Esta página tiene como objetivo servir como un documento general de una página sobre el flujo de la integración bidireccional de Workday, para ayudarle a comprender las opciones disponibles dentro de la integración bidireccional certificada de Workday de Beamery

Hay dos componentes que se deben habilitar en la integración bidireccional de Workday:

Componente 1: solo actualizaciones de contactos

Habilita únicamente las actualizaciones bidireccionales de perfiles, excluyendo la posibilidad de crear solicitudes en nombre de un contacto en Workday.

Con este método, los contactos que ya hayan solicitado un puesto en Workday se transferirán a Beamery y, posteriormente, cualquier actualización adicional de su perfil en Beamery se enviará de vuelta a Workday, actualizando su perfil de Workday. Para que se realice el envío de la actualización, los perfiles en Beamery deben tener un ID de ATS.

Con este método, eliminaríamos cualquier botón «Add to Vacancy» en Beamery, quitando a los usuarios de Beamery la posibilidad de añadir contactos a vacantes y, por lo tanto, de crear una solicitud en nombre de un contacto. Workday sigue siendo la fuente de verdad para las nuevas solicitudes.

Los reclutadores pueden enviar un mensaje de invitación para solicitar un puesto desde la plataforma Beamery, incluido un enlace a una vacante abierta, para invitar a un candidato a realizar la solicitud en Workday.

Componente 2: crear una nueva solicitud y un contacto

Habilita las actualizaciones bidireccionales de perfiles e incluye la posibilidad de iniciar solicitudes en nombre de un contacto en Workday.

Este componente incluye actualizaciones de contactos: los contactos que ya hayan realizado una solicitud en Workday y existan en Beamery tendrán cualquier actualización adicional de su perfil en Beamery enviada de vuelta a Workday, actualizando su perfil de Workday.

Este componente añade una forma de enviar un nuevo contacto de Beamery a Workday, creando una solicitud «borrador» en Workday. Esta solicitud no completa automáticamente ningún dato del cuestionario, pero rellena previamente parte del perfil del candidato con los datos disponibles en Beamery.

Método 1: Esto se puede hacer creando una etapa de vacante previa al ATS, que es una etapa preliminar que existe en Beamery, pero no en Workday. Cuando un reclutador añade un contacto a la vacante en Beamery, este pasará a la etapa de vacante previa y, posteriormente, se enviará a Workday, creando el contacto y la solicitud. Esto ocurriría de forma programada y se activaría mediante una receta en Beamery.

Método 2: Esto también se puede hacer habilitando un botón Add to Workday en el perfil de Beamery. Al seleccionar este botón, se creará el nuevo contacto en Workday y se crearán las solicitudes iniciadas para cualquier vacante a la que esté asociado en Beamery. Esta acción se produce en tiempo real al seleccionar el botón. 

Es importante tener en cuenta que el envío de datos incluye todos los datos y las vacantes asociadas al perfil del contacto en Beamery. Si un contacto se encuentra en una etapa de vacante previa para varias vacantes, o si se utiliza el botón Add to Workday, se iniciará una solicitud para todas las vacantes asociadas a ese contacto.

Será necesario crear una notificación personalizada en Workday para que cualquier solicitud de contacto creada por la integración de Beamery reciba un texto específico, diferente del correo electrónico de confirmación habitual de su solicitud. Esta notificación será necesaria para invitar al candidato a completar su solicitud en Workday.

Esfuerzo y recursos necesarios

El esfuerzo es similar para ambos métodos

• El equipo de administración de Workday deberá asignar los permisos correctos del dominio de seguridad PUT al grupo de seguridad de Beamery. Consulte los detalles aquí. 
• Su proceso de contratación debe tener en cuenta que se están enviando datos de Beamery a Workday.
• Si utiliza el Método 1: su equipo de Workday deberá crear una notificación de correo electrónico personalizada de Workday para enviarla a cualquier contacto creado por la integración de Beamery.

Cronograma

Recomendamos configurar la integración en un tenant de implementación de Workday con los permisos PUT necesarios indicados anteriormente; a continuación, podremos conectar su entorno sandbox de Beamery a dicho tenant de Workday. 

Después, podrá dedicar todo el tiempo que necesite a probar el comportamiento de la integración bidireccional en su propio entorno sandbox y en el tenant de implementación de Workday.

Cuando esté satisfecho con el comportamiento en su sandbox, podremos habilitarla en su entorno de producción. Normalmente, necesitaremos unas semanas de antelación para planificar el trabajo y lo hablaremos con usted una vez que haya completado las pruebas en el sandbox.

Cómo empezar

Si le interesa explorar una opción bidireccional, informe a nuestro equipo de soporte escribiendo a support@beamery.com. Se asignará un consultor de integración para ayudarle.