archivos adjuntos de Workday a Beamery si el archivo adjunto está almacenado en la sección "Resume/Cover Letter" de la solicitud de empleo que estamos recuperando.
Durante el envío, comprobaremos si ya existe un archivo adjunto en la solicitud de empleo correspondiente en Workday antes de enviarlo a Workday.
- Si el archivo adjunto existe en la solicitud de empleo en Workday, no completaremos el envío de ese archivo adjunto a Workday.
- Si no existe en Workday, enviaremos el archivo adjunto.