El CRM de Beamery y su integración con Workday ATS son una combinación potente que ayuda a su equipo a mantener una única fuente de información veraz en todos sus sistemas de contratación. De esta forma, sabe que Beamery tiene la información de contacto más reciente de Workday para que los reclutadores la utilicen al contactar con candidatos. Este artículo contiene respuestas a preguntas frecuentes sobre los flujos de datos, la eliminación de duplicados, el estado de las vacantes y mucho más. 

¿Por qué Beamery CRM es la integración certificada n.º 1 de Workday?

Beamery CRM mejora su Workday ATS mediante una integración segura que mantiene sus datos precisos, actualizados y sincronizados en ambos sistemas. Beamery es el único socio certificado de Workday para CRM y nuestra integración se basa completamente en API para ofrecer actualizaciones bidireccionales entre ambos sistemas casi en tiempo real. Con esta información precisa y actualizada al minuto, no hay riesgo de contactar con alguien que ya se encuentre en un proceso de solicitud. La integración de Beamery con Workday ATS es rápida de implementar, fiable y segura. 

Beamery trabaja constantemente en su asociación con Workday para darle más acceso, mejorar la API, crear un flujo de trabajo más sencillo para los reclutadores y ayudarle a encontrar el talento adecuado más rápido.

¿Puedo combinar 2 candidatos aunque ambos tengan un ID de Workday distinto?

Si más de un contacto del CRM de Beamery se ha obtenido de Workday ATS y cada uno tiene su propio ID único de ATS, Beamery no combinará estos contactos. Esto se debe a que se identifican como dos candidatos únicos y garantiza que, en caso de error, no se pierdan datos valiosos. Sin embargo, si 2 contactos tienen el mismo ID de Workday o coinciden sus correos electrónicos o enlaces sociales, estos candidatos se combinarán en Beamery.

Con la integración de Beamery con Workday ATS, podemos detectar si un candidato se ha combinado en el ATS y sincronizarlo según corresponda, garantizando que Beamery siga siendo una única fuente de información veraz incluso después de que un contacto se combine en Workday. Esto permite mantener la misma información del candidato independientemente del sistema en el que se encuentre y eliminar duplicados en el CRM de Beamery.

* Tenga en cuenta lo siguiente: esta función es limitada y solo está disponible para clientes que utilizan la sincronización unidireccional, y puede requerir configuración adicional. Solicite asistencia enviando un ticket. 

¿Qué ocurre con los registros de contactos en Beamery si se combinan 2 contactos en Workday?

Beamery puede sincronizar las combinaciones realizadas en Workday con Beamery mediante la obtención de los datos de combinación relevantes directamente de Workday.

Cuando se combinan dos contactos en Workday, Beamery transferirá esos datos y, si los dos contactos tienen el mismo ID de Workday, la misma dirección de correo electrónico o los mismos enlaces sociales, esos dos contactos se combinarán en Beamery.

Beamery muestra el historial de combinaciones en la cronología del contacto para que pueda ver qué contacto (origen) se combinó con cuál (destino).

Situaciones útiles de combinación en Workday

Actualmente disponible solo para integraciones unidireccionales.

Situación: varias solicitudes de empleo:
Durante una combinación, cuando el candidato de origen y el candidato de destino han solicitado el mismo puesto y las etapas (estado) son diferentes para cada uno (por ejemplo, «Rejected» y «Review»), Workday mantendrá dos solicitudes de empleo con las dos etapas diferentes para el candidato combinado.

Sin embargo, al transferirse a Beamery, solo mantenemos una solicitud de empleo: la solicitud de empleo y, por tanto, la etapa (estado) del candidato de destino. En Beamery, solo puede haber una solicitud para el mismo candidato y la misma vacante.

Situación: conservar los datos del origen después de combinarlos con el destino
Cuando se realiza una combinación en Workday, los campos «skill», «attachment», «language», «education», «source field» y «experience» del candidato de origen se pierden o eliminan. Sin embargo, Beamery conserva estos datos después de obtener y procesar la combinación.

Esto se hace para garantizar que Beamery conserve los mismos candidatos supervivientes después de una combinación realizada en Workday y sincronizada con Beamery.

Situación: cuando se crea un candidato de destino antes que el candidato de origen
Cuando se realiza una combinación, Beamery mostrará los campos «Full Name» del candidato de destino a partir de la sincronización con Workday. Workday mostrará los campos «Full Name» del candidato que se haya actualizado más recientemente o, si no se ha actualizado ninguno, del que se haya creado más recientemente.

Por lo tanto, en una situación en la que el candidato de origen se creó después que el candidato de destino, Workday mostrará el campo «Full Name» del candidato de origen y no el del candidato de destino. Sin embargo, Beamery mostrará el campo «Full Name» del candidato de destino, independientemente de cuál se haya actualizado o creado más recientemente. Esto se debe a que la lógica de combinación de Beamery difiere de la lógica de combinación de Workday.

La lógica de combinación de Beamery consiste en mostrar siempre los datos del candidato de destino. La lógica de Workday consiste en mostrar los datos del candidato que se haya actualizado más recientemente o, si no se ha actualizado ninguno, del que se haya creado más recientemente.

En esta situación, la discrepancia en el nombre se resolverá durante la siguiente sincronización con Workday.

Obtenga más información sobre cómo combinar candidatos duplicados en Beamery.

¿Qué ocurre en Beamery cuando se cubre una vacante de Workday?

Cuando una vacante en Workday se marca como «filled», el estado de la vacante en Beamery se marca como «closed».  Esto se realiza mediante una lógica de asignación personalizada y garantiza que Beamery y Workday nunca estén desincronizados. Esta función se habilitó el 30 de marzo de 2023 y permite sincronizar los estados a partir de ese momento. Esto significa que las vacantes marcadas como «filled» en Workday antes del 30 de marzo de 2023 no reflejarán este cambio.

Tenga en cuenta lo siguiente: puede solicitar asistencia para actualizar las vacantes históricas enviando un ticket.

¿Los archivos adjuntos, como los currículums, se sincronizan con Workday y desde Workday? 

¡Sí! Con la posibilidad de sincronizar archivos adjuntos, puede mantener una única fuente de información veraz para currículums, CV y portafolios en Beamery y Workday. Independientemente del sistema en el que se encuentre, sus datos —desde vacantes, solicitudes y archivos adjuntos de perfiles— estarán siempre actualizados. Nota: los archivos adjuntos deben tener un formato de archivo aceptado por Workday y pesar menos de 10 MB. 

Tipos de archivo aceptables 

*Tenga en cuenta lo siguiente

• La combinación de contactos en Beamery no inicia un envío a Workday.
• Los nuevos archivos adjuntos de Beamery se sincronizarán con Workday junto con nuevas solicitudes o cualquier actualización de campo en Beamery. 
• Para enviar archivos adjuntos (currículums) de Beamery a Workday, primero debe habilitar los permisos en Workday.

¿Se analizan en Beamery los currículums añadidos desde Workday?

Los currículums importados desde Workday no se analizan en Beamery. La integración con Workday es bidireccional y el análisis de currículums desde la integración podría sobrescribir los campos de experiencia en Workday. Para mantener la información más actualizada en su ATS, el análisis de datos no forma parte de la integración con Workday.

*Tenga en cuenta lo siguiente: esta función es limitada y puede requerir configuración adicional. Solicite asistencia enviando un ticket.