Ce guide permet de mapper le Recruiter et le Hiring Manager de la demande de recrutement dans Workday aux champs Recruiter et Hiring Manager de la Vacancy dans Beamery.

Comment cela fonctionne-t-il ?

• Cela fonctionne en configurant un système d’intégration dans Workday avec une substitution de champ contenant un champ calculé avec l’adresse e-mail du Recruiter ou du Hiring Manager
  • La logique utilisée pour récupérer l’adresse e-mail est contrôlée par vous, le client.
  • Ce champ sera envoyé dans les réponses de l’API lorsque l’intégration Beamery récupérera les demandes de recrutement
• L’intégration Beamery-Workday utilisera la valeur de ce champ pour rechercher un utilisateur dans Beamery et lui attribuer le rôle de Recruiter ou de Hiring Manager
• Si l’adresse e-mail ne correspond à aucun utilisateur dans Beamery, l’utilisateur d’intégration Workday se verra attribuer le rôle de Recruiter ou de Hiring Manager
  • Vous devez donc avoir les Recruiters et les Hiring Managers comme utilisateurs Beamery pour pouvoir utiliser le mappage
• Les champs Recruiter et Hiring Manager de la Vacancy dans Beamery sont des champs à valeur unique
  • Nous ne pouvons donc afficher qu’un seul Recruiter et un seul Hiring Manager sur une Vacancy

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J’ai terminé la configuration Workday ci-dessous. Que dois-je faire ensuite ?

Si vous effectuez cette configuration dans le cadre de la mise en œuvre initiale, veuillez en informer votre consultant en intégration. Sinon, veuillez contacter notre équipe d’assistance produit en confirmant que vous avez terminé la configuration.

Veuillez vous assurer que le groupe de sécurité ISU Beamery dans Workday contient le domaine de sécurité suivant :

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Étapes de configuration Workday :

• Étape 1 - Configurer le système d’intégration
• Étapes 2 à 5 pour le mappage du Recruiter de la Vacancy 
  • Étape 2a - Créer un service de substitution de champ pour le Recruiter de la Vacancy
  • Étape 3a - Créer un champ calculé pour le Recruiter de la Vacancy
  • Étape 4a - Ajouter le service de substitution du Recruiter de la Vacancy au système d’intégration
  • Étape 5a - Configurer le service de substitution du Recruiter de la Vacancy pour utiliser le champ calculé
• Étapes 2 à 5 pour le mappage du Hiring Manager de la Vacancy
  • Étape 2b - Créer un service de substitution de champ pour le Hiring Manager de la Vacancy
  • Étape 3b - Créer un champ calculé pour le Hiring Manager de la Vacancy
  • Étape 4b - Ajouter le service de substitution du Hiring Manager de la Vacancy au système d’intégration
  • Étape 5b - Configurer le service de substitution du Hiring Manager de la Vacancy pour utiliser le champ calculé
• Étape 6 - Attribuer le système d’intégration à l’ISU
• Étape 7 - Tester la sécurité de la substitution de champ

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Étape 1 - Configurer le système d’intégration

• Dans Workday, recherchez la tâche Create Integration System dans la barre de recherche :

• Créez un nouveau système d’intégration en indiquant « Beamery_Vacancy_Overrides » comme nom et identifiant du système - il est important que le nom et l’identifiant du système soient identiques (respectez la casse), mais ils peuvent être nommés comme vous le souhaitez
• Pour le modèle, sélectionnez Cloud Integration Template.

• Lorsque vous avez rempli le formulaire comme indiqué ci-dessus, cliquez sur OK. Un récapitulatif du système d’intégration devrait s’afficher.

Étapes 2 à 5 pour le mappage du Recruiter de la Vacancy 

Étape 2a - Créer un service de substitution de champ pour le Recruiter de la Vacancy

• Recherchez la tâche « Create Integration Field Override Service » :

• Nommez le service « beamery_primary_recruiter_email » (veuillez utiliser cette orthographe exacte - l’intégration ne fonctionnera pas sans elle) et sélectionnez « Job Requisition » pour l’objet métier. Saisissez « beamery_primary_recruiter_email » dans la grille Fields comme indiqué ci-dessous :

• Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK. Un récapitulatif du service devrait s’afficher. Cliquez sur « Done ».

Étape 3a - Créer un champ calculé pour le Recruiter de la Vacancy

• Recherchez la tâche « Create Calculated Field ». Indiquez « primary_recruiter_email » comme nom du champ, « Job Requisition » comme objet métier et « Lookup Related Value » comme fonction. Cliquez ensuite sur OK.

• Sur la page suivante, indiquez « Primary Recruiter » comme champ Lookup et « Email - Primary Work » comme valeur de retour. Vous pouvez laisser la section « Additional Info » inchangée.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Un récapitulatif du champ calculé s’affiche. Cliquez sur Done pour quitter.

Étape 4a - Ajouter le service de substitution du Recruiter de la Vacancy au système d’intégration

• Recherchez le rapport « View Integration System ».

• Saisissez « Beamery_Vacancy_Overrides » dans la zone de texte Integration System, puis cliquez sur OK.

• Une fois dans le système d’intégration, accédez à « Actions », puis à Integration System > Configure Integration Services.

• Dans la grille Custom Integration Services, ajoutez une nouvelle ligne en cliquant sur l’icône « + ». Ajoutez « beamery_primary_recruiter_email » dans la colonne Integration Service.

• Cliquez sur OK. Vous reviendrez à l’écran « View Integration System ». Sous Custom Integration Services, le nouveau service d’intégration créé devrait apparaître.

Étape 5a - Configurer le service de substitution du Recruiter de la Vacancy pour utiliser le champ calculé

• Sur la page « View Integration System » du système Beamery_Vacancy_Overrides, cliquez sur Actions. Accédez ensuite à Integration System > « Configure Integration Field Overrides ».

• Dans la zone « Override External Field » correspondant à « beamery_primary_recruiter_email », saisissez « primary_recruiter_email » - le champ calculé que vous avez créé précédemment

• Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK, puis sur Done.

Répétez les étapes 2 à 5 pour le Hiring Manager de la Vacancy

Étape 2b - Créer un service de substitution de champ pour le Hiring Manager de la Vacancy

• Recherchez la tâche « Create Integration Field Override Service » :

• Nommez le service « beamery_hiring_manager_email » (veuillez utiliser cette orthographe exacte - l’intégration ne fonctionnera pas sans elle) et sélectionnez « Job Requisition » pour l’objet métier. Saisissez « beamery_hiring_manager_email » dans la grille Fields comme indiqué ci-dessous :

• Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK. Un récapitulatif du service devrait s’afficher. Cliquez sur « Done ».

Étape 3b - Créer un champ calculé pour le Hiring Manager de la Vacancy

• Recherchez la tâche « Create Calculated Field ». Indiquez « beamery_hiring_manager_email » comme nom du champ, « Job Requisition » comme objet métier et « Lookup Related Value » comme fonction. Cliquez ensuite sur OK.

• Sur la page suivante, indiquez « Hiring Manager as of Fill Date » comme champ Lookup et « Email - Primary Work » comme valeur de retour. Vous pouvez laisser la section « Additional Info » inchangée.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Un récapitulatif du champ calculé s’affiche. Cliquez sur Done pour quitter.

Étape 4b - Ajouter le service de substitution du Hiring Manager de la Vacancy au système d’intégration

• Recherchez le rapport « View Integration System ».

• Saisissez « Beamery_Vacancy_Overrides » dans la zone de texte Integration System, puis cliquez sur OK.

• Une fois dans le système d’intégration, accédez à « Actions », puis à Integration System > Configure Integration Services.

• Dans la grille Custom Integration Services, ajoutez une nouvelle ligne en cliquant sur l’icône « + ». Ajoutez « beamery_hiring_manager_email » dans la colonne Integration Service.

• Cliquez sur OK. Vous reviendrez à l’écran « View Integration System ». Sous Custom Integration Services, le nouveau service d’intégration créé devrait apparaître.

Étape 5b - Configurer le service de substitution du Hiring Manager de la Vacancy pour utiliser le champ calculé

• Sur la page « View Integration System » du système Beamery_Vacancy_Overrides, cliquez sur Actions. Accédez ensuite à Integration System > Configure Integration Field Overrides.
• Dans la zone « Override External Field » correspondant à «beamery_hiring_manager_email», saisissez « beamery_hiring_manager_email » - le champ calculé que vous avez créé précédemment

• Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK, puis sur Done.

Étape 6 - Attribuer le système d’intégration à l’ISU

• Sur la page View Integration System du système Beamery_Vacancy_Overrides :
• cliquez sur Actions (trois points), puis accédez à Workday Account > Edit

• Sur la page suivante, dans « Workday Account », saisissez l’ISU qui sera utilisé par l’intégration. Cliquez sur OK.

Étape 7 - Tester la sécurité de la substitution de champ

• Sur la page « View Integration System » du système Beamery_Vacancy_Overrides , cliquez sur Actions. Accédez ensuite à Integration Field Override > Test Security
• Sur la page suivante, dans « System User », saisissez l’ISU qui sera utilisé par l’intégration, puis cliquez sur OK.

• Vous devriez constater que le champ calculé est accessible à l’utilisateur.
• Si le champ n’est pas accessible à l’utilisateur, vous devrez ajouter à son groupe de sécurité l’autorisation « Person Data: Work Email » depuis le domaine fonctionnel « Contact Information », avec un accès « Get Only ».

• Une fois cette opération effectuée, vous pouvez relancer le test de sécurité ci-dessus afin de vérifier que le champ est accessible à l’intégration.