Las funciones de gestión del consentimiento de Beamery le proporcionan las herramientas necesarias para cumplir plenamente con el RGPD en unos pocos pasos rápidos y sencillos.
Cree declaraciones de solicitud de consentimiento adaptadas a sus requisitos legales y a su marca, solicite la aceptación de candidatos existentes, recién obtenidos y entrantes, y realice un seguimiento y gestione el consentimiento para mantener una base de datos conforme.
Configuración de la gestión del consentimiento
1. Vaya a Configuración y haga clic en «Conformidad» en Configuración de la empresa. Aquí, los Super Admins pueden configurar el texto que los candidatos leen antes de decidir si desean aceptar o rechazar las comunicaciones con usted. Esta página consta de tres partes y todas deben configurarse cuidadosamente para garantizar un proceso de solicitud de consentimiento claro y exhaustivo. Recomendamos encarecidamente que busque asesoramiento legal antes de completar cada una de estas secciones y que considere la forma más adecuada para su empresa de abordar el cumplimiento del RGPD.
2. Puede crear diferentes bloques de cumplimiento para distintas necesidades. Por ejemplo, su organización puede necesitar una versión de su declaración de cumplimiento en diferentes idiomas, o puede requerir una versión específica para eventos presenciales.
Una vez completada la configuración de cumplimiento, este es el aspecto que tendría el texto para el candidato al abrir la página de consentimiento (la redacción variará en función de sus necesidades y del asesoramiento legal).
Consideraciones para desarrollar contenido para la gestión del consentimiento
1. Declaración de solicitud de consentimiento
En esta sección, explique al candidato por qué solicita su consentimiento. Este texto aparecerá en la parte superior de la página de consentimiento.
2. Declaración de aceptación
Esta es la declaración a la que los candidatos darán su consentimiento. Asegúrese de que sea concisa, clara y explícita para que los candidatos entiendan a qué están dando su consentimiento. La respuesta a la declaración de aceptación se asignará al campo «Consentimiento» de People Grid de Beamery. Si los candidatos aceptan, el número de días transcurridos desde que lo hicieron se asignará al campo «Último consentimiento».
3. Política de privacidad
Asegúrese de incluir en este campo un enlace a su política de privacidad, actualizado para cumplir con el RGPD.
Solicitar el consentimiento de candidatos existentes y recién obtenidos
1. Cuando tiene la dirección de correo electrónico del candidato
Si tiene la dirección de correo electrónico de un candidato, simplemente configure una campaña de solicitud de consentimiento incluyendo una de las variables de consentimiento disponibles (si no está seguro de cómo hacerlo, consulte rápidamente nuestra sección de ayuda sobre Campañas):
- El Opt-In Link incluirá un enlace al formulario de solicitud de consentimiento exclusivo del contacto
- El Opt-In Button incluirá un botón «Confirm my Consent» que también redirige al formulario de solicitud de consentimiento exclusivo del contacto
2. Cuando no tiene la dirección de correo electrónico del candidato
Si no tiene la dirección de correo electrónico de un candidato, puede generar una URL de formulario de consentimiento exclusiva para esa persona. Esto resulta útil si está hablando con un contacto en Beamery a través de otra plataforma, como LinkedIn.
Para hacerlo, abra el perfil del candidato y haga clic en el botón de consentimiento del encabezado del perfil. A continuación, haga clic en «Copiar enlace».
Nota: como el enlace es bastante largo, puede considerar utilizar un servicio de acortamiento de enlaces antes de compartirlo con el contacto.
Crear un ciclo de consentimiento para candidatos que han aceptado
De acuerdo con el RGPD, los contactos deben poder rechazar su consentimiento de forma tan fácil y rápida como lo aceptaron, en cualquier momento.
Para demostrar respeto y compromiso con los datos personales y las preferencias de los candidatos, puede ser una buena idea configurar una campaña de solicitud de consentimiento con un correo electrónico de seguimiento para informarles sobre cómo pueden actualizar sus preferencias si lo necesitan. Por ejemplo:
Puede acceder a todas las campañas relacionadas con el RGPD filtrando por «GDPR campaigns», lo que solo mostrará las campañas que incluyan una variable de consentimiento.
Solicitar el consentimiento de candidatos entrantes
Todos los Convert Flows incluyen una pregunta de aceptación del RGPD que le permite solicitar el consentimiento de los candidatos entrantes.
Realizar un seguimiento del consentimiento en su base de datos
Para ayudarle a realizar un seguimiento del consentimiento en su People Grid, hemos creado dos campos nuevos:
- Consentimiento: este campo indica si un candidato ha aceptado o rechazado.
- Último consentimiento: indica el tiempo transcurrido en días desde la última aceptación del candidato.
Puede utilizar el campo «Último consentimiento» para filtrar los candidatos que aceptaron hace cierto número de días. A continuación, puede archivarlos y eliminarlos si es necesario, o anonimizar sus datos (puede obtener más información aquí).