La réussite de toute mise en œuvre logicielle repose entre les mains des personnes qui vont utiliser le système. En définitive, vous pouvez mettre en œuvre la meilleure technologie au monde, mais si vous ne parvenez pas à inciter les utilisateurs à l’adopter et à l’utiliser comme prévu, vous aurez du mal à obtenir les résultats escomptés. Cependant, les gens n’apprécient fondamentalement pas le changement : il peut être synonyme d’incertitude, de perte de contrôle, de surprises indésirables et donner le sentiment que tout est inhabituel. Bien qu’il soit peu probable d’éliminer complètement ce malaise, communiquer efficacement à chaque étape du projet joue un rôle essentiel pour l’atténuer et garantir la réussite du projet. Cet article fournit des conseils et des bonnes pratiques pour gérer efficacement ces communications.
Conseils essentiels pour travailler avec Beamery pendant la mise en œuvre
- Communiquez le POURQUOI
Souvent, les entreprises se concentrent sur la communication de ce qu’elles mettent en œuvre et de la manière dont elles vont le faire, mais négligent malheureusement d’expliquer pourquoi ce changement est nécessaire. Il est essentiel d’expliquer pourquoi vous mettez Beamery en œuvre, ce que vous espérez accomplir et comment ces changements s’inscrivent dans la stratégie globale en matière de talents et dans la stratégie de l’entreprise.
Planifiez les communications à l’avance et prévoyez suffisamment de temps
Les recruteurs sont très occupés. Si vous leur demandez d’assister à des formations ou à des ateliers, ou de répondre à des enquêtes avec peu ou pas de préavis, cela peut susciter du ressentiment à l’égard du processus. Travaillez plutôt avec votre responsable Customer Success Beamery pour planifier ces communications à l’avance, afin de leur laisser suffisamment de temps pour gérer leur agenda et répondre à vos demandes.
Communiquez de manière cohérente
Souvent, les entreprises concentrent tous leurs efforts de communication sur une seule étape du parcours de mise en œuvre. Elles annoncent en grande pompe l’arrivée du système, puis plus rien, ou n’en parlent pas du tout avant sa mise en ligne. Pour susciter un véritable engagement et favoriser l’adoption, il faut communiquer de manière cohérente à chaque étape de l’intégration, et au-delà.
Écoutez les commentaires
Faites du processus de communication un véritable dialogue à double sens avec les principales parties prenantes et les utilisateurs. Cela contribue non seulement à obtenir l’adhésion au CRM et à favoriser son adoption, mais vous offre également de précieux points de vue différents et permet de signaler des problèmes qui auraient pu être négligés. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre le système d’une manière qui sera adoptée par un public plus large et atténuer les risques beaucoup plus tôt dans le processus.
Abordez ouvertement les questions et les préoccupations
À chaque étape de l’intégration, les utilisateurs doivent savoir comment poser des questions et faire part de leurs préoccupations, et se sentir à l’aise pour le faire. Bien que celles-ci puissent être difficiles et chronophages à traiter, il s’agit d’une étape essentielle pour dissiper les craintes et maintenir l’engagement des utilisateurs dans le processus. Mettre en place un forum public consacré aux questions fréquemment posées et aux réponses de l’équipe projet est un excellent moyen d’y parvenir et de diffuser les informations.
Pensez au-delà des e-mails
Bien que les e-mails puissent constituer un outil efficace et nécessaire pour communiquer à grande échelle, les messages peuvent parfois se perdre dans des boîtes de réception très chargées et ils ne favorisent pas facilement le dialogue à double sens. Les communications les plus efficaces associeront donc les e-mails à des réunions en personne, des présentations itinérantes, des enquêtes ou des forums intranet où les participants peuvent se réunir pour discuter des changements et assimiler les informations à leur propre rythme.
Communiquez les aspects positifs
Il est facile d’adopter un mode de communication fonctionnel et institutionnel pour partager les informations nécessaires ; mais rendre les communications ludiques et attrayantes, lancer des concours, célébrer les petites réussites et partager de bonnes nouvelles s’avère souvent tout aussi efficace, voire plus, pour favoriser l’adoption d’un nouveau logiciel.
Impliquez des personnes au-delà de la communauté Acquisition de talents
Bien que les utilisateurs finaux de Beamery soient incontestablement, et doivent effectivement être, au centre de vos efforts de communication, d’autres parties prenantes s’intéresseront au projet et devront être tenues informées. Réfléchissez aux personnes qui seront concernées à chaque étape (équipes informatiques et financières, autres partenaires fournisseurs, responsables du recrutement, direction générale, etc.), à ce qu’elles doivent savoir et à la meilleure manière de leur communiquer ces informations.
Tenez compte des autres facteurs de risque du projet
La communication et l’engagement des utilisateurs sont des composantes essentielles d’une gestion efficace du changement, mais ce ne sont pas les seules. Vous pouvez avoir un plan de communication parfaitement exécuté, mais si, par exemple, votre équipe ne dispose pas des ressources ou de la structure adéquates pour réussir, ou si les recruteurs sont incités d’une manière qui ne favorise pas les comportements que vous souhaitez les voir adopter, cela compromettra également la réussite du projet. Votre interlocuteur Beamery Success sera à votre disposition pour vous aider à identifier les éventuels domaines de risque et à concevoir des solutions pour les gérer.