Les Pools dans Beamery sont un excellent moyen de gérer les candidats en fonction de workflows et d’attributs spécifiques. Les Pools vous permettent de mieux organiser votre vivier de talents et d’entretenir les relations avec les candidats de manière plus ciblée. Ils peuvent également être utilisés pour suivre les contacts issus d’événements et segmenter les contacts pour les campagnes.

Table des matières

Comment créer un Pool
Comment modifier un Pool existant
Comment supprimer un Pool
Comment rechercher un Pool
Comment mettre à jour l’étape d’un contact dans un Pool

Comment créer un Pool

Suivez ces instructions pour créer un nouveau Pool : 

1. Pour créer un Pool, accédez d’abord à l’onglet Pools dans la barre de navigation de gauche. Vous accéderez à la liste des Pools, où vous pourrez trouver vos propres Pools ainsi que ceux qui sont partagés avec vous.
2. Cliquez sur le bouton Créer une pools dans l’angle supérieur droit. Vous accéderez à la page de création du Pool.
   
3. Vous devrez ensuite choisir le type de Pool. Les types de Pool disponibles sont les suivants :
   1. Général : il s’agit du type de Pool le plus couramment utilisé, adapté à la majorité des cas d’utilisation. Les Pools généraux n’incluent pas d’étapes de pool et sont souvent utilisés pour regrouper des attributs de candidats tels que le secteur, la région ou la spécialité, ou pour un workflow spécifique, comme le regroupement de candidats que vous souhaitez cibler avec une campagne de prospection.
   2. Recherche de candidats : disponible pour les utilisateurs d’Executive Search. Contrairement aux Pools généraux, les Pools de recherche incluent des étapes de pool. Les étapes de pool permettent de suivre plus précisément la progression des candidats au sein d’un Pool, au-delà de la relation globale avec le candidat représentée par son statut. Les étapes des Pools de recherche sont les suivantes : Lead, Passive, Interested, Engaged, Screening, Qualified, Rejected, et Unsuitable. Les Pools de recherche sont spécifiquement utilisés pour les workflows de recherche, afin de réunir et de qualifier des candidats pour un poste avant qu’ils ne soient associés à une offre.

   3. Événement : les Pools d’événements sont uniquement disponibles pour les utilisateurs du module Événements et ne peuvent pas être sélectionnés depuis l’écran de création d’un Pool. Pour créer un Pool d’événements, vous devez créer un événement à l’aide du module Événements. Un Pool d’événements est créé automatiquement chaque fois que vous créez un nouvel événement. Comme les Pools de recherche, les Pools d’événements disposent d’étapes de pool standardisées : Prospect, Invited, Registered, et Attended. Pour en savoir plus sur le module Événements, cliquez ici.

      Les types de Pool ne peuvent pas être modifiés après leur création. Si vous devez modifier le type d’un Pool, créez un nouveau Pool avec le type approprié et migrez tous les contacts de l’ancien Pool vers le nouveau à l’aide d’une action groupée.  

4. Après avoir sélectionné un type de Pool, cliquez sur le bouton Étape suivante.
5. Vous devrez ensuite renseigner l’étape « Informations sur le Pool ». Commencez par saisir un nom pour votre Pool. Veillez à choisir un nom pertinent et descriptif afin de pouvoir le retrouver ultérieurement ou pour qu’il soit facilement identifiable par vos collègues. Dans certains cas, votre entreprise peut avoir des conventions de dénomination strictes pour les Pools : assurez-vous donc de les connaître.
6. Vous pouvez ensuite ajouter une description facultative du Pool. Cela est particulièrement utile lorsque vous utilisez un Pool en collaboration avec vos collègues, afin que chacun puisse facilement comprendre son objectif.
7. Appliquez maintenant un ou plusieurs tags globaux à votre Pool. Les tags globaux aident votre organisation à garder les Pools organisés et vous permettent de filtrer facilement les résultats pour trouver les Pools pertinents. 
8. Ajouter le Pool à un Pipeline peut contribuer davantage à organiser les Pools. Vous trouverez plus bas davantage d’informations sur les Pipelines.
9. Enfin, dans l’étape « Informations sur le Pool », vous pouvez sélectionner le « Propriétaire du pool » et le « Gestionnaire du pool ». Par défaut, ces deux rôles sont attribués à votre nom, mais vous pouvez les modifier. Le propriétaire du pool est la personne responsable de ce Pool, tandis que le gestionnaire du pool est souvent un autre utilisateur ayant un intérêt particulier pour ce Pool, tel qu’un responsable du recrutement. 
10. Une fois l’étape « Informations sur le Pool » terminée, cliquez sur le bouton Étape suivante. 
11. La dernière étape du processus de création du Pool consiste à choisir vos paramètres de confidentialité. Tous les Pools sont privés par défaut. Vous pouvez également garder un Pool privé tout en le partageant uniquement avec certains utilisateurs ou avec une équipe spécifique d’utilisateurs.
12. Vous pouvez aussi choisir de rendre le Pool public, afin qu’il soit visible par tous les utilisateurs de Beamery de votre organisation.
13. Une fois les paramètres de confidentialité de votre Pool sélectionnés, cliquez sur le bouton Créer une pools pour créer votre Pool et commencer à ajouter des candidats. 

Comment modifier des Pools existants

Une fois un Pool créé, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour modifier son nom, son propriétaire ou son responsable, appliquer des tags globaux supplémentaires ou l’ajouter à un Pipeline. 

1. Pour modifier un Pool, accédez à la liste des Pools et recherchez le Pool que vous souhaitez modifier. 
2. Cliquez sur les points de suspension verticaux situés complètement à droite, puis sélectionnez Éditer dans le menu déroulant.                                                                          
3. Vous accéderez au même écran que lors de la création d’un nouveau Pool. Même si vous ne pouvez pas modifier le type de Pool, vous pouvez renommer le Pool, appliquer des tags globaux et des Pipelines, ou modifier le propriétaire et le responsable. Enfin, vous pouvez également modifier les paramètres de confidentialité du Pool, notamment son partage (voir la section suivante).
4. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Comment supprimer un Pool

Si un Pool n’est plus pertinent pour vous ou vos workflows, vous pouvez souhaiter le supprimer. Assurez-vous que le Pool n’est pas utilisé par d’autres collègues ou dans des Recipes avant de le supprimer. 

1. Pour supprimer un Pool, accédez à la liste des Pools et recherchez le Pool que vous souhaitez supprimer. 
2. Cliquez sur les points de suspension verticaux situés complètement à droite, puis sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant.
   
3. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Pour confirmer la suppression du Pool, cliquez sur le bouton rouge « Supprimer ». Cette action est irréversible : assurez-vous donc d’être prêt à supprimer le Pool avant de la confirmer.

Les Pools d’événements ne peuvent pas être supprimés. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous supprimez un Pool. Les Pools peuvent être associés à plusieurs workflows critiques, tels que des Recipes ou des formulaires automatisés. Si vous ne savez pas comment un Pool est utilisé, vérifiez toujours avec votre responsable avant de le supprimer.

Comment rechercher des Pools dans Beamery

Si votre organisation possède un grand nombre de Pools, suivez les instructions ci-dessous pour rechercher et filtrer un Pool spécifique ou un groupe de Pools.

1. Pour rechercher un Pool spécifique dans Beamery, accédez à la liste des Pools en cliquant sur l’onglet Pools dans le module CRM. Cette page affiche tous vos Pools ainsi que ceux qui ont été partagés avec vous.
2. Utilisez la zone de recherche en texte libre pour rechercher un Pool par nom, puis utilisez les filtres déroulants pour affiner la liste des Pools selon :
   1. Le type de Pool
   2. Le propriétaire attribué au Pool
   3. Le responsable attribué au Pool
   4. Les tags globaux attribués au Pool
   5. Les Pipelines auxquels le Pool appartient

Les fonctions de recherche et de filtrage peuvent être combinées afin d’affiner vos résultats selon vos besoins.

Comment mettre à jour l’étape d’un contact dans un Pool

Les contacts ajoutés à un Pool de recherche ou à un Pool d’événements disposent d’une étape de pool associée, afin de vous aider à suivre leur progression dans ce Pool. Il existe plusieurs façons de mettre à jour l’étape d’un contact dans un Pool.

Depuis un Pool de recherche ou d’événements, vous pouvez utiliser une action groupée pour mettre à jour plusieurs contacts à la fois. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez mettre à jour, puis sélectionnez « Mettre à jour l’étape du pool » dans le menu déroulant « Actions groupées ». Une fenêtre modale contextuelle s’affiche avec une liste déroulante vous permettant de sélectionner une étape de pool. Sélectionnez l’étape vers laquelle vous souhaitez déplacer les contacts sélectionnés, puis cliquez sur le bouton « Mettre à jour l’étape du pool ».

Vous pouvez également mettre à jour l’étape d’un contact individuel dans son profil. Ouvrez le profil du contact que vous souhaitez mettre à jour, puis accédez à l’espace de travail Pools. Recherchez le Pool que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur la liste déroulante « Etape du pool » pour la modifier. 

En résumé… 

Les Pools constituent un moyen efficace de segmenter et de gérer les candidats à mesure qu’ils interagissent avec les efforts de recrutement de votre organisation, vous permettant de suivre et d’entretenir facilement les relations avec les candidats.