LinkedIn CRM Connect synchronise vos données entre Beamery et LinkedIn afin de vous aider à simplifier votre processus de recrutement, à gagner du temps lors de la création de viviers de talents et à entretenir les relations avec les candidats grâce à des données à jour provenant de LinkedIn.

Voici les réponses à quelques questions fréquentes concernant CRM Connect.

Activation

L’intégration avec LinkedIn est-elle facile à activer et peut-elle être désactivée si nécessaire ?

Un utilisateur Beamery disposant d’une licence de recruteur et d’un accès administrateur sur LinkedIn peut facilement activer l’intégration CRM Connect. Pour en savoir plus, consultez notre guide de configuration étape par étape ici. La durée de la synchronisation initiale entre votre base de données Beamery et LinkedIn dépend entièrement de la taille de votre base de données Beamery. Après la synchronisation initiale, les contacts exportés depuis LinkedIn sont synchronisés instantanément. Pour désactiver l’intégration, vous devez ouvrir un ticket auprès de l’assistance Beamery. Veuillez noter qu’une fois l’intégration déconnectée, vous devrez effectuer à nouveau la synchronisation initiale pour la reconnecter.

Si nous décidons de désactiver l’intégration, qu’advient-il de nos données Beamery qui ont été synchronisées avec LinkedIn ?
Une fois que vous avez ouvert un ticket auprès de l’assistance Beamery et que l’intégration a été déconnectée, Beamery en informe LinkedIn. Une demande de suppression de toutes les données client précédemment synchronisées est alors envoyée, et LinkedIn procède à cette suppression.

Une fois la synchronisation des données commencée, dans combien de temps pouvons-nous commencer à utiliser cette fonctionnalité ?
Pendant la synchronisation des données, les utilisateurs pourront accéder au bouton Export to CRM, mais Beamery recommande d’attendre la fin de la synchronisation avant de commencer à exporter des contacts vers Beamery.

Comment les données dans Beamery sont-elles actualisées ? Manuellement ou automatiquement ?
Le widget de profil LinkedIn dans Beamery est un aperçu en temps réel du profil LinkedIn du candidat. Pour actualiser le profil du candidat dans Beamery avec les données de LinkedIn, l’utilisateur devra exporter manuellement le profil de LinkedIn vers Beamery via One Click Export. Par ailleurs, lorsqu’un candidat ou un prospect partage son adresse e-mail ou son numéro de téléphone avec un utilisateur (à l’aide de LinkedIn Recruiter) via InMail, le profil est actualisé avec les données partagées.

Le flux de données est-il de type Push / Pull ? Qu’est-ce qui déclenche la synchronisation ?
L’intégration CRM Connect assure une synchronisation bidirectionnelle entre les deux systèmes. Les données de Beamery sont envoyées vers LinkedIn et les données de LinkedIn sont récupérées dans Beamery. L’envoi des données de Beamery vers LinkedIn est effectué lorsque CRM Connect est activé dans votre environnement Beamery. One Click Export récupère les données de LinkedIn dans Beamery lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton « Export to CRM » présenté ci-dessous. En outre, lorsqu’un candidat ou un prospect partage son adresse e-mail ou son numéro de téléphone avec un utilisateur (à l’aide de LinkedIn Recruiter) via InMail, ses données sont envoyées vers son profil Beamery. S’il n’existe pas déjà dans le CRM, un nouveau contact public est créé.

LinkedIn CRM Connect sera-t-il disponible pour des tests dans un environnement sandbox avant sa mise en production ?

Non, pour le moment, LinkedIn CRM Connect sera uniquement disponible pour les clients dans des environnements de production. Beamery ne peut pas synchroniser les données sandbox d’un client avec un compte de production LinkedIn. Si vous avez besoin d’un environnement sandbox LinkedIn, veuillez contacter directement LinkedIn.

Traitement des données

Pour plus de détails sur la manière dont LinkedIn gère la sécurité des données, consultez : FAQ sur la sécurité des données de CRM Connect.

Comment un utilisateur Beamery peut-il voir les données de profil LinkedIn dans Beamery ?
Les utilisateurs Beamery peuvent consulter la version la plus récente du profil LinkedIn d’une personne dans Beamery. Selon les paramètres et autorisations du profil LinkedIn de la personne, les utilisateurs Beamery peuvent exporter les données du profil LinkedIn vers Beamery. Pour les profils LinkedIn dont les paramètres ou autorisations interdisent l’exportation, le bouton Export to CRM est désactivé.

Notre organisation devra-t-elle signer un accord supplémentaire sur le traitement des données (DPA) avec LinkedIn ou Beamery ?

• Non, l’intégration de LinkedIn avec Beamery ressemble davantage à une relation entre un système de suivi des candidatures (ATS) et Beamery qu’à une relation de sous-traitance entre Beamery et un sous-traitant ultérieur. LinkedIn, comme un ATS, n’agit pas en tant que sous-traitant ultérieur de Beamery. CRM Connect est une intégration entre deux systèmes différents, dont aucun ne traite les données pour le compte de l’autre.
• Beamery reste un sous-traitant dans cette relation et notre traitement reste soumis au DPA que nous avons conclu. Les clients restent responsables du traitement de toutes les données présentes dans leur instance Beamery.
• La relation entre le client et LinkedIn, selon l’utilisation de LinkedIn Recruiter par le client, reste soumise à ces conditions. LinkedIn, comme un ATS, est le sous-traitant du client. Les clients disposent donc vraisemblablement déjà d’un DPA avec LinkedIn couvrant ce traitement.
• Les membres de LinkedIn acceptent directement leurs propres conditions et leur propre accord sur le traitement des données avec LinkedIn. Ceux-ci régissent le transfert de leurs données à des tiers, notamment via l’intégration CRM Connect avec Beamery.

Devons-nous modifier les messages de consentement destinés aux contacts lorsqu’ils sont ajoutés depuis LinkedIn ?
Non, lorsque des candidats sont ajoutés via CRM Connect, les membres de LinkedIn gèrent leurs préférences dans leurs paramètres de confidentialité et LinkedIn n’exporte pas les candidats si les membres de LinkedIn désactivent ce paramètre.

Quelles conditions régissent le partage de données par LinkedIn avec Beamery ?

Le partage de données de LinkedIn vers Beamery (ou d’autres systèmes) est régi par les conditions générales applicables aux membres de LinkedIn. Les membres de LinkedIn gèrent leurs préférences en matière de partage des données dans leurs paramètres utilisateur LinkedIn. Le processus est documenté par LinkedIn ici.

Quelles conditions régissent le partage de données par Beamery avec LinkedIn ?

L’intégration de Beamery avec LinkedIn est similaire à une relation entre Beamery et un système de suivi des candidatures (ATS). LinkedIn, comme un ATS, est le sous-traitant du client. Les clients disposent donc vraisemblablement déjà d’un DPA avec LinkedIn couvrant ce traitement. Bien que nous ne puissions pas fournir de conseils juridiques, nous constatons que la manière la plus courante d’informer une personne qu’un client utilise plusieurs sous-traitants pour traiter ses données dans le cadre du recrutement ou de la recherche de candidats consiste à le préciser dans sa déclaration de confidentialité des candidats et/ou dans ses listes de sous-traitants. L’utilisation de LinkedIn Recruiter pour traiter les données des candidats fait simplement partie de votre écosystème technologique RH et de recrutement. Le transfert entre les systèmes correspond à la même situation de traitement que l’utilisation d’un ATS (par exemple Workday ou SAP SuccessFactors) pour traiter les données de vos candidats, puis leur transfert vers Beamery. Il appartient au client de déterminer s’il s’appuie sur le consentement ou sur l’intérêt légitime, mais nous constatons que la communication de ces informations dans la déclaration de confidentialité peut contribuer au respect des deux exigences.
 

Comment les données d’un profil de contact Beamery sont-elles affichées dans le profil LinkedIn ?

Voir l’image ci-dessous :

L’adresse e-mail et le numéro de téléphone du contact s’affichent également lorsque l’utilisateur survole l’indicateur « in Beamery » sur le profil.

Quels champs de données sont récupérés de LinkedIn vers Beamery ?

Consultez ici la liste complète des champs de données récupérés de LinkedIn vers Beamery. Si le candidat a accepté de partager son numéro de téléphone et son adresse e-mail avec l’utilisateur (via le mécanisme InMail de LinkedIn), le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du contact sont également récupérés.

Quels champs de données sont envoyés de Beamery vers LinkedIn ?
Consultez la liste complète des données envoyées à LinkedIn dans notre document sur les flux de données LinkedIn CRM-C ici.

Pouvons-nous choisir les champs de données que nous souhaitons envoyer de Beamery vers LinkedIn ?

Non, cette fonctionnalité n’est pas personnalisable.

Lorsque de nouvelles informations sont disponibles dans LinkedIn et mises à jour dans Beamery, quelles données sont écrasées ?
Lorsqu’un contact LinkedIn est exporté, les nouvelles données sont ajoutées à tous les champs, à l’exception de l’emplacement. Les données de localisation sont écrasées. Pour éviter de remplacer les données du profil pendant qu’une candidature est active, les utilisateurs doivent vérifier si un candidat a des candidatures actives avant de procéder à l’exportation.

Pourquoi LinkedIn aurait-il besoin de plus que l’URL du profil LinkedIn pour associer un contact Beamery à un utilisateur LinkedIn ?

L’URL du profil LinkedIn est un champ facultatif dans Beamery. Le profil du contact Beamery peut donc ne pas contenir l’URL du profil LinkedIn. Par exemple, dans le cas d’une recommandation, un contact peut être ajouté manuellement à Beamery sans URL de profil LinkedIn. Dans ce cas, LinkedIn a besoin de plus de détails pour faire correspondre les profils avec précision.

Si un contact ne souhaite pas que son profil Beamery soit mis à jour à l’aide de son profil LinkedIn, comment cela peut-il être géré ?

Les membres de LinkedIn gèrent leurs préférences en matière de partage des données dans leurs paramètres utilisateur LinkedIn. Le processus est documenté par LinkedIn ici. Si un utilisateur LinkedIn a refusé le partage de données avec des tiers, toutes les exportations en un clic seront bloquées par LinkedIn : le bouton « Exporter » sera grisé.

Si un contact Beamery est anonymisé ou supprimé, qu’advient-il des données dans LinkedIn Recruiter ?
 

Lorsqu’un contact est anonymisé ou supprimé dans Beamery, LinkedIn supprime automatiquement les données partagées avec LinkedIn Recruiter (via la synchronisation de l’intégration) pour ce contact Beamery. Les données du contact Beamery ne seront plus visibles dans LinkedIn Recruiter.

Lorsqu’un profil Beamery contient des informations qui ne figurent pas dans le profil LinkedIn du contact (par exemple, le contact Beamery dispose d’un CV actualisé alors que son profil LinkedIn est ancien), qu’advient-il de ces données ?
Le profil public du membre LinkedIn n’est pas mis à jour avec les informations provenant de Beamery. En revanche, les données restent disponibles dans LinkedIn Recruiter et sont affichées aux utilisateurs de LinkedIn Recruiter dans des sections spécifiques indiquant que ces données proviennent de Beamery.

Une fois les données transférées de Beamery vers LinkedIn, quels utilisateurs LinkedIn peuvent y accéder ?

Tous les utilisateurs de LinkedIn Recruiter pourront consulter les données du contact Beamery dans LinkedIn Recruiter.

Systèmes supplémentaires

L’extension fonctionnera-t-elle parallèlement à LinkedIn CRM Connect ?
Les utilisateurs de LinkedIn Recruiter doivent utiliser LinkedIn CRM Connect pour rechercher des candidats et les importer dans Beamery. 
Pour les clients qui ne disposent pas de LinkedIn Recruiter, l’extension peut être utilisée sur LinkedIn.com pour vérifier si un membre LinkedIn figure déjà dans Beamery et créer un contact en téléchargeant son profil PDF, dans la limite de 200 profils par utilisateur et par mois. Voir ici.

Les modifications récentes apportées à l’expérience de l’extension sur LinkedIn s’appliquent-elles aux autres plateformes ?
L’expérience liée à l’extension reste inchangée sur toutes les autres plateformes que LinkedIn.

Contacts confidentiels

Comment CRM Connect gère-t-il un profil de contact marqué comme confidentiel dans Beamery ?
Les profils de contacts marqués comme confidentiels dans Beamery ne seront pas synchronisés avec LinkedIn. Cela signifie qu’un utilisateur pourra trouver le profil LinkedIn d’un contact Beamery confidentiel, mais celui-ci ne sera pas présenté comme un contact Beamery existant. Si un utilisateur tente d’exporter ce profil LinkedIn vers Beamery, une erreur s’affichera et l’exportation échouera.

Si les profils de contacts marqués comme confidentiels dans Beamery ne sont pas synchronisés avec LinkedIn, les équipes ayant accès aux postes et aux profils de contacts confidentiels dans Beamery pourront-elles quand même utiliser la création et la mise à jour de profils publics ?
Oui, les utilisateurs Beamery disposant des autorisations d’accès nécessaires pourront utiliser LinkedIn.com et télécharger des profils PDF via l’extension afin de mettre à jour les profils de contacts et les postes confidentiels, dans la limite de 200 profils par utilisateur et par mois.

Les recruteurs de cadres pourront-ils savoir si un contact confidentiel existe déjà dans Beamery lorsqu’ils consultent son profil sur LinkedIn ?
Non. Les contacts Beamery confidentiels ne sont pas synchronisés avec LinkedIn. Ainsi, lorsqu’ils consultent le profil concerné sur LinkedIn, les utilisateurs ne verront pas l’indicateur « in CRM ».

Les utilisateurs Beamery pourront-ils récupérer les InMails pour les contacts confidentiels ?
Non. Pour récupérer les InMails d’un profil, les données doivent être synchronisées entre les deux systèmes. Beamery ne synchronisant pas les données des contacts confidentiels avec LinkedIn, les InMails échangés entre les candidats confidentiels et les utilisateurs Beamery ne seront pas récupérés ni affichés dans Beamery.

Utilisateurs LinkedIn sans licence Beamery

Les utilisateurs ne disposant pas d’une licence Beamery peuvent-ils voir les informations Beamery dans LinkedIn s’ils disposent d’une licence LinkedIn Recruiter ?
Oui. Toutefois, les contacts exportés par des utilisateurs ne disposant pas d’une licence Beamery seront attribués à un utilisateur d’intégration par défaut dans Beamery.

Fonctionnalités de base

De quelles autorisations les utilisateurs ont-ils besoin dans Beamery pour utiliser CRM Connect ?
Les utilisateurs Beamery doivent être autorisés à créer, modifier et consulter des contacts. Avec les autorisations standard, cela concerne tout le monde, à l’exception des utilisateurs restreints.
 

Le nombre de profils LinkedIn que les utilisateurs peuvent exporter par mois est-il limité ?
Oui, LinkedIn limite le nombre d’exportations de profils à 300 par mois et par licence Recruiter. Pour les utilisateurs LinkedIn sans licence Recruiter, le nombre de téléchargements de PDF est limité à 200 par mois.

Quelles actions sont prises en compte dans la limite mensuelle d’un utilisateur ?
L’exportation de nouveaux profils de contacts depuis LinkedIn vers Beamery et la mise à jour de profils de contacts Beamery existants à l’aide de LinkedIn sont toutes deux prises en compte dans la limite mensuelle d’un utilisateur.

Comment les utilisateurs LinkedIn sauront-ils qu’ils ont atteint leur quota d’exportations ou de téléchargements ?
Pour le moment, il n’est pas possible de suivre dans LinkedIn le nombre d’exportations effectuées ou restantes. Toutefois, LinkedIn affiche une notification aux utilisateurs une fois leur limite mensuelle atteinte.

Pourrai-je savoir si un contact dans Beamery qui n’a pas été synchronisé avec LinkedIn doit être exporté ? 

Oui, vous pourrez savoir à quelle date le profil LinkedIn a été mis à jour pour la dernière fois et utiliser cette information pour décider si vous souhaitez exporter le profil vers Beamery. 

Lors de l’exportation d’un contact de LinkedIn vers Beamery, les utilisateurs doivent choisir un Pipeline. À quels champs Beamery les Pipelines LinkedIn correspondent-ils ?
Les Pipelines LinkedIn correspondent aux Pools publics et aux postes publics. Vous pouvez les rechercher par nom ou par identifiant du poste Beamery (et non par identifiant ATS).

Les utilisateurs Beamery pourront-ils voir dans LinkedIn si un contact a également postulé à un poste ?

Oui, les candidatures passées et actuelles seront visibles dans la section Talent Pipeline de l’onglet CRM de LinkedIn Recruiter.

Les utilisateurs Beamery peuvent-ils mettre à jour les Pools et les postes du contact depuis l’extension ?
Oui, les utilisateurs peuvent mettre à jour les Pools et les postes depuis l’extension.

Lors du téléchargement d’un PDF d’un profil LinkedIn, le PDF apparaîtra-t-il automatiquement comme pièce jointe dans la plateforme Beamery ?
Oui, le PDF d’un profil LinkedIn sera automatiquement joint au profil du contact Beamery lorsqu’un utilisateur le téléchargera.

Les réponses aux InMails seront-elles suivies dans l’historique Beamery ?
Les InMails entrants et sortants seront synchronisés. (Non disponible pendant les Labs)

Les utilisateurs Beamery peuvent-ils envoyer des messages InMail en masse ?
Non, il n’est actuellement pas possible d’envoyer des InMails en masse depuis Beamery. Ils doivent être envoyés depuis Recruiter.

LinkedIn permet de limiter un profil aux seules relations d’une personne ou de le rendre privé. Ces profils seront-ils synchronisés dans le cadre de l’intégration ?
Non. Si un profil LinkedIn est défini comme privé, ces données ne peuvent pas être synchronisées dans Beamery.

Si un profil présente un partage limité ou est défini comme privé, les utilisateurs auraient-ils intérêt à l’exporter malgré tout ?

Nous vous recommandons de contacter d’abord les candidats par InMail afin d’évaluer leur intérêt et de les inviter à partager leurs coordonnées avant de les exporter vers Beamery. Les candidats peuvent ensuite partager leurs coordonnées par InMail, et ces informations peuvent être ajoutées à Beamery. 

Beamery synchronisera-t-il le contenu des e-mails échangés entre les candidats et les utilisateurs Beamery ?

Non. Beamery ne synchronisera pas le contenu des e-mails avec LinkedIn, mais uniquement l’« interaction » indiquant qu’un échange a eu lieu entre un candidat et un utilisateur. Le contenu de l’e-mail provenant de Beamery ne sera pas synchronisé avec LinkedIn.

Les utilisateurs Beamery peuvent-ils collaborer avec leur responsable du recrutement en lui donnant accès à LinkedIn Hiring Manager ?

Consultez l’article du Centre d’aide LinkedIn sur les autorisations d’accès aux fonctionnalités de CRM Connect selon la licence et les autorisations d’un utilisateur dans Recruiter. 

Si des profils de contacts Beamery sont en double, les données seront-elles synchronisées correctement ? Comment cela sera-t-il géré et fonctionnera-t-il des deux côtés de la plateforme ?

LinkedIn CRM Connect tentera de synchroniser les deux profils. Il est probable que les deux profils de contacts Beamery correspondent au même profil LinkedIn. Dans ce cas, les deux profils de contacts Beamery seront associés à un profil LinkedIn et LinkedIn affichera les données des deux profils de contacts Beamery.

La source de création pour LinkedIn CRM Connect sera-t-elle différente de celle de l’extension ?
Oui. La source de création des contacts importés depuis LinkedIn avec CRM Connect sera LinkedIn. La source de création des contacts créés par l’extension restera inchangée.

Cette nouvelle source de création signifie-t-elle que les utilisateurs Beamery doivent modifier leurs recettes ?
Potentiellement. Cela dépendra de la configuration de la recette. Si une recette est destinée à agir sur des contacts et qu’elle ne prend en compte qu’un sous-ensemble de contacts créés à partir de sources de création spécifiques, vous devrez modifier la recette afin qu’elle prenne en compte la nouvelle source de création « LinkedIn ».

Lorsqu’un contact est importé depuis LinkedIn via CRM Connect, y a-t-il un délai avant sa création ou sa mise à jour dans Beamery ? 
Si la création du contact réussit du premier coup, celui-ci devrait être créé dans les quelques minutes suivant le clic sur le bouton dans LinkedIn et la création ou la mise à jour du contact dans Beamery. Toutefois, le processus peut prendre plus longtemps en cas d’erreurs, lorsque Beamery doit réessayer la récupération depuis CRM-C. Beamery réessaie la création ou la mise à jour des contacts depuis CRM-C toutes les heures. Ainsi, si la création ou la mise à jour échoue la première fois, un délai pouvant aller jusqu’à une heure peut s’écouler avant que le système ne réessaie la récupération.