Les Recipes Beamery permettent aux utilisateurs d’automatiser les workflows liés à la conformité. Cet outil vous permet de rester conforme au RGPD à tout moment, car les contacts existants comme les nouveaux contacts seront soumis à un processus de conformité automatisé dès leur ajout au CRM Beamery.
Trois fonctionnalités principales permettent d’automatiser la conformité au RGPD dans Beamery :
- Scheduled Triggers
- Déclencheurs et filtres RGPD
- Filtres supplémentaires
Scheduled Triggers
Les Scheduled Triggers vous permettent d’effectuer des vérifications régulières (toutes les 1, 6, 12 ou 24 heures) dans votre base de données, selon les filtres que vous avez sélectionnés. Les Scheduled Triggers peuvent être utilisés pour automatiser plusieurs workflows, par exemple :
- Toutes les mises à jour historiques effectuées sur les contacts (alors que les Recipes standard sont déclenchées au moment où une mise à jour est effectuée)
- Archiver les contacts ne disposant pas d’informations de consentement après une certaine période
- Ajouter des contacts à une campagne dès que l’adresse e-mail du contact importé est ajoutée
- Envoyer une campagne de nouvelle confirmation lorsque le consentement des contacts est sur le point d’expirer
Configurer un Scheduled Trigger
Accédez au module Automatisation et sélectionnez « Ajouter une Recipe » (vous trouverez ici plus d’informations sur la création de Recipes). Sous Déclenchement, sélectionnez « Lors du contact Est vérifié » dans la première liste déroulante. Dans la deuxième liste déroulante, sélectionnez l’intervalle souhaité.
Ensuite, vous devrez sélectionner au moins un filtre. Celui-ci définira le critère que le déclencheur vérifiera.
Remarque : vous ne pouvez configurer qu’un seul Scheduled Trigger par Recipe.
Déclencheurs d’automatisation RGPD
Vous pouvez déclencher des actions selon qu’un contact a accepté ou refusé. Par exemple, si un contact accepte, vous pouvez vouloir lui envoyer automatiquement un e-mail de confirmation. Si un contact refuse, vous pouvez vouloir l’archiver et le marquer comme « Ne pas contacter ».
Pour configurer un déclencheur lié au consentement, sélectionnez « Lors du contact A soumis son consentement » dans le premier champ de la liste déroulante. Dans le deuxième champ de la liste déroulante, choisissez « opted-in » ou « opted-out ».
Filtres d’automatisation RGPD
Vous pouvez également filtrer les contacts selon leur statut d’acceptation et les filtrer en fonction de la date à laquelle ils ont fourni leur consentement pour la dernière fois. Cela vous aidera à maintenir une base de données conforme au RGPD.
Par exemple, lorsque vous utilisez des filtres RGPD avec un Scheduled Trigger, vous pouvez effectuer régulièrement une purge des contacts qui ont refusé et les archiver et les marquer comme « Ne pas contacter ».
Vous pouvez également effectuer des vérifications dans votre base de données et réengager les candidats dont le consentement est sur le point d’expirer à l’aide d’une « campagne de nouvelle acceptation ».