El éxito de cualquier implementación de software depende de las personas que van a utilizar el sistema. En última instancia, puede implementar la mejor tecnología del mundo, pero si no consigue que las personas la adopten y la utilicen de la manera prevista, le resultará difícil alcanzar los resultados deseados. Sin embargo, a las personas fundamentalmente no les gusta el cambio; este puede implicar incertidumbre, pérdida de control, sorpresas no deseadas y la sensación de que todo resulta desconocido. Aunque es poco probable que esta incomodidad desaparezca por completo, comunicarse eficazmente durante todas las etapas del proyecto desempeña un papel fundamental para mitigarla y garantizar el éxito del proyecto. En este artículo se ofrecen consejos y prácticas recomendadas sobre cómo gestionar estas comunicaciones de forma eficaz.
Consejos principales para trabajar con Beamery durante la implementación
- Comunique el PORQUÉ
A menudo, las empresas se centran en comunicar qué van a implementar y cómo lo harán, pero descuidan por completo explicar por qué es necesario el cambio. Es fundamental explicar a las personas por qué está implementando Beamery, qué espera conseguir y cómo se relacionan estos cambios con la estrategia general de talento y del negocio.
Planifique las comunicaciones con antelación y reserve el tiempo adecuado
Los reclutadores están ocupados. Si les pide que asistan a sesiones de formación o talleres, o que completen encuestas con poca o ninguna antelación, esto puede generar resentimiento hacia el proceso. En su lugar, trabaje con su Customer Success Lead de Beamery para planificar estas comunicaciones con antelación, de modo que puedan disponer del tiempo suficiente para organizar sus agendas y completar sus solicitudes.
Comunique de forma coherente
A menudo, las empresas concentran todos sus esfuerzos de comunicación en una sola parte del proceso de implementación. Anuncian con gran entusiasmo que el sistema llegará y después no vuelven a comunicar nada, o no lo anuncian hasta que entra en funcionamiento. Crear un compromiso y una adopción reales requiere comunicaciones coherentes durante todas las etapas de la incorporación y posteriormente.
Escuche los comentarios
Convierta el proceso de comunicación en un diálogo bidireccional auténtico con las partes interesadas y los usuarios clave. Esto no solo ayuda a conseguir el apoyo y la adopción del CRM, sino que también le ofrece valiosas perspectivas diferentes y pone de manifiesto problemas que, de otro modo, podrían haberse pasado por alto. Esto le permite implementar el sistema de una manera que sea aceptada por un público más amplio y mitigar cualquier riesgo mucho antes en el proceso.
Aborde abiertamente las preguntas y preocupaciones
En cada etapa de la incorporación, los usuarios deben saber cómo plantear preguntas y preocupaciones y sentirse cómodos al hacerlo. Aunque abordarlas puede ser difícil y requerir mucho tiempo, este es un paso fundamental para disipar cualquier temor y mantener a los usuarios involucrados en el proceso. Contar con un foro público para las preguntas frecuentes y las respuestas del equipo del proyecto es una excelente forma de lograrlo y difundir la información.
Piense más allá del correo electrónico
Aunque los correos electrónicos pueden ser una herramienta eficaz y necesaria para comunicarse a gran escala, los mensajes a veces pueden perderse en bandejas de entrada con mucha actividad y no fomentan fácilmente el diálogo bidireccional. Por lo tanto, las comunicaciones más eficaces combinarán el correo electrónico con reuniones presenciales, sesiones informativas, encuestas o foros de la intranet en los que las personas puedan reunirse para debatir los cambios y asimilar la información a su propio ritmo.
Comunique lo positivo
Es fácil adoptar un modo de comunicación funcional y corporativo para compartir la información necesaria; pero hacer que las comunicaciones sean divertidas y atractivas, organizar concursos, celebrar los pequeños éxitos y compartir historias positivas suele ser igual de eficaz, o incluso más, para impulsar la adopción del nuevo software.
Involucre a personas más allá de la comunidad de Adquisición de Talento
Aunque los usuarios finales de Beamery serán, sin duda, y deberían ser, el principal foco de sus esfuerzos de comunicación, habrá otras partes interesadas que tendrán interés en el proyecto y a las que habrá que mantener informadas. Piense en quiénes se verán afectados durante cada etapa (los equipos de TI y Finanzas, otros proveedores asociados, los responsables de contratación, el equipo directivo, etc.), qué necesitan saber y cuál es la mejor manera de comunicarles esa información.
Tenga en cuenta otros factores de riesgo del proyecto
La comunicación y la participación de los usuarios son componentes fundamentales de una gestión eficaz del cambio, pero no son los únicos. Puede tener un plan de comunicaciones perfectamente ejecutado, pero si, por ejemplo, su equipo no cuenta con los recursos o la estructura adecuados para tener éxito, o si los reclutadores reciben incentivos de una manera que no favorece los comportamientos que quiere que adopten, esto también pondrá en riesgo el éxito del proyecto. Su contacto de Beamery Success estará disponible para ayudarle a identificar posibles áreas de riesgo y diseñar soluciones para gestionarlas.