Conformité au RGPD : procédure à suivre lorsque des candidats souhaitent être oubliés/ne plus être contactés

Les notions de base

En vertu du RGPD, si des personnes souhaitent que toutes leurs données soient supprimées de votre base de données, elles peuvent simplement souhaiter ne plus être contactées par votre organisation ou exercer leur « droit à l’oubli ». Il est important de comprendre ce que souhaite la personne. Dans chaque cas, vous pouvez soit vous assurer que ses données sont complètement supprimées du système, soit désidentifier/pseudonymiser le contact ou « hacher » le contact, afin qu’il ne puisse pas être accidentellement ajouté à nouveau à votre système et que le système sache qu’il ne doit pas permettre aux personnes de le contacter. Cela peut être réalisé dans Beamery grâce au hachage/à la pseudonymisation. Le client doit décider s’il souhaite supprimer entièrement les données du contact, au risque de rajouter la personne au système Beamery. Il peut également hacher les données afin de respecter les souhaits de la personne. Nous considérons cette pratique comme acceptable au regard du RGPD, afin de garantir que les demandes d’une personne puissent effectivement être respectées.

Lorsqu’un contact est haché, la plupart de ses données sont supprimées de la base de données Beamery. Beamery conserve les points de données suivants après l’anonymisation :

Données conservées afin d’empêcher l’ajout du même contact à l’avenir	Métadonnées système (pas des données personnelles)
'emails'	'archivedAt'
'links'	'updatedAt'
'integrations'	'assignedTo'
Membres correspondants LinkedIn	'status'
	'creationSource'
	'createdAt'
	'mergedWith'
	'mergedIn
	'doNotCampaign'
	'confidential'
	'confidentiality'
	'version'

Remarque : seuls les Super Admins, Sourcing Admins et Marketing Admins peuvent hacher les contacts.

Dans cet article, nous verrons comment hacher manuellement un contact. Pour savoir comment hacher automatiquement des contacts via l’automatisation, cliquez ici.

Anonymiser le profil d’un contact

Commencez par accéder au profil du contact que vous souhaitez hacher. Vous pouvez utiliser les filtres de la page Personnes ou rechercher un contact spécifique.

Page Personnes avec la barre Rechercher des contacts et le panneau de filtres mis en évidence

Une fois le profil du contact trouvé, cliquez sur les points de suspension verticaux situés en haut à droite du profil pour développer les options du profil. Sélectionnez ensuite Paramétrer la confidentialité des données.

Menu des options du profil avec l’option Paramétrer la confidentialité des données mise en évidence

La fenêtre Paramètres de confidentialité des données s’ouvre. Vous pouvez y choisir la manière dont vous souhaitez stocker les données de ce contact. Pour hacher un contact, sélectionnez Anonymat sur cet écran, puis cliquez sur Enregistrer.

Fenêtre Paramètres de confidentialité des données avec l’option Anonymat sélectionnée

Le contact sera supprimé de la page « Personnes » et ne pourra plus être recherché. Vous ne verrez le profil que si vous accédez à l’URL du profil ou si vous tentez de rajouter manuellement le contact dans Beamery avec :

la même adresse e-mail
les mêmes liens vers les réseaux sociaux

Dans ce cas, vous serez redirigé vers la version hachée du profil.

Vous serez également redirigé vers le même profil haché si vous disposez de l’URL du profil Beamery du contact. Le profil reste accessible via l’URL. Si un contact a été anonymisé par erreur ou a demandé à être recontacté, vous pouvez le rétablir en supprimant le contact anonymisé et en en créant un nouveau. L’enregistrement précédent n’est pas restauré.

Réobtention du consentement via les flux Convert et les portails : Lorsqu’un candidat donne à nouveau son consentement via un flux et correspond à un enregistrement anonymisé, Beamery supprime le contact anonymisé et en crée un nouveau, au lieu de restaurer l’enregistrement précédent.

Qui peut hacher les contacts ?

Seuls les utilisateurs disposant d’un accès Super Admin, Sourcing Admin ou Marketing Admin peuvent hacher les contacts.

Rétablir un contact anonymisé

L’anonymisation ne peut pas être annulée. Cela protège les candidats. Une fois qu’une personne a exercé son droit à l’oubli, ses données ne peuvent pas être discrètement réintégrées dans votre base de données.

Ce que l’anonymisation permet toujours de faire : elle conserve l’enregistrement minimal indiqué dans le tableau ci-dessus afin que la même personne ne puisse pas être accidentellement ajoutée à nouveau, et elle empêche la création d’un nouveau contact avec la même adresse e-mail, le même numéro de téléphone ou les mêmes liens sociaux.

Si vous devez rétablir un contact (par exemple, s’il a été anonymisé par erreur ou s’il a demandé à être recontacté), seuls les Super Admins peuvent supprimer le contact anonymisé et en créer un nouveau. Il n’existe pas d’option de désanonymisation.

La suppression et la recréation ne restaurent pas les données du contact. Le nouveau contact est vierge. Aucune donnée de profil, aucun historique d’activité, aucune fiche de message ni aucun historique de campagne de l’enregistrement précédent n’est rétabli. Cela diffère de l’ancien comportement de réidentification, qui restaurait le nom, l’adresse e-mail, les liens sociaux, la fiche d’activité et l’historique de campagne.