La integración certificada con Workday permite combinar sin problemas los procesos de búsqueda y contratación de su equipo entre Beamery y Workday. En Beamery, puede ver las vacantes de Workday, y los contactos obtenidos en Beamery son visibles en Workday.

Comprender el flujo de datos con la sincronización bidireccional

En Beamery, los usuarios pueden activar el envío de nuevos prospectos a Workday. Cuando los usuarios actualizan contactos con un ID de Workday, las actualizaciones también se sincronizan con Workday prácticamente en tiempo real.

Para comprender mejor qué archivos se extraen y se envían en todos los objetos, consulte este artículo. 

ENVÍO bidireccional de Workday

• Envío de candidatos de Beamery → Workday mediante la API Put Candidate
• Envío de archivos adjuntos de Beamery → Workday como parte del envío del candidato.
  • Los archivos adjuntos se envían como parte del candidato; actualmente no son una entidad independiente.
  • Esta función se puede activar, por lo que no todos los clientes con integración bidireccional la tienen habilitada.
• Este artículo de soporte documenta los requisitos previos de nuestra integración con WD. Se requieren todos los permisos PUT para la integración bidireccional.

Desactivación del envío de solicitudes históricas

Para evitar que las solicitudes antiguas se vuelvan a abrir al enviar solicitudes de candidatos de Beamery a Workday, Beamery utiliza un «Application Index». Este índice verifica si se debe enviar una solicitud para garantizar que solo se tengan en cuenta las solicitudes pertinentes y actuales.

El índice comprobará si la solicitud:

• no está presente en Workday (es decir, el cliente la eliminó)
• y tampoco está presente en el índice de solicitudes (es decir, se eliminó anteriormente)
• pero SÍ está presente en el CRM de Beamery.

Si se cumplen todas estas condiciones, Beamery enviará la solicitud a Workday, siempre que se haya creado en Beamery durante las dos últimas semanas. Las solicitudes creadas hace más de dos semanas no se enviarán a Workday. Este plazo de dos semanas se puede configurar según las necesidades de su organización. Si su configuración está establecida en dos semanas y quiere cambiar ese plazo, póngase en contacto con su Customer Success Manager (CSM). 

Es importante tener en cuenta que esta comprobación solo se aplica a los candidatos que ya existen en Workday. No se aplica a los candidatos creados en Beamery que aún no existen en Workday. Por lo tanto, si Beamery no tiene un ID de ATS para un candidato, el índice de solicitudes considerará que dicho candidato no existe en Workday y, por tanto, no impedirá el envío. 

En el caso de los candidatos sin un ID de ATS, es posible que las solicitudes anteriores se vuelvan a abrir al enviarlas de vuelta a Workday. Actualmente se está desarrollando una solución para esta posibilidad.

Activadores del envío de candidatos

Independientemente de dónde se haya originado un contacto (Beamery o Workday), se establece una conexión entre los registros de ambos sistemas. Beamery almacena el ID de ATS de Workday en el contacto de Beamery y, por lo tanto:

• SI un contacto de Beamery tiene un ID de ATS (y, por tanto, ya está relacionado con un candidato o un prospecto en Workday), las actualizaciones realizadas en cualquiera de los siguientes campos del perfil de contacto en Beamery activarán una sincronización en la que se enviarán todos los datos disponibles para el ENVÍO del contacto, no solo el campo actualizado.
  • añadir una etiqueta de perfil
  • añadir una aptitud
  • añadir una etiqueta global
  • añadir experiencia
  • actualizar el teléfono
  • añadir formación
  • actualizar el correo electrónico
  • actualizar la ubicación
  • actualizar el nombre
  • añadir un idioma
• SI un contacto de Beamery no tiene un ID de ATS (es decir, el contacto se originó en Beamery), una actualización del perfil de contacto no activará una sincronización. Si quiere activar un envío de candidato para un contacto sin ID de ATS, el ENVÍO deberá activarse de una de las siguientes maneras:
  • Mediante el botón «Add to Workday» en el perfil de contacto
  • Mediante una Recipe Automation
    • Activador: cuando se añade el contacto a una vacante; cualquier vacante
    • Filtro: solo contactos con una etapa de vacante «Send to WD»
    • Acción: «Add to Workday»

¿Los contactos se ENVÍAN como prospectos o solicitantes?

• SI el contacto NO tiene un ID de ATS, lo que significa que anteriormente no era un candidato, y NO está asociado a una vacante de Workday en Beamery, Beamery envía el contacto como un prospecto a Workday. Esto se puede hacer, por ejemplo, mediante el botón «Add to Workday».
  
• SI el contacto NO tiene un ID de ATS, lo que significa que anteriormente no era un candidato, SÍ está asociado a una vacante de Workday en Beamery y NO está asociado actualmente a la solicitud de empleo en Workday, Beamery envía el contacto como solicitante candidato a la vacante asociada, en la primera etapa de «Review».
  
• SI un contacto SÍ tiene un ID de ATS, lo que significa que anteriormente era un candidato o prospecto, y SÍ está asociado a una vacante de Workday en Beamery, pero NO está asociado todavía a la solicitud de empleo en Workday, Beamery envía el contacto como solicitante candidato a la vacante asociada. 
  
• SI un contacto SÍ tiene un ID de ATS, lo que significa que anteriormente era un candidato o prospecto, SÍ está asociado a la vacante de Workday en Beamery y además SÍ está asociado ya a la solicitud de empleo en Workday, el envío solo actualizará el perfil del candidato en Workday.
  

Comportamientos del sistema que debe conocer

• La conversión de un prospecto en candidato en Workday normalmente da como resultado la sincronización de un contacto duplicado con Beamery. Esto sucede porque los dos tipos de contactos de Workday (prospecto y candidato) tienen distintos ID de ATS. La combinación de estos contactos en Workday no hará que los duplicados se combinen en Beamery.
• En este caso, los usuarios deberán utilizar la función Merge Candidate para sincronizar las combinaciones de perfiles de candidatos realizadas en Workday, combinando los mismos contactos en Beamery. Esta función aún no está disponible para nuestros clientes con integración bidireccional.

Consideraciones al purgar o eliminar prospectos o candidatos en Workday

Como actualmente no sincronizamos las actualizaciones de eliminación de Workday, es posible que los contactos permanezcan en Beamery después de haber sido eliminados en Workday. En este caso, el ID de ATS está vinculado a un candidato de WD eliminado. Esto provocaría que el ENVÍO a Workday fallara, porque el ID de ATS asociado al contacto en Beamery ya no existe en Workday. Beamery cuenta con mecanismos para eliminar los ID de ATS de los contactos de Beamery, lo que permitirá completar el ENVÍO. Este paso adicional requiere un esfuerzo coordinado con un miembro del equipo de ingeniería de Beamery. Póngase en contacto con su Customer Success Manager (CSM) o con el equipo de soporte de productos de Beamery para organizar este paso.