Qu’est-ce que l’authentification de l’expéditeur ?

L’authentification de l’expéditeur est le processus qui consiste à montrer aux fournisseurs de messagerie (FAI, O365, Gmail, etc.) que Beamery dispose de l’autorisation de l’expéditeur pour envoyer des e-mails en son nom. Pour ce faire, un client Beamery ajoute quelques enregistrements à son propre DNS, qui pointent vers les serveurs utilisés par Beamery pour envoyer des e-mails. (Remarque : Beamery utilise SendGrid comme système de distribution d’e-mails.) Ces enregistrements DNS associent le domaine d’envoi du client aux adresses IP de Beamery chez SendGrid afin que les fournisseurs de messagerie traitent les e-mails comme provenant du domaine du client plutôt que du domaine de Beamery.

L’authentification de l’expéditeur chez Beamery établit plusieurs identifiants d’e-mail standard :

• Enregistrement MX - indique aux fournisseurs de messagerie que le serveur de messagerie utilisé est autorisé par le client
• Enregistrement SPF - indique aux fournisseurs de messagerie que l’adresse IP spécifique utilisée pour envoyer l’e-mail est autorisée par le client
• Enregistrement DKIM - fournit une signature numérique qui vérifie qu’un e-mail n’a pas été falsifié ou modifié
• URL en marque blanche - comme de nombreux fournisseurs de messagerie vérifient le contenu des e-mails lorsqu’ils déterminent leur légitimité, les liens sont également proposés en marque blanche

L’authentification du domaine d’envoi s’effectue à l’aide de trois enregistrements DNS simples. Ces trois enregistrements ajoutent un enregistrement Sender Policy Framework (SPF) afin d’établir que votre adresse IP d’envoi Beamery est légitime pour votre domaine, ainsi qu’une paire de clés DKIM rotatives. Ils ajoutent également un enregistrement MX pour que Beamery établisse un chemin de retour pour les analyses des messages. Comme DKIM est un système à clés appariées, les clés doivent être modifiées régulièrement pour garantir une sécurité maximale. Le fait de disposer de deux enregistrements DNS pour DKIM permet d’effectuer ce changement sans interruption de l’envoi d’e-mails.

Nous devons utiliser un sous-domaine (souvent careers.yourdomain.com) afin de créer un moyen d’acheminer nos statistiques de suivi des clics et des ouvertures vers Beamery

Mise en marque blanche des liens dans les e-mails

Les liens de suivi standard sont activés par défaut pour tout nouveau client intégré à Campaigns. Lorsqu’un candidat clique sur un lien dans un e-mail (par ex. https://customer-name.com/job/job-id), celui-ci est automatiquement intégré à un lien de suivi SendGrid qui ressemble à ceci https://sendgrid.net/long-tracking-link. Comme SendGrid dispose de son propre certificat de sécurité, cela prend en charge HTTPS dès le départ, sans configuration supplémentaire.

E-mails avec et sans configuration de l’authentification de l’expéditeur

Les e-mails envoyés sans authentification proviennent de beamery.com et contiennent des liens provenant de sendgrid.net. Ainsi, tous les e-mails envoyés vers Google Gmail affichent « via beamery.com » et Microsoft Exchange affiche « de la part de beamery.com » dans le cadre de l’adresse d’expédition. De plus, tous les expéditeurs qui ne sont pas authentifiés partagent leur réputation avec tous les autres expéditeurs non authentifiés.

contre

Authentification de l’expéditeur - comparaison du flux de travail

Sans authentification de l’expéditeur - le destinataire voit que l’e-mail passe par Beamery (voir l’image ci-dessus), ce qui peut empêcher la distribution des e-mails (en raison d’une incohérence entre le domaine de l’expéditeur et le domaine « via »). En d’autres termes, sans authentification de l’expéditeur, l’e-mail est envoyé via un domaine Beamery, tel que campaigns.beamery.com ou campaigns.beamery.eu, plutôt que via le domaine d’e-mail de l’expéditeur du client (par ex. subdomain.companyname.com). Par conséquent, la délivrabilité des e-mails peut être considérablement affectée, car la boîte de réception du destinataire verra cette différence. Par exemple, un e-mail provenant de « name@companyname.com » envoyé via « campaigns.beamery.com » pourrait être considéré comme du spam.

Domaine d’e-mail de l’expéditeur du client ---> 2) via Beamery (par l’intermédiaire de SendGrid) ---> 3) destinataire

Avec l’authentification de l’expéditeur, le destinataire voit que l’e-mail provient directement du domaine de l’expéditeur (car l’authentification de l’expéditeur approuve Beamery en tant que domaine reconnu par l’expéditeur :

Domaine d’e-mail de l’expéditeur du client (par l’intermédiaire de Beamery) ---> 2) destinataire

L’authentification de l’expéditeur permet à Beamery d’être un domaine approuvé, de sorte que le destinataire voit que l’e-mail est envoyé par l’intermédiaire de l’expéditeur (étape 1), ce qui lui permet de voir que l’e-mail est envoyé directement par l’adresse e-mail de l’expéditeur plutôt que via Beamery / via SendGrid.

Nous comprenons que la mise en place de l’authentification de l’expéditeur, en particulier des enregistrements DNS, puisse prendre du temps, mais l’amélioration des taux de réception en boîte de réception et la protection de la réputation en valent absolument la peine.

FAQ

Notre équipe chargée de la conformité a besoin d’une copie de chaque e-mail que nous envoyons. Pouvez-vous nous aider ?

Absolument, nous disposons d’une fonction Cci qui transfère automatiquement toutes les communications sortantes vers l’adresse de votre choix.

Nous avons besoin d’une adresse IP dédiée et unique. Pouvez-vous nous en fournir une ?

Oui, c’est possible. Toutefois, avec une adresse IP dédiée et unique, vous devrez être plus vigilant quant aux habitudes d’envoi et travailler avec Beamery pour maintenir une adresse IP d’envoi bien établie et une excellente réputation d’envoi.

Pourquoi devons-nous choisir un sous-domaine ?

Beamery a besoin du sous-domaine afin de créer un moyen d’acheminer nos statistiques de suivi des clics et des ouvertures vers Beamery. Nous en avons également besoin pour indiquer aux FAI que Beamery est autorisé à envoyer des e-mails en votre nom via un ensemble spécifique d’adresses IP

Le fait d’avoir un sous-domaine signifie-t-il que nous envoyons des e-mails via `@subdomain.yourdomain.com` ?

Non ! Vous serez authentifié pour envoyer des e-mails via votre domaine habituel `@yourdomain.com`.

Un nom de domaine comme 12345678.yourdomain.com semble suspect. Devons-nous ajouter cet enregistrement DNS ?

Cet enregistrement DNS numéroté est utilisé comme fonctionnalité de sécurité pour les URL en marque blanche. Il doit exister pour que les liens soient convertis vers le domaine en marque blanche, mais il n’est jamais visible par les destinataires des e-mails.

Devons-nous utiliser « careers » comme sous-domaine ?

Non. Il s’agit des sous-domaines les plus couramment utilisés, mais vous pouvez choisir ceux qui vous conviennent le mieux. Les clients utilisent généralement careers ou talent, mais certaines entreprises les utilisent déjà et choisissent donc une autre option.

Nous n’autorisons pas les tiers à envoyer des e-mails via notre domaine racine. Pouvons-nous tout de même envoyer des e-mails ?

C’est tout à fait possible. Toutefois, cela nécessitera une configuration avancée et davantage d’échanges avec l’équipe technique de Beamery.

Que contient le champ reply-to lorsque le contact reçoit un e-mail envoyé depuis le système Beamery (c’est-à-dire depuis une campagne) ?

Par défaut, le contact ne verra que l’adresse e-mail de suivi dans le champ reply-to, par exemple : joe-bloggs-grzhw7wp7@campaign.beamery.com. Si le destinataire répond à l’e-mail, la personne qui a envoyé l’e-mail d’origine recevra une notification dans sa boîte de réception contenant un lien vers la réponse du destinataire sur la chronologie de son profil de contact dans Beamery.

Notez qu’il n’est pas recommandé de modifier le paramètre par défaut et d’indiquer l’adresse e-mail réelle du recruteur dans l’adresse reply-to en plus de l’adresse e-mail de suivi. En effet, le destinataire risque de supprimer l’adresse e-mail de suivi lorsqu’il répond. Sa réponse arriverait alors dans la boîte de réception du recruteur, mais ne serait pas enregistrée dans la chronologie de son profil de contact dans Beamery. Dans l’idéal, toute la correspondance avec les contacts devrait avoir lieu depuis Beamery.