Conceptos básicos
En virtud del RGPD, si las personas desean que se eliminen todos sus datos de su base de datos, es posible que simplemente no quieran que su organización se ponga en contacto con ellas o que estén ejerciendo su «derecho al olvido». Es importante comprender cuáles son los deseos de la persona. En cada caso, puede asegurarse de que sus datos se eliminen por completo del sistema, o puede desidentificar/pseudonimizar el contacto o aplicar un «hash» al contacto, de modo que no haya forma de que se vuelva a añadir accidentalmente al sistema y este sepa que no debe permitir que las personas se pongan en contacto con él. Esto se puede conseguir en Beamery mediante el uso de hash/pseudonimización. El cliente debe decidir si desea eliminar por completo los datos del contacto y correr el riesgo de volver a añadir a la persona al sistema de Beamery. Como alternativa, puede aplicar un hash a los datos para cumplir los deseos de la persona. Consideramos que esta es una práctica aceptable en virtud del RGPD para garantizar que las solicitudes de una persona puedan cumplirse de forma efectiva.
Cuando se aplica un hash a un contacto, la mayoría de sus datos se eliminan de la base de datos de Beamery. Beamery conserva los siguientes datos al anonimizarlo:
| Datos conservados para evitar volver a añadir el mismo contacto en el futuro | Metadatos del sistema (no PII) |
|---|---|
| 'emails' | 'archivedAt' |
| 'links' | 'updatedAt' |
| 'integrations' | 'assignedTo' |
| Miembros coincidentes de LinkedIn | 'status' |
| 'creationSource' | |
| 'createdAt' | |
| 'mergedWith' | |
| 'mergedIn | |
| 'doNotCampaign' | |
| 'confidential' | |
| 'confidentiality' | |
| 'version' |
Nota: Solo los Super Admins, Sourcing Admins y Marketing Admins pueden aplicar un hash a los contactos.
En este artículo explicaremos cómo aplicar manualmente un hash a un contacto. Para obtener información sobre cómo aplicar automáticamente un hash a los contactos mediante la automatización, haga clic aquí.
Anonimizar un perfil de contacto
Comience accediendo al perfil del contacto al que desea aplicar un hash. Puede utilizar filtros en el People Grid o buscar un contacto específico.
Una vez que haya localizado el perfil del contacto, haga clic en los puntos suspensivos verticales de la esquina superior derecha del perfil para ampliar las opciones del perfil. A continuación, seleccione Establecer la privacidad de los datos.
Se abrirá la ventana Protección de datos, donde podrá elegir cómo desea almacenar los datos de este contacto. Para aplicar un hash a un contacto, seleccione Anonimizado en esta pantalla y, a continuación, haga clic en Guardar.
El contacto se eliminará de la «People Grid» y dejará de estar disponible para búsquedas. Solo verá el perfil si accede a la URL del perfil o intenta volver a añadir manualmente el contacto a Beamery con:
- la misma dirección de correo electrónico
- los mismos enlaces de redes sociales
En ese momento, se le redirigirá a la versión con hash del perfil.
También se le redirigirá al mismo perfil con hash si tiene la URL del perfil de Beamery del contacto. El perfil seguirá siendo accesible mediante la URL. Si un contacto se anonimizó por error o ha solicitado que vuelvan a ponerse en contacto con él, puede recuperarlo eliminando el contacto anonimizado y creando uno nuevo. El registro anterior no se restaura.
Volver a obtener el consentimiento mediante flujos y portales de Convert: Cuando un candidato vuelve a dar su consentimiento a través de un flujo y coincide con un registro anonimizado, Beamery elimina el contacto anonimizado y crea uno nuevo, en lugar de restaurar el registro anterior.
¿Quién puede aplicar un hash a los contactos?
Solo los usuarios con acceso de Super Admin, Sourcing Admin o Marketing Admin pueden aplicar un hash a los contactos.
Recuperar un contacto anonimizado
La anonimización no se puede revertir. Esto protege a los candidatos. Una vez que alguien ejerce su derecho al olvido, sus datos no pueden volver a incorporarse discretamente a la base de datos.
Lo que sigue haciendo la anonimización: conserva el registro mínimo indicado en la tabla anterior para que la misma persona no pueda volver a añadirse accidentalmente y bloquea la creación de un nuevo contacto con la misma dirección de correo electrónico, número de teléfono o enlaces sociales.
Si necesita recuperar un contacto (por ejemplo, si se anonimizó por error o ha solicitado que vuelvan a ponerse en contacto con él), solo los Super Admins pueden eliminar el contacto anonimizado y crear uno nuevo. No existe ninguna opción para dejar de anonimizarlo.
Eliminar y volver a crear no restaura los datos del contacto. El nuevo contacto comienza desde cero. No se recuperan los datos del perfil, el historial de actividad, las tarjetas de mensajes ni el historial de campañas del registro anterior. Esto es diferente del antiguo comportamiento de reidentificación, que restauraba el nombre, el correo electrónico, los enlaces sociales, la tarjeta de actividad y el historial de campañas.