Les fonctionnalités de gestion du consentement de Beamery vous fournissent les outils nécessaires pour devenir pleinement conforme au RGPD en quelques étapes simples et rapides.
Créez des déclarations de demande de consentement adaptées à vos exigences légales et à votre marque, demandez l’opt-in aux candidats existants, nouvellement identifiés et entrants, puis suivez et gérez les consentements afin de maintenir une base de données conforme.
Configurer la gestion du consentement
1. Accédez aux paramètres et cliquez sur « Conformité » sous Paramètres de l’entreprise. Les Super Admins peuvent y configurer le texte que les candidats liront avant de décider s’ils souhaitent accepter ou refuser de recevoir des communications de votre part. Cette page comporte trois parties, qui doivent toutes être configurées avec soin afin de garantir un processus de demande de consentement clair et complet. Nous vous recommandons vivement de demander un avis juridique avant de remplir chacune de ces sections et de réfléchir à la meilleure manière, pour votre entreprise, d’aborder la conformité au RGPD.
2. Vous pouvez créer différents blocs de conformité pour répondre à différents besoins. Par exemple, votre organisation peut avoir besoin d’une version de votre déclaration de conformité dans différentes langues, ou d’une version spécifique pour les événements en présentiel.
Une fois vos paramètres de conformité renseignés, voici à quoi ressemblera le texte pour le candidat lorsqu’il ouvrira la page de consentement (votre formulation variera en fonction de vos besoins et de l’avis juridique reçu).
Points à prendre en compte lors de l’élaboration du contenu de votre gestion du consentement
1. Déclaration de demande de consentement
Dans cette section, expliquez au candidat pourquoi vous lui demandez son consentement. Ce texte apparaîtra en haut de votre page de consentement.
2. Déclaration d’opt-in
Il s’agit de la déclaration à laquelle les candidats donneront leur consentement. Veillez à ce qu’elle soit concise, claire et explicite afin que les candidats comprennent ce à quoi ils consentent. La réponse à la déclaration d’opt-in sera associée au champ « Consentement » dans la page Personnes de Beamery. Si les candidats acceptent, le nombre de jours écoulés depuis cette action sera associé au champ « Dernier consentement ».
3. Politique de confidentialité
Veillez à inclure dans ce champ un lien vers votre politique de confidentialité, mis à jour afin d’être conforme au RGPD.
Demander le consentement des candidats existants et nouvellement identifiés
1. Lorsque vous disposez de l’adresse e-mail du candidat
Si vous disposez de l’adresse e-mail d’un candidat, il vous suffit de configurer une campagne de demande de consentement en incluant l’une des variables de consentement disponibles (si vous ne savez pas comment procéder, consultez rapidement notre section d’aide sur les campagnes) :
- Le lien d’opt-in inclura un lien vers le formulaire de demande de consentement propre au contact
- Le bouton d’opt-in inclura un bouton « Confirm my Consent » qui redirigera également vers le formulaire de demande de consentement propre au contact
2. Lorsque vous ne disposez pas de l’adresse e-mail du candidat
Si vous ne disposez pas de l’adresse e-mail d’un candidat, vous pouvez générer une URL de formulaire de consentement qui lui est propre. Cette option est pratique si vous échangez avec un contact dans Beamery via une autre plateforme, comme LinkedIn.
Pour ce faire, ouvrez le profil du candidat et cliquez sur le bouton de consentement dans l’en-tête du profil. Cliquez ensuite sur « Copier le lien ».
Remarque : comme le lien est assez long, vous pouvez envisager d’utiliser un service de raccourcissement de liens avant de le partager avec le contact.
Créer une boucle de consentement pour les candidats ayant accepté
Conformément au RGPD, les contacts doivent pouvoir refuser leur consentement aussi facilement et rapidement qu’ils l’ont donné, à tout moment.
Pour montrer aux candidats que vous respectez leurs données personnelles et leurs préférences et que vous vous y engagez, il peut être judicieux de configurer une campagne de demande de consentement avec un e-mail de suivi pour leur indiquer comment mettre à jour leurs préférences s’ils en ont besoin. Par exemple :
Vous pouvez accéder à toutes les campagnes liées au RGPD en filtrant par « GDPR campaigns » ; seules les campagnes qui incluent une variable de consentement s’afficheront.
Demander le consentement des candidats entrants
Tous les Convert Flows incluent une question d’opt-in RGPD vous permettant de demander le consentement des candidats entrants.
Suivre les consentements dans votre base de données
Pour vous aider à suivre les consentements dans la page Personnes, nous avons créé deux nouveaux champs :
- Consentement : ce champ indique si un candidat a accepté ou refusé.
- Dernier consentement : ce champ indique le nombre de jours écoulés depuis la dernière acceptation du candidat.
Vous pouvez utiliser le champ « Dernier consentement » pour filtrer les candidats qui ont accepté il y a un certain nombre de jours. Vous pouvez ensuite les archiver et les supprimer si nécessaire, ou les anonymiser (vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici).