Propósito

Este documento abarca información técnica y centrada en la implementación relacionada con el diseño de la integración de Beamery | Workday.

Objetivo de la integración de Beamery | Workday

La integración certificada de Workday permite combinar fácilmente los procesos de búsqueda y contratación entre Beamery y Workday. Las vacantes creadas en Workday son visibles en Beamery, y los contactos obtenidos en Beamery son visibles en Workday.

En resumen: cómo funciona la integración

Diseño y diagramas del flujo de integración

Diseño del flujo de datos - Bidireccional

De Workday a Beamery

Las siguientes entidades se incorporan periódicamente a Beamery.

• Candidatos: consulte la sección siguiente titulada Candidatos: importar candidatos de Workday a Beamery
• Vacantes: cada 15 minutos
• Archivos adjuntos de candidatos: consulte la sección siguiente titulada Candidatos: importar candidatos de Workday a Beamery
• Solicitudes de candidatos: consulte la sección siguiente titulada Candidatos: importar candidatos de Workday a Beamery

De Beamery a Workday

En Beamery, los usuarios pueden activar el envío de nuevos prospectos a Workday. Cuando los usuarios actualizan contactos que tienen un ID de Workday, dichas actualizaciones también se sincronizan con Workday prácticamente en tiempo real.

Detalles del diseño de la integración

• Requisiciones: de Workday a Beamery

Workday se considera la fuente principal de verdad para las requisiciones y las solicitudes de empleo. Por lo tanto, las actualizaciones de requisiciones y solicitudes se sincronizan de Workday a Beamery, y no de Beamery a Workday.

• Contactos: de Beamery a Workday

Workday Recruiting se utiliza como sistema de seguimiento de candidatos, mientras que Beamery se utiliza como sistema de gestión del talento. El objetivo principal es poder obtener candidatos cualificados en Beamery, que posteriormente el usuario puede enviar a Workday Recruiting, además de enviar nuevas solicitudes a Workday.

• Desduplicación de contactos

Tanto Workday como Beamery cuentan con funciones para identificar duplicados, por ejemplo, mediante el correo electrónico. Se recomienda considerar la posibilidad de combinar los candidatos duplicados en Workday antes de incorporarlos a Beamery.

Diccionario y asignación de campos

Asignación detallada de datos de vacantes, contactos y solicitudes

• Asignación de datos de vacantes / solicitudes
  • Esta página incluye información sobre las etapas de las vacantes, el estado de las vacantes y el tipo de vacante (tipo de jornada)
• Asignación de datos de contactos y solicitudes (trabajo en curso; consulte a su consultor de integración)

Filtros

Incorporación y filtrado de candidatos de Workday a Beamery

Como práctica recomendada de Beamery, todos los candidatos se sincronizan de forma predeterminada desde su instancia de Workday hasta su instancia de Beamery (hasta un máximo de 2 años, según la fecha de creación del candidato en Workday). La función de enriquecimiento de Beamery le ofrece una vista actualizada de los candidatos y aumenta el grupo de candidatos de calidad disponibles para puestos difíciles de cubrir.

Filtrado de contactos Los contactos que se sincronizarán de Workday a Beamery pueden excluirse en función de los tres filtros siguientes, tal como aparecen en la respuesta de la API de servicios web de Workday. Los clientes pueden seleccionar qué filtros de los siguientes aplicar. No se incluyen otros filtros. Do Not Hire (bool) Excluye a los candidatos marcados como «Do Not Hire» en Workday. Worker_Reference Excluye a los candidatos internos, según lo determina la existencia de un valor en el campo Worker_Reference de Workday. Confidential (bool) Excluye a los candidatos marcados como «Confidential» en Workday. Su equipo de implementación de Customer Success tratará este tema con usted durante el proceso de descubrimiento.

Desduplicación y combinación

Cuando llamamos a la API Get_Candidates y obtenemos una lista de candidatos, buscamos:

• Candidatos nuevos
• Actualizaciones de candidatos que existen en Beamery

Hay dos casos en los que se combinarán candidatos:

Escenario 1

Si en esa llamada a Get_Candidates vemos dos o más candidatos que comparten los mismos:

• Correo electrónico
• Candidate_ID de Workday

y existen, uno de estos candidatos (A) se incorpora a Beamery y el segundo «duplicado» (B) se combina con el primero (A).

Nota: el Escenario 1 a veces no logra desduplicar debido al diseño de la forma en que incorporamos los candidatos.

• Vemos duplicados cuando hay A) un contacto existente en Beamery y B) un candidato nuevo de WD coincidente que llega
• Para sincronizar los candidatos de WD lo más rápido posible, sincronizamos hasta 40 al mismo tiempo
• Si los candidatos de WD coincidentes se encuentran entre esos 40 que llegan al mismo tiempo, ninguno es un contacto de Beamery y ambos se añaden

Escenario 2

Si al realizar la llamada a Get_Candidates vemos en la respuesta un candidato (A) que comparte un:

• Correo electrónico
• Candidate_ID de Workday

con un contacto existente en Beamery (B), (A) se combinará con (B).

Escenario 3

Si por cualquier motivo falla la desduplicación detallada en los escenarios 1 y 2 anteriores, se notifica al usuario en Beamery, en la página de contactos de cualquiera de los candidatos (A) o (B), que probablemente uno de estos candidatos sea un duplicado del otro. A continuación, el usuario puede elegir combinarlos manualmente.

Beamery puede excluir por completo de la incorporación todos los candidatos que veamos en la llamada a Get_Candidates que compartan el mismo correo electrónico o Candidate_ID.

Eliminación de contactos

Tanto Workday como Beamery cuentan con funciones para eliminar datos de contacto, contactos o solicitudes. La eliminación suele estar reservada a usuarios con permisos elevados y puede realizarse individualmente en cada herramienta. La compatibilidad con la eliminación individual se puede revisar en futuras iteraciones.

RGPD de los contactos

Tanto Workday como Beamery cuentan con sus propias funciones para cumplir con las normativas del RGPD. Las solicitudes de eliminación de datos por parte de los candidatos no suelen producirse periódicamente a gran escala. Durante las primeras iteraciones de la integración, puede utilizar las funciones del RGPD de Workday y Beamery como herramientas independientes.

Requisitos previos y configuración

Desde la perspectiva del cliente, crear la integración de Workday es sencillo. Puede encontrar todos los detalles en la página Detalles de los requisitos previos y la configuración de la integración de Workday 

Activadores y frecuencia

Candidatos: importar candidatos de Workday a Beamery

La integración de Workday para una empresa solo puede utilizar una de las dos estrategias siguientes: una estrategia basada en tiempo o una estrategia basada en RaaS:

• En la estrategia basada en tiempo

Los candidatos se incorporan a Beamery en varias ventanas deslizantes, según el momento en que se crearon o solicitaron por última vez un puesto en Workday. El principio que utilizamos es que los candidatos «activos» (definidos como aquellos que se han creado o que han solicitado recientemente un puesto), así como las actualizaciones de dichos candidatos, deben incorporarse a Beamery con frecuencia. Los candidatos menos «activos» (por ejemplo, aquellos que se crearon hace 18 meses y no han solicitado recientemente un puesto) se incorporan a Beamery con menor frecuencia. A continuación se muestra una ilustración de este principio y de las distintas ventanas de tiempo que utilizamos (nota: las ventanas que se describen a continuación son las predeterminadas y se pueden configurar).

Especificamos estas ventanas de tiempo en nuestras solicitudes a Workday utilizando el elemento Request_Criteria de la API de servicios web de Workday, concretamente los campos Created_From y Applied_From.

• En la estrategia basada en RaaS

Los candidatos se incorporan a Beamery mediante una llamada al endpoint de la API de RaaS y, a continuación, sus datos se extraen de la API de servicios web de Workday. Cada endpoint de la API de RaaS procede de un informe creado para ofrecernos una ventana de consulta retrospectiva específica de las actualizaciones (por ejemplo: candidatos actualizados en la última hora, candidatos actualizados en los últimos 3 días).

Ventanas predeterminadas para la importación de candidatos

Ventanas predeterminadas para la importación de archivos adjuntos

Vacantes y contactos: flujo de datos

Función	De Workday a Beamery	Reglas	De Beamery a Workday	Reglas
Vacante
Crear vacante
Actualizar vacante
Vacante confidencial		Importamos las vacantes confidenciales y las asignamos como «Private» en Beamery. Las vacantes privadas en Beamery solo son visibles para los superadministradores y los responsables de las vacantes
Contacto
Crear contacto sin vacante		Cada hora importamos candidatos de Workday a Beamery		Al hacer clic en el botón «Add to Workday» o mediante un activador de Recipe
Crear contacto con vacante		Cada hora importamos candidatos y solicitudes de Workday a Beamery		Al hacer clic en el botón «Add to Workday» o mediante un activador de Recipe
Actualizar contacto		Cada hora importamos candidatos de Workday a Beamery		Mediante una Recipe, o se puede configurar para que se actualice automáticamente cuando se realiza un cambio en un contacto en Beamery
Candidatos confidenciales		Importamos candidatos confidenciales [con perfil de prospecto] de Workday y los marcamos como confidenciales en Beamery. Solo los superadministradores y los usuarios con quienes se haya compartido el candidato tienen permiso para ver un candidato confidencial.
Archivo adjunto del contacto (tamaño máximo: 5 MB)
Combinar contacto		Si un perfil de candidato se combina en Workday con otro perfil, también combinamos los mismos dos perfiles en Beamery