Sommaire
- Présentation
- Type de rapport 1 - Créer un RAAS pour les candidats publics
- Type de rapport 2 - Créer un RAAS pour les prospects confidentiels
- Type de rapport 3 - Créer un RAAS pour les candidats confidentiels
- Type de rapport 4 - Créer un RAAS pour les prospects publics
Présentation
L’utilisation d’un rapport Workday Report as a Service (RaaS) améliore l’intégration Beamery - Workday et permet de mettre à jour plus rapidement les candidats, les candidatures et les pièces jointes de Workday dans Beamery. Les étapes ci-dessous vous expliquent comment créer le ou les rapports nécessaires, qui incluront les contacts et prospects internes, externes et confidentiels ayant été mis à jour au cours d’une période donnée dans Workday. Vous créerez 3 types de rapports afin de vous assurer que tous les contacts provenant de Workday vers Beamery sont correctement identifiés dans le CRM.
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Type de rapport 1 - Un rapport RaaS qui inclut uniquement les candidats publics
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Type de rapport 2 - Un rapport RaaS qui inclut uniquement les prospects confidentiels
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Type de rapport 3 - Un rapport RaaS qui inclut uniquement les candidats confidentiels
- Type de rapport 4 - Un rapport RaaS qui inclut uniquement les prospects publics
Prérequis
Si vous souhaitez utiliser les rapports sur les candidats confidentiels, vous devez avoir acheté la fonctionnalité de recherche de cadres de Beamery afin d’identifier les contacts et/ou prospects confidentiels dans Beamery.
Configurer la sécurité
Pour que Beamery puisse exécuter le rapport à distance, notre ISU doit avoir accès à un domaine de sécurité supplémentaire. Dans l’ISSG attribué à notre ISU, veuillez ajouter le domaine « Candidate Reporting » de la zone fonctionnelle Recruiting avec un accès « Get Only ».
Partager les détails du rapport avec Beamery
Une fois les étapes ci-dessus terminées, veuillez envoyer le Namespace et l’URL WSDL du rapport à votre contact Beamery. Nous vous contacterons si nous avons besoin que vous effectuiez d’autres modifications.
Créer des rapports supplémentaires pour les contacts mis à jour (hors contacts confidentiels).
Vous devrez répéter les étapes ci-dessous pour créer d’autres rapports selon vos besoins. Beamery recommande de créer les rapports suivants :
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Rapport historique : Beamery recommande de remonter à 90 jours pour l’environnement sandbox et à 2 ans pour la production, conformément aux bonnes pratiques (les rapports historiques ne sont exécutés qu’une seule fois, tandis que les rapports ci-dessous s’exécuteront de manière continue).
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Rapport quotidien : modifications des 3 derniers jours
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Toutes les heures : modifications de la dernière heure
Rapports RaaS possibles pour l’intégration
Veuillez consulter votre consultant en intégration pour comprendre quels rapports vous pourriez nécessiter. Voici toutefois la liste complète de tous les rapports possibles :
| N° | Nom du rapport | Période de recherche | Fréquence | Type |
| 1 | Beamery_Public_Candidate_Hourly | 1 heure | toutes les heures | 1 |
| 2 | Beamery_Public_Candidate_Daily | 3 jours | quotidienne | 1 |
| 3 | Beamery_Public_Candidate_Historical |
90 jours dans l’environnement sandbox 2 ans en production |
synchronisations historiques | 1 |
| 4 | Beamery_Confidential_Candidate_Hourly | 1 heure | toutes les heures | 3 |
| 5 | Beamery_Confidential_Candidate_Daily | 3 jours | quotidienne | 3 |
| 6 | Beamery_Confidential_Candidate_Historical |
90 jours dans l’environnement sandbox 2 ans en production |
synchronisations historiques | 3 |
| 7 | Beamery_Public_Prospects_Hourly | 1 heure | toutes les heures | 4 |
| 8 | Beamery_Public_Prospects_Daily | 3 jours | quotidienne | 4 |
| 9 | Beamery_Public_Prospects_Historical |
90 jours dans l’environnement sandbox 2 ans en production |
synchronisations historiques | 4 |
| 10 | Beamery_Confidential_Prospects_Hourly | 1 heure | toutes les heures | 2 |
| 11 | Beamery_Confidential_Prospects_Daily | 3 jours | quotidienne | 2 |
| 12 | Beamery_Confidential_Prospects_Historical |
90 jours dans l’environnement sandbox 2 ans en production |
synchronisations historiques | 2 |
Type de rapport 1 - Créer un RAAS pour les candidats publics
Recherchez la tâche « Create Custom Report » dans Workday. Sélectionnez le type de rapport « Advanced » et cochez la case « Enable As a Web Service ». Dans la section Data Source, saisissez « Find Candidates » comme source de données et décochez la case « Optimized for Performance ». Cliquez sur « OK ».
Dans la fenêtre suivante, mettez à jour le Data Source Filter avec « Existing and Purged Candidates »
Configurer les données du rapport
Sur la page suivante « Edit Custom Report », sélectionnez « Internal and External Candidates » comme Data Source Filter. Configurez la section « Columns » comme indiqué ci-dessous :
Créer un filtre
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Dans la colonne « Filter », créez un filtre « And » avec le champ « Last Candidate Update Moment ».
- Ensuite, sélectionnez l’opérateur « greater than » pour le filtre et le type de comparaison « Value from another field ». Pour la valeur de comparaison, sélectionnez « Create Calculated Field for Report ».
- Donnez ensuite au champ un nom tel que « Current moment minus 1 hour », définissez l’objet métier sur « External or Internal Candidate » et la fonction sur « Increment or Decrement Date ». Cliquez sur « OK ».
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Sur la page suivante, définissez le champ de date sur « Current Moment » et saisissez « -1 » dans le champ Hours to Add or Subtract. Si vous souhaitez que le rapport utilise une autre période, ajustez-la en conséquence et informez votre contact Beamery des modifications.
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Cliquez sur « OK » et consultez le filtre pour vous assurer qu’il est correctement configuré.
Ajouter un filtre supplémentaire pour vous assurer que l’identifiant du candidat n’est pas vide
Vous devrez également ajouter un autre filtre pour vous assurer que le champ Jobs Applied For n’est pas vide
Créer un sous-filtre
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Cliquez sur l’onglet du sous-filtre pour créer un sous-filtre excluant les candidats confidentiels, comme indiqué ci-dessous.
(** Remarque : vous créerez ultérieurement dans ce document des rapports distincts qui incluront uniquement les contacts et prospects confidentiels.)
Vérifier que le rapport est accessible par l’ISU de Beamery
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Dans l’onglet « Share » du rapport, sous « Report Definition Sharing Terms », sélectionnez « Share with all authorized users ». Cela permettra à l’ISU de Beamery d’exécuter le rapport.
Récupérer les informations du service Web
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Accédez à l’onglet « Advanced » du rapport. Vérifiez que la case « Enable As Web Service » est cochée, sélectionnez v35.0 comme version de l’API du service Web et notez le namespace (vous devrez le fournir ultérieurement à Beamery).
Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur « OK » pour créer le rapport. Un récapitulatif du rapport devrait s’afficher. Cliquez sur « Actions », puis sur « Web Service » et sélectionnez « View URLs ».
Sur la page suivante, sélectionnez « WSDL ». Vous serez redirigé vers une nouvelle page. Copiez l’URL de cette page depuis votre navigateur. Il s’agit de l’URL du nouveau service Web que vous avez créé. L’URL doit se terminer par « ?wsdl ».
Lorsque vous avez terminé de créer le rapport, exécutez « test » pour vérifier qu’il s’exécute comme prévu. Il doit afficher une liste d’identifiants de candidats pour tous les candidats créés au cours de la période que vous avez spécifiée (1 heure par défaut).
Type de rapport 2 - Créer un RAAS pour les prospects confidentiels
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour créer un rapport avancé avec les informations suivantes :
Name: Beamery_Confidential_Prospects_Hourly
Report Type: Advanced
Data Source: Prospects
Data Source Filter: All Prospects
Data Source Type: Indexed
Primary Business Object: Prospect
Optimize for Performance:
False
- Configurer les colonnes
- Configurer le filtre
- Configurer le filtre de niveau inférieur
Vérifier que le rapport est accessible par l’ISU de Beamery
Dans l’onglet « Share » du rapport, sous « Report Definition Sharing Terms », sélectionnez « Share with all authorized users ». Cela permettra à l’ISU de Beamery d’exécuter le rapport.
Type de rapport 3 - Créer un RAAS pour les candidats confidentiels
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour créer un rapport avancé avec les informations suivantes :
Name: Beamery_Confidential_Candidate_Hourly
Report Type: Advanced
Data Source: Job Applications
Data Source Filter: All Job Applications
Data Source Type: Indexed
Primary Business Job Application
Optimize for Performance:
False
- Configurer les colonnes
- Configurer le filtre
Ajouter un filtre supplémentaire pour vous assurer que l’identifiant du candidat n’est pas vide
- Vérifier que le rapport est accessible par l’ISU de Beamery
Dans l’onglet « Share » du rapport, sous « Report Definition Sharing Terms », sélectionnez « Share with all authorized users ». Cela permettra à l’ISU de Beamery d’exécuter le rapport.
Type de rapport 4 - Créer un RAAS pour les prospects publics
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour créer un rapport avancé avec les informations suivantes :
Name: Beamery_Public_Prospects_Hourly
Report Type: Advanced
Data Source: Prospects
Data Source Filter: All Prospects
Data Source Type: Indexed
Primary Business Object: Prospect
Optimize for Performance:
False
- Configurer les colonnes
- Configurer le filtre
Veuillez ajouter le filtre de période de recherche en utilisant le champ « Last Functionally Updated »
- Configurer le filtre de niveau inférieur
Vérifier que le rapport est accessible par l’ISU de Beamery
Dans l’onglet « Share » du rapport, sous « Report Definition Sharing Terms », sélectionnez « Share with all authorized users ». Cela permettra à l’ISU de Beamery d’exécuter le rapport.