Beamery Convert vous permet de recueillir les données des candidats pour vos initiatives de recrutement aux points de contact clés, comme le premier contact, la candidature à un poste, l’adhésion à une communauté de talents ou l’inscription à un événement. Convert utilise des Flows, qui sont des formulaires liés, pour recueillir les informations les plus pertinentes pour vous. Les Flows Convert sont faciles à créer et offrent une expérience candidat fluide.

Sommaire

Flows Dashboard
Créer un nouveau Flow 
Schéma du Flow Builder
Personnaliser les champs
Personnaliser les blocs
Créer une page de remerciement
Prévisualiser les Flows
Paramètres du Flow
Utiliser les Flows dans les Recipes

Flows Dashboard

Le Flows Dashboard vous fournit en un coup d’œil des informations sur tous vos Flows. Depuis ce tableau de bord, vous pouvez accéder rapidement et facilement à vos Flows, créer de nouveaux Flows ou modifier des Flows existants, et vérifier les taux de soumission des Flows.

Le schéma ci-dessous présente les différents éléments du Flows Dashboard.

a. Convert Tab - Retrouvez Convert dans la barre de navigation de gauche. 

b. Search Your Flows - Utilisez ces trois options de recherche pour rechercher des Flows existants. Effectuez une recherche en utilisant du texte libre ou un lien URL. Filtrez selon le statut, le propriétaire ou le type de Flow.

c. Manage Convert Flows - Exportez un fichier CSV contenant les données de vos Flows Convert, gérez les paramètres de vos Flows Convert ou créez un nouveau Flow.

d. Flow Columns

• Name - Cette colonne affiche tous les Flows. Vous pouvez cliquer sur le nom d’un Flow dans cette colonne pour l’ouvrir et le modifier.
• Status - Cette colonne affiche le statut d’un Flow.
  • Published - Ce Flow est publié et peut être consulté par les candidats.
  • Unpublished - Ce Flow est à l’état de brouillon et n’est pas encore publié. Il ne sera pas visible par les candidats.
  • Draft - Ce Flow a été publié, mais des modifications récentes n’ont pas été publiées. Il peut être consulté par les candidats, mais les modifications récentes non publiées ne seront pas visibles.
• Owner - Cette colonne indique quel utilisateur Beamery est propriétaire d’un Flow.
• Last Updated - Cette colonne affiche la date de la dernière mise à jour d’un Flow.
• Date Created - Cette colonne affiche la date de création initiale d’un Flow.
• Conversion Rate - Cette colonne affiche le taux de conversion de chacun de vos Flows. Il est calculé sous forme de pourcentage.
• Views - Cette colonne affiche le nombre de vues de chacun de vos Flows.
• Visitors - Cette colonne affiche le nombre de visiteurs uniques de chacun de vos Flows.
• Submissions - Cette colonne affiche le nombre de soumissions effectuées pour chacun de vos Flows.

Créer un nouveau Flow

Créer un nouveau Flow pour convertir des prospects en candidats et recueillir des informations utiles sur ces derniers est simple et rapide. Après avoir cliqué sur le bouton Create conversion flow, vous accédez à une nouvelle page :

• Flow internal name - Saisissez le nom de votre Flow, visible par votre équipe. Votre organisation peut avoir établi des règles de dénomination des Flows. Ces conventions aident les utilisateurs à organiser et à retrouver les Flows entre les équipes.
• Flow external name - Nom de votre Flow visible par les candidats.
• Flow URL - URL unique de votre Flow. Essayez de lui donner un sens et de ne pas la rendre trop longue, car cette URL sera visible par les candidats qui accèdent au Flow.
• Access - Cochez cette case si vous souhaitez permettre aux candidats de consulter et de mettre à jour les informations de leur profil après l’envoi. Pour en savoir plus sur les Flows authentifiés, cliquez ici.

Cette option est uniquement disponible pour les organisations qui ont configuré un domaine web personnalisé et l’authentification des candidats.

• Connect to a pool - Utilisez cette option pour relier les soumissions du Flow à un Pool nouveau ou existant.
  • New pool - Créez un nouveau Pool et connectez-le au Flow
  • Existing pool - Connectez le Flow à un Pool existant
  • None - Le Flow ne sera connecté à aucun Pool

Lorsque vous créez un nouveau Pool de cette manière, son type est Général.

• Create Flow - Cliquez ici pour terminer la création du Flow.

Schéma du Flow Builder

Pour recueillir les informations souhaitées sur vos candidats, vous devez ajouter des questions à votre Flow. Vos candidats verront les questions contenues dans votre Flow et y répondront. Les réponses seront enregistrées dans le profil du candidat dans Beamery. Ce processus est intuitif et flexible, ce qui vous permet d’obtenir exactement les informations souhaitées à chacun des points de contact importants pour vous.

Les schémas ci-dessous vous guideront à travers les différentes options disponibles pour créer des Flows avec des taux de complétion élevés.

a. Views - Passez d’un onglet à l’autre parmi les suivants

• Form builder
• Page de remerciement
• Prévisualisation - fenêtre avec des options pour les dimensions d’affichage sur ordinateur, tablette et mobile
• Onglet Paramètres 
  • Nom et URL du Flow
  • Intégrer un Flow
  • Personnalisation de la marque
• Personnalisations - gérez les personnalisations linguistiques
• Pool - connectez un Flow à un Pool, modifiez le Pool ou déconnectez-le

b. Flow Builder - Faites glisser les champs et les blocs de votre formulaire dans cette zone pour créer votre Flow.

c. Flow Controls - Vérifiez si votre Flow a été publié, s’il comporte des modifications non enregistrées, annulez vos modifications ou publiez votre Flow.

d. Fields and Blocks - Basculez entre les champs et les blocs disponibles à ajouter à votre Flow.

• Fields - Lorsque l’onglet Champs est actif, consultez tous les champs de profil et champs personnalisés disponibles à ajouter à votre formulaire. Une fonction de recherche située en haut facilite la recherche d’un champ.
• Blocks - Lorsque l’onglet Blocs est actif, consultez tous les composants de formulaire disponibles à ajouter à vos formulaires. 

Créer et personnaliser un Flow

Pour ajouter un champ ou un bloc de formulaire à votre formulaire, faites glisser l’élément depuis la liste des champs ou des blocs vers la zone du Form builder. Cliquez sur le composant et maintenez le bouton enfoncé pour le déplacer où vous le souhaitez dans le formulaire.

Personnaliser les champs

Lorsqu’un champ du Form builder est sélectionné, une fenêtre de personnalisation s’affiche. Utilisez ces outils pour rendre un champ obligatoire, modifier la manière dont une question est posée ou la langue dans laquelle elle est rédigée, ou gérer les choix de réponse pour les champs à sélection unique et multiple.

Personnalisation des champs de texte court et de date

a. Back to Fields - Revenez au menu des champs.

b. Delete Field - Supprimez le champ actuel du formulaire. 

c. Customize Question - Modifiez la manière dont la question est présentée au candidat. Il peut s’agir simplement de remplacer « Entreprise » par « Entreprise actuelle » ou de créer un formulaire complet dans la langue de votre candidat. 

d. Mark as Required - Obligez un candidat à répondre à une question avant d’envoyer le formulaire.

Personnalisation des champs à sélection unique et multiple

a. Back to Fields - Revenez au menu des champs.

b. Delete Field - Supprimez le champ actuel du formulaire. 

c. Customize Question - Modifiez la manière dont la question est présentée au candidat. Il peut s’agir simplement de remplacer « Entreprise » par « Entreprise actuelle » ou de créer un formulaire complet dans la langue de votre candidat. 

d. Select Options - Choisissez les réponses qu’un candidat peut sélectionner. Utilisez cette option lorsque toutes les réponses ne s’appliquent pas à l’utilisation du champ.
 

e. Customize Answers - Comme pour la personnalisation des questions, utilisez cette fonction pour modifier la manière dont les réponses sont présentées aux candidats. Sans créer une nouvelle option de réponse pour le champ personnalisé, personnalisez simplement le libellé affiché aux candidats. Utilisez cette option pour créer des formulaires dans la langue d’un candidat.  

f. Mark as Required - Obligez un candidat à répondre à une question avant d’envoyer le formulaire.

Vous pouvez également rendre les champs conditionnels aux réponses précédentes. Pour en savoir plus, cliquez ici. 

Personnaliser les blocs

Text Blocks - Insérez du texte personnalisé. Utilisez ce bloc pour ajouter des titres, des sous-titres ou des instructions de formulaire. Ajoutez des liens et mettez votre texte en forme pour créer un formulaire facile à lire. 

Image Blocks - Utilisez ce bloc pour ajouter des images à vos formulaires. Les types de fichiers acceptés sont png, jpeg et gif. La taille maximale des fichiers est de 2 Mo. 

Company Logo - Utilisez cette fonction pour ajouter une deuxième fois le logo de votre entreprise au formulaire ou pour le rétablir si vous l’avez supprimé. 

Divider Blocks - Les blocs de séparation permettent de diviser visuellement les sections du formulaire et d’améliorer les taux de complétion. 

Compliance Block - Ajoutez la déclaration de conformité appropriée à votre formulaire. Choisissez-la dans la liste déroulante des déclarations de conformité créées par votre administrateur.

Button - Utilisez ce bloc si vous avez supprimé votre bouton d’envoi et devez le rajouter, ou si vous devez personnaliser le texte du bouton. La couleur du bouton est contrôlée par votre administrateur dans les paramètres de votre entreprise.

Remarque : si la couleur de votre entreprise n’a pas un rapport de contraste suffisamment élevé, la couleur de votre bouton sera automatiquement assombrie afin de respecter les seuils d’accessibilité. Le seuil de contraste est de 4,5:1. Utilisez une ressource en ligne, souvent appelée « Contrast Checker », si vous devez vérifier le rapport de contraste de la couleur de votre entreprise. La couleur d’arrière-plan des Flows Convert est #FFFFFF.

Créer une page de remerciement

Après l’envoi d’un Flow par un candidat, celui-ci est redirigé vers votre page de remerciement, où il voit la confirmation que son formulaire a été envoyé. Cette page peut être créée facilement dans le Flow Builder.

L’image ci-dessous présente les options disponibles lors de la création d’une page de remerciement personnalisée. 

Text Blocks - Insérez du texte personnalisé. Utilisez ce bloc pour ajouter un message supplémentaire à l’attention des candidats. Ajoutez des liens et mettez votre texte en forme pour améliorer l’expérience candidat. 

Image Blocks - Utilisez ce bloc pour ajouter des images à vos formulaires. Les types de fichiers acceptés sont png, jpeg et gif. La taille maximale des fichiers est de 2 Mo. 

Company Logo - Utilisez cette fonction pour ajouter une deuxième fois le logo de votre entreprise à la page de remerciement ou pour le rétablir si vous l’avez supprimé. 

Divider Blocks - Les blocs de séparation permettent de diviser visuellement les sections.

Button - Utilisez ce bloc si vous avez supprimé votre bouton « Retour » et devez le rajouter, ou si vous devez personnaliser le texte du bouton. La couleur du bouton est contrôlée par votre administrateur dans les paramètres de votre entreprise.

Remarque : si la couleur de votre entreprise n’a pas un rapport de contraste suffisamment élevé, la couleur de votre bouton sera automatiquement assombrie afin de respecter les seuils d’accessibilité. Le seuil de contraste est de 4,5:1. Utilisez une ressource en ligne, souvent appelée « Contrast Checker », si vous devez vérifier le rapport de contraste de la couleur de votre entreprise. La couleur d’arrière-plan des Flows Convert est #FFFFFF.

Prévisualiser les Flows

Lorsque vous sélectionnez l’onglet Preview, vous pouvez voir et tester le formulaire comme le ferait un candidat.

Utilisez la liste déroulante située en haut à droite de la page pour passer de la vue Ordinateur à la vue Tablette ou Mobile.

Paramètres du Flow

L’onglet Settings permet d’apporter des modifications et des personnalisations globales à vos Flows.

Name Settings - Modifiez le nom interne, le nom externe ou l’URL de votre Flow. Vous pouvez également accéder aux options permettant de supprimer, dupliquer ou dépublier un Flow, ainsi que copier l’URL du Flow.

Embed in your website - Gardez les candidats dans votre écosystème de marque, améliorez l’engagement et simplifiez le processus de conversion en intégrant vos Flows. 

Custom Branding - Si votre organisation possède plusieurs marques, utilisez cette fonction pour modifier le logo de votre formulaire sans modifier le logo de la société mère dans les paramètres de l’entreprise. Activez la personnalisation de la marque en cochant la case. Nommez ensuite la marque (ce nom sera utilisé comme texte alternatif pour le logo de votre marque), puis importez votre logo. Cliquez sur Save pour appliquer vos modifications.

Personnalisations

Dans l’onglet Customizations, vous trouverez des commandes permettant de personnaliser l’ensemble du texte du formulaire dans le Flow. Cela inclut le texte indicatif, la gestion des erreurs et bien plus encore. Utilisez cette fonction pour aligner les Flows sur les normes de votre marque ou perfectionner un Flow dans une autre langue.

Single Select - Modifiez le texte indicatif des questions à sélection unique. Le texte par défaut est « Select an option ».

Multi Select - Modifiez le texte indicatif des questions à sélection multiple. Les textes par défaut sont « Select an option » et « Selected ».

Typeahead - Modifiez le texte qui s’affiche pour les réponses de localisation lorsque la saisie ne renvoie aucun résultat. Le texte par défaut est « No results ».

Error Text - Modifiez le texte indicatif du message d’erreur lorsqu’un candidat ne répond pas à un champ obligatoire. Le texte par défaut est « Ce champ est obligatoire ». 

Character Limit - Modifiez le message indiquant aux utilisateurs le nombre de caractères qu’ils peuvent utiliser dans un champ. Le texte par défaut est « Characters remaining ».

Utiliser les Flows dans les Recipes

Les Flows Beamery peuvent être utilisés comme déclencheurs dans les Recipes, ce qui rend les informations recueillies exploitables et vous permet de personnaliser l’expérience d’un candidat en fonction des informations qu’il fournit. Tous les types de questions de Flow peuvent être utilisés pour déclencher des Recipes. Par exemple, les réponses d’un candidat à une question de formulaire sur ses centres d’intérêt peuvent servir à l’ajouter automatiquement aux Pools pertinents. Vous pouvez en savoir plus sur les Recipes ici. 

Le schéma ci-dessous montre comment les soumissions de Flow peuvent être utilisées comme déclencheurs de Recipes.

a. Flow Submission Recipe Trigger - Choisissez « has submitted Flow » dans la liste déroulante pour commencer à créer une Recipe qui se déclenche lorsqu’un candidat soumet un Flow. Si vous souhaitez que la Recipe soit déclenchée par la soumission d’un Flow, vous devez sélectionner cette option.

b. Flow Selection - Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche uniquement lorsqu’un Flow spécifique est soumis, sélectionnez ici le nom du Flow. Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche pour toutes les soumissions de n’importe quel Flow, sélectionnez « Any form ». Par exemple, si vous souhaitez que la Recipe se déclenche uniquement lorsqu’un candidat soumet votre Flow d’inscription à la communauté de talents, choisissez ce Flow dans le menu déroulant.

c. Question Selection - Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche uniquement lorsqu’un Flow a été soumis avec une réponse à une question personnalisée spécifique, vous pouvez l’indiquer ici. Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche lorsqu’un Flow a été soumis avec une réponse à n’importe quelle question personnalisée, sélectionnez « Any custom field » dans la liste déroulante. Par exemple, si vous souhaitez que votre Flow se déclenche uniquement lorsqu’un candidat a répondu à une question portant sur ses centres d’intérêt, sélectionnez cette question dans le menu déroulant. Tous les types de questions de Flow sont disponibles comme déclencheurs de Recipes, notamment le texte libre, la sélection unique, la sélection multiple et la date. Pour en savoir plus sur l’ajout d’une question personnalisée à votre Flow, consultez cet article.

d. Answer Selection - Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche uniquement lorsqu’un Flow a été soumis avec une réponse spécifique, sélectionnez cette réponse dans la liste déroulante. Si vous souhaitez que la Recipe se déclenche lorsqu’un Flow a été soumis avec n’importe quelle réponse à la question sélectionnée, choisissez « any answer » dans cette liste déroulante. Par exemple, si vous souhaitez que la Recipe se déclenche uniquement lorsqu’un candidat a répondu à une question sur ses centres d’intérêt avec un domaine spécifique, sélectionnez cette réponse dans la liste déroulante.

En résumé…  

Beamery Convert vous permet de créer des formulaires modernes et faciles à utiliser, qui vous permettent de convertir des prospects en candidats. Avec Convert, vous pouvez facilement associer les questions des formulaires à des champs personnalisés afin de recueillir des données pertinentes et exploitables auprès de vos candidats. Convert permet également d’utiliser l’envoi de formulaires, ou même de réponses spécifiques à des questions personnalisées, pour déclencher des Recipes.

Vous avez des questions sur Beamery Convert ? Contactez support@beamery.com 

Ressources supplémentaires

Comment créer un Flow
Comment ajouter une question personnalisée à un Flow
Quelle est la différence entre un Flow Convert et un formulaire Beamery ?