Los perfiles de candidatos duplicados dividen el historial de una persona entre dos registros, hacen perder tiempo a su equipo y pueden enviar el mismo mensaje de contacto dos veces. En este artículo se explica cómo evitar los duplicados antes de que se produzcan, cómo Beamery los fusiona automáticamente y cómo fusionarlos manualmente cuando Beamery los marca. Está dirigido a cualquier persona que gestione contactos en Beamery: equipos de adquisición de talento, sourcers y administradores.

Por qué es importante

Los datos limpios son lo que hace que valga la pena confiar en su base de datos de talento. Cuando los reclutadores pueden confiar en los datos, la adopción aumenta en todo el equipo. Los perfiles duplicados producen el efecto contrario: dispersan la actividad de un candidato entre varios registros, generan dudas sobre cuál es el perfil correcto y provocan esfuerzos duplicados.

Gestionar los duplicados permite mantener un solo perfil por candidato, con una cronología completa y única. Busque antes de añadir, deje que la deduplicación automática haga el trabajo cuando sea posible y fusione el resto cuando Beamery se lo solicite.

Quién puede acceder a esta función

La deduplicación automática se aplica a todos los contactos añadidos a Beamery. No requiere configuración ni activar ninguna opción. La fusión manual está disponible para los usuarios que pueden ver y editar perfiles de contacto.

Cómo evitar duplicados antes de que se produzcan

La mejor manera de gestionar los duplicados es evitar crearlos. Busque un contacto en Beamery antes de añadirlo. Hay tres formas de hacerlo.

Quick Search

Utilice Quick Search para encontrar contactos por nombre, dirección de correo electrónico o ID del ATS (sistema de seguimiento de candidatos). Busque por dirección de correo electrónico siempre que sea posible, ya que el correo electrónico es la forma más segura de confirmar que tiene a la persona correcta. Si un nombre devuelve muchos resultados, utilice los Data Filters en su lugar (consulte más abajo). El Contact Type también aparece en el menú desplegable de Quick Search, para que pueda distinguir de un vistazo un perfil de empleado de un perfil de candidato interno.

Buscar desde la Beamery Extension

La búsqueda dentro de la Beamery Extension funciona de forma muy similar a Quick Search de la plataforma. Haga clic en el icono de la lupa para abrir la búsqueda. Busque por dirección de correo electrónico para asegurarse de que tiene a la persona correcta o por nombre. Cuando consulte un perfil público de LinkedIn, la extensión muestra automáticamente el contacto si ya se había creado en Beamery con su URL pública de LinkedIn registrada.

Usar Data Filters

Los Data Filters son la mejor forma de identificar un contacto utilizando más de un punto de datos. Por ejemplo, puede
filtrar contactos por dirección de correo electrónico Y nombre Y apellido. Coincidir en los tres significa que
puede tener bastante certeza de que cualquier resultado corresponde a la misma persona. Guarde la configuración del filtro como Saved Filter y
vuelva a él cuando quiera realizar una comprobación de duplicados antes de añadir un contacto.

Cómo funciona la deduplicación automática

Para que se produzca la deduplicación automática, un contacto necesita un identificador único: una dirección de correo electrónico o una URL de perfil social, como la URL de un perfil público de LinkedIn. La dirección de correo electrónico es el identificador único preferido, porque es el único dato cuya unicidad para una persona está garantizada.

Los identificadores únicos que utiliza Beamery incluyen:

• Dirección de correo electrónico
• Enlace social
• ID del ATS
• WorkerID

Si se añade un contacto con un identificador único que ya existe en un perfil, los dos perfiles se fusionan automáticamente. Esto se aplica independientemente de cómo se añada el contacto: manualmente, mediante la Beamery Extension, mediante una importación desde una hoja de cálculo o mediante el envío de un formulario.

Ejemplo. Un compañero añade un contacto desde la Beamery Extension e incluye la dirección de correo electrónico. Seis meses después, importa el mismo contacto con la misma dirección de correo electrónico. Durante la importación, el perfil que ha añadido se fusiona automáticamente con el que creó su compañero. En lugar de aparecer «contact added» en sus Notifications, verá «contact updated». Si el nombre del contacto coincide en ambos perfiles, también verá una alerta en la sección de información del perfil.

La ventaja: la deduplicación automática permite añadir datos nuevos a los perfiles existentes. En una importación desde una hoja de cálculo, siempre que cada contacto tenga una dirección de correo electrónico, los contactos que ya existan en Beamery simplemente reciben la información nueva en su perfil existente. Algunas organizaciones utilizan esta función para actualizar campos en bloque, incluidos los campos personalizados. Lo mismo se aplica a los Beamery Forms: los Forms requieren una dirección de correo electrónico de forma predeterminada, por lo que los datos del formulario de un posible candidato que regresa se añaden a su perfil existente en lugar de crear un duplicado.

Si los candidatos comparten el mismo nombre, pero no la misma dirección de correo electrónico ni la misma URL social, no se fusionarán automáticamente. En su lugar, verá la etiqueta Duplicar perfil en esos perfiles. Siga los pasos manuales que se indican a continuación para revisarlos y fusionarlos.

Cómo fusionar manualmente perfiles duplicados

Cuando hay más de un perfil para el mismo candidato, fusiónelos en un solo perfil para evitar
confusiones y esfuerzos duplicados. Siga estos pasos.

1. Abra las opciones de fusión. Cuando Beamery detecta posibles duplicados, aparece la etiqueta Duplicar perfil en la parte superior del perfil. Haga clic en ella para abrir la ventana Revisar posibles duplicados. Beamery identifica posibles duplicados mediante el ID de integración (si corresponde), la dirección de correo electrónico, el enlace social y el nombre completo. Si no ve el indicador de duplicado, pero está seguro de haber encontrado duplicados, compruebe que los nombres de los contactos coincidan exactamente, incluidas las mayúsculas y minúsculas, actualice la página y debería aparecer la alerta. Cambie entre los duplicados mediante el menú desplegable situado en la esquina superior derecha.
   Si dos candidatos comparten el mismo nombre y dirección de correo electrónico, pero tienen distintos
   ID de ATS, la alerta no aparecerá. Esto se debe a que están sincronizados desde su integración, donde
   los perfiles se tratan por separado.
2. Revise qué se conservará y qué se eliminará. Aparece un cuadro de diálogo que muestra todos los posibles duplicados identificados por Beamery, incluido el contacto que está consultando. Un icono rojo de papelera marca cada dato que se eliminará del contacto fusionado, para que pueda ver claramente qué datos se conservan y cuáles se eliminan de forma permanente. Por ejemplo, si dos direcciones de correo electrónico tienen la etiqueta principal, todas las direcciones de correo electrónico se transfieren al contacto fusionado, pero la etiqueta principal se elimina del contacto duplicado (lo que se indica mediante la papelera roja).
3. Examine más detenidamente si es necesario. Para inspeccionar el perfil completo de un posible duplicado antes de decidir, haga clic en el icono de flecha diagonal situado junto a su nombre.
4. Cambie entre varios duplicados. Si hay más de un posible duplicado, cambie entre ellos mediante los iconos de flecha situados en la parte superior derecha del cuadro de diálogo. Solo se pueden fusionar dos perfiles a la vez, así que revise y fusione cada duplicado de uno en uno.
5. Decida o posponga la decisión. Si tiene la certeza de que los perfiles no son duplicados, haga clic en Mantener ambos contactos. Esto impedirá que se sugieran como duplicados en el futuro, tanto a usted como al resto de su equipo. Si no está seguro, no realice ninguna acción y cierre el cuadro de diálogo con la x de la esquina superior derecha. Este puede ser un buen momento para asignar una tarea a un compañero y confirmar si los perfiles deben fusionarse.
6. Elija el perfil principal. Una vez que tenga claro que los perfiles son duplicados, decida cuál será el perfil principal. El perfil fusionado obtiene información de ambos, pero la información del perfil principal se muestra como principal. Por ejemplo, el correo electrónico del contacto principal se convierte en el correo electrónico principal y el correo electrónico del duplicado aparece como correo electrónico adicional. En los campos de valor único, como Estado, el valor procede del contacto principal. Seleccione el perfil principal haciendo clic en el botón de opción situado en la parte superior de ese contacto.
7. Revise y fusione. Revise el resultado posterior a la fusión en el extremo derecho del cuadro de diálogo y haga clic en Combinar contactos.
   Una vez fusionados, los contactos no se pueden separar.

Después de la fusión, verá el perfil resultante. Las cronologías de ambos perfiles originales se combinan en el nuevo perfil fusionado. Tenga en cuenta que esto significa que algunos eventos pueden aparecer dos veces cuando esperaría que aparecieran una sola vez, por ejemplo, cómo y cuándo se creó el perfil.

Fusión automática con la importación de CSV

Cuando completa una importación de CSV (valores separados por comas), es posible que esté importando contactos que ya existen en Beamery. Beamery fusiona automáticamente los registros duplicados que tienen direcciones de correo electrónico
y/o URL sociales coincidentes. Esto incluye tanto los duplicados dentro del mismo archivo CSV como los candidatos que
ya están en Beamery.

Si los candidatos comparten el mismo nombre, pero no la misma dirección de correo electrónico ni la misma URL social, no se fusionarán automáticamente, pero la etiqueta Duplicar perfil aparecerá en esos perfiles. Siga los pasos manuales anteriores para revisarlos y fusionarlos. Para obtener instrucciones sobre cómo ejecutar una importación de CSV, consulte Cómo importar contactos desde una hoja de cálculo a Beamery.

Empleados y candidatos internos

El Contact Type de un perfil aparece en el menú desplegable de Quick Search. Esto le permite distinguir un perfil de empleado del perfil de candidato interno de esa misma persona, para que no fusione dos registros que deben mantenerse separados.

Fusión de contactos mediante la API

También puede fusionar contactos duplicados mediante la API (interfaz de programación de aplicaciones). Para que esto funcione, ninguno de los contactos puede estar eliminado ni anonimizado. Tenga en cuenta que este endpoint solo debe utilizarse para mantener los contactos sincronizados con su integración del ATS y debe utilizarse con precaución, ya que puede causar problemas de integridad de datos con el ATS. Consulte las notas completa para desarrolladores de la API para obtener más información.

Conclusión y próximos pasos

Ahora puede evitar duplicados buscando primero, confiar en la deduplicación automática siempre que haya un identificador único y fusionar manualmente los perfiles duplicados cuando Beamery los marque. Mantenga las direcciones de correo electrónico en sus contactos siempre que sea posible, ya que son las que hacen posible la deduplicación.

Para consultar pasos relacionados, visite Descripción general del perfil de Beamery. Si una fusión no se comporta como espera, póngase en contacto con su CSM (Customer Success Manager) o con Beamery Support.