Une grande partie de votre configuration Beamery repose sur des automatisations, appelées Recipes. Ces Recipes vous aident dans de nombreux domaines, de la conformité à la gestion des données et à la segmentation. Mais que se passe-t-il lorsqu’une Recipe échoue et, surtout, comment pouvez-vous éviter cela ? Poursuivez votre lecture pour découvrir des conseils pratiques afin de maintenir vos Recipes en bon état de fonctionnement.
Vos Recipes échoueront pour l’une de deux raisons. Soit un objet associé à cette Recipe est manquant, soit l’utilisateur qui l’a créée a été supprimé.
Objets manquants
La grande majorité de vos Recipes seront associées à un objet. Ces objets peuvent être :
- Pools
- Utilisateurs
- Équipes
- Champs personnalisés
- Tags globaux (voir la remarque ci-dessous)
- Postes
- Étapes de poste
- Étapes de pool, etc.
En tant qu’administrateurs, vous avez la possibilité de supprimer n’importe lequel de ces objets de votre configuration Beamery. Toutefois, si l’un de ces objets est associé à une Recipe au moment de sa suppression, votre Recipe échouera. Cela signifie que la Recipe ne s’exécutera pas tant que l’objet manquant n’aura pas été remplacé.
Solution : auditez régulièrement vos Recipes, nommez-les clairement et vérifiez toujours si un objet est associé à une Recipe avant de le supprimer. Si vos Recipes échouent en raison d’un objet supprimé, remplacez l’objet ou modifiez la Recipe afin qu’elle dépende d’un autre objet.
Veuillez faire preuve de prudence lorsque vous renommez des tags globaux, car cela peut également entraîner l’échec des Recipes associées.
Utilisateurs supprimés
Il peut arriver que vous deviez supprimer un utilisateur. Cette opération est différente de la désactivation d’un utilisateur. Lors de la suppression d’un utilisateur, certains éléments qui lui appartiennent peuvent devoir être réattribués afin d’assurer une transition fluide. Vous trouverez ici plus d’informations sur la gestion des utilisateurs et des autorisations Beamery.
Toutes les Recipes doivent avoir un propriétaire. Si vous devez supprimer un utilisateur, il est recommandé d’auditer d’abord votre liste de Recipes.
Pour ce faire :
- Exportez les données de vos Recipes et localisez l’utilisateur que vous devez supprimer dans la colonne createdBy.
- Identifiez les Recipes dont l’utilisateur est propriétaire.
- Dupliquez les Recipes (vous devenez ainsi le nouveau propriétaire).
- Renommez les Recipes.
- Mettez en pause ou supprimez les Recipes appartenant à l’utilisateur que vous devez supprimer.
- Activez les Recipes clonées.
Si une Recipe échoue
Beamery enverra un e-mail au propriétaire de la Recipe ou au Super Admin si le propriétaire de la Recipe n’existe pas. Cet e-mail contiendra des informations sur la Recipe qui échoue, le moment où elle a échoué, l’identité de son créateur et la manière de résoudre le problème. L’e-mail sera envoyé lorsque les objets Pools, Users et UserTeams sont supprimés.
Vous pouvez également consulter les Recipes ayant échoué dans Beamery en accédant à l’onglet Automatisation depuis le menu de navigation de gauche et en filtrant la liste des Recipes par Échoué (voir ci-dessous). Cette liste inclura les échecs de Recipes pour tous les objets, y compris ceux qui ne sont pas pris en compte pour la notification par e-mail.
Les Recipes ayant échoué apparaîtront comme Échoué dans la colonne Statut (voir ci-dessous).
Bonnes pratiques
Avant de supprimer des objets (répertoriés ci-dessus) susceptibles d’être utilisés dans des Recipes Beamery, nous vous recommandons d’exporter une liste de Recipes au format CSV afin d’auditer vos Recipes avant la suppression. Cela réduira le risque d’échec d’une Recipe dû à un objet manquant.